重點摘要勞動基準法第 7 條規定雇主須為每位勞工置備名卡，登記 12 項法定資料，離職後仍須保管 5 年。
Q · 雇主一定要幫員工建勞工名卡嗎？離職後還要留多久？
要。離職後雇主仍須保管 5 年
依勞動基準法第 7 條，所有適用勞基法的雇主都必須為每位勞工置備勞工名卡，登記姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證字號、到職日、工資、勞保投保日期、獎懲、傷病等法定項目。勞工離職後，這份名卡雇主仍須保管整整 5 年。未置備或保管不全者，依第 79 條可處 2 萬至 100 萬元罰鍰，且勞資爭議時舉證責任會倒向雇主。
離職後去新公司，前老闆突然跳出來說你欠他三個月薪水沒還、加班費已經付了。你記得的跟他說的完全不一樣，但你手上什麼紀錄都沒有。這時候你才會知道「勞工名卡」三個字有多重要。這條法律強制每一個雇主必須建立一份你的完整勞動紀錄：姓名、到職日、工資、勞保投保日期、獎懲、傷病。而且你離職之後，雇主還必須保管這份紀錄整整五年。這不是為了雇主的管理方便而設的，這是為你而設的。當有一天你跟前公司有任何薪資、資遣費、退休金的爭議，這份名卡就是法律上的第一手證據。如果雇主沒有置備，罰則在第79條：二萬以上一百萬以下罰鍰。更關鍵的是，雇主拿不出這份紀錄的時候，在勞資爭議調解和法院裡，舉證責任會倒向雇主那邊。
勞工名卡為雇主依勞動基準法第 7 條對每位受僱勞工應建立的法定勞動紀錄文件，內容須涵蓋勞工識別資料、勞動條件、勞保投保、獎懲與傷病紀錄等 12 項法定欄位，並於勞工離職後續行保管 5 年，為勞資爭議調解、勞動檢查、職災認定的第一手證據基礎。
法律沒有明文規定勞工有「調閱權」，但勞工依據個人資料保護法第 3 條有權查詢自己的個資。實務上你可以書面向人資部門要求提供名卡內容的影本或摘要。如果公司拒絕，你可以在勞資爭議調解時透過調解委員要求公司出示。內行人提示：在職時就定期保存自己的薪資條和出勤紀錄，不要等到離職後才想起來這些東西的重要性。
法律沒有規定勞工名卡必須用什麼格式。紙本、Excel、人資系統都可以，重點是內容要完整涵蓋法定項目，而且能在勞動檢查時即時提出。內行人提示：勞檢員來的時候，能在合理時間內調出紀錄就算合格。但如果用 Excel 又沒有備份，硬碟一壞你的五年保管義務就斷了，這個風險雇主自己承擔。
勞基法第 7 條規定雇主必須為每位勞工建立的法定紀錄文件，涵蓋姓名、工資、勞保投保日期、獎懲、傷病等 12 項，是勞資爭議的第一手證據。
12 項法定欄位：姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。
勞工離職後雇主仍須繼續保管 5 年。期間若發生勞資爭議或勞動檢查，雇主必須能提出。
勞工名卡（第 7 條）是身分+勞動條件紀錄；出勤紀錄（第 30 條第 5 項）是逐日工時紀錄；工資清冊（第 23 條第 2 項）是工資項目與計算紀錄。三者都要保 5 年但內容完全不同。
法律無格式限制，紙本、Excel、HR 系統皆可，重點是內容涵蓋 12 項法定項目且能在勞檢時即時提出。
依個資法第 3 條書面向人資要求提供影本。若公司拒絕，可向勞動局檢舉或在勞資爭議調解時透過調解委員命公司出示。
依勞基法第 79 條第 1 項第 1 款，處 2 萬元以上 100 萬元以下罰鍰，並得按次處罰。
在職時每月保存薪資條照片、打卡紀錄截圖、銀行薪資轉帳明細、勞保投保證明，並用 Email 留下任何勞動條件變更的書面紀錄。
兩個都是 5 年保管的法定文件，但用途不同：名卡用於年資/勞保/獎懲爭議，出勤紀錄用於工時/加班費爭議。爭議類型不同要看不同文件。
不衝突。勞基法第 7 條是雇主蒐集個資的法定依據（個資法第 19 條第 1 項第 1 款），但保存、利用、刪除仍須遵守個資法安全維護義務。
| 比較面向 | labor_namecard | attendance_record | wage_ledger |
|---|---|---|---|
| 法源依據 | 勞基法第 7 條 | 勞基法第 30 條第 5 項 | 勞基法第 23 條第 2 項 |
| 保管年限 | 離職後 5 年 | 5 年 | 5 年 |
| 記載內容 | 12 項身分與勞動條件 | 逐日上下班時間（至分鐘） | 工資項目、金額、計算方式 |
| 違反罰則 | 第 79 條 2-100 萬 | 第 79 條 2-100 萬 | 第 79 條 2-100 萬 |
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雇主應置備勞工名卡，登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要之事項。 前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。
立法理由置設勞工名卡，既利於事業單位之管理，亦便於主管機關或檢查機構之監督考查，並定其保管年限為五年。
置設勞工名卡，既利於事業單位之管理，亦便於主管機關或檢查機構之監督考查，並定其保管年限為五年。
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