領務承辦人員對於申請案件非有左列各款情形之一者，不得拒絕： 一、所申請之文件證明違反中華民國法令，或為無效之法律行為。 二、所申請之文件證明違反條約或駐在國法令。 三、申請文件證明之目的或所提出之文書內容顯然不法、無效、不當或不符中華民國利益。 四、所申請證明文件上之簽字及鈐印係屬複製且未附正本。 五、所申請證明文件上之簽字及鈐印係由其領務轄區以外之外國官員、公證人或公設翻譯人所為。 六、申請證明之文件係在中華民國境內作成且未經外交部驗證。 領務承辦人員拒絕申請時，得以言詞或書面為之。但申請人以書面要求說明其理由者，應付與理由書。 第一項第一款至第三款在執行時如有疑義，得報請外交部核定。 第五款及第六款規定之情形，如有充分理由且無查證困難時，仍得受理。申請人或利害關係人對於領務承辦人員之拒絕申請不服者，得向其所屬駐外館處提出異議。
根據駐外館處文件證明辦法第6條，領務承辦人員在處理申請案件時，除非符合以下情形之一，否則不得拒絕申請： 1. 所申請的文件證明違反中華民國法令，或者是無效的法律行為。 2. 所申請的文件證明違反條約或駐在國法令。 3. 申請文件證明的目的或內容明顯違法、無效、不當或不符合中華民國的利益。 4. 所申請證明文件上的簽字和鈐印是從複製件上複製而來且未附上原本。 5. 所申請證明文件上的簽字和鈐印是由駐外館處所轄區以外的外國官員、公證人或公設翻譯人所做。 6. 申請證明的文件是在中華民國境內製作而未經外交部驗證。 領務承辦人員在拒絕申請時可以使用口頭或書面的方式。但如果申請人以書面要求說明理由，則應提供理由書。 如果在執行時對於第一款至第三款的規定有疑義，可以報請外交部核定。 對於第五款和第六款規定的情形，如果有充分的理由且查證困難，仍然可以受理申請。如果申請人或利害關係人對於領務承辦人員的拒絕申請不服，可以向所屬駐外館處提出異議。
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