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Les dispositions du présent décret s'appliquent à toutes les dépenses supportées par les bénéficiaires du Fonds " Asile, migration et intégration " (FAMI) et du Fonds pour la sécurité intérieure (FSI), à l'exception des dépenses qui s'inscrivent dans le cadre d'actions spécifiques pilotées par un autre Etat membre et qui sont directement payées par cet Etat membre au bénéficiaire. Dans ce cas, le bénéficiaire doit satisfaire les règles d'éligibilité dudit Etat membre.
Les dépenses sont éligibles à un financement au titre des règlements susvisés si :
- elles remplissent les conditions énumérées aux a, b et c du 2 de l'article 17 du règlement (UE) n° 514/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 susvisé ;
- elles ne relèvent pas des catégories des dépenses énumérées à l'article 19 du présent décret ;
- elles sont prévues dans l'acte attributif de subvention ;
- elles ont été encourues et acquittées par un bénéficiaire entre le 1er janvier 2014 et le 31 décembre 2022. Les dépenses sont dites encourues lorsqu'elles sont effectivement payées par le bénéficiaire, c'est-à-dire définitivement supportées par celui-ci. Les pièces justificatives de dépenses doivent être émises et acquittées dans la période d'éligibilité des dépenses du projet fixée dans l'acte attributif de la subvention européenne ;
- elles sont justifiées, selon les modalités définies par le présent décret.
Le projet ne doit pas être achevé à la date de dépôt de la demande de subvention auprès de l'autorité responsable ou de l'autorité déléguée en charge du FSI, volet coopération policière, prévention et répression de la criminalité et gestion des crises.
Les projets dont les dépenses ont été réalisées entre le 1er janvier 2014 et l'adoption des programmes nationaux du FAMI et du FSI peuvent être présélectionnés si ces dépenses respectent les dispositions du présent décret.
Le territoire d'éligibilité s'étend :
- pour le FAMI, à la France (métropole et régions ultrapériphériques) et, le cas échéant, aux pays tiers (hors Union européenne) ;
- pour le FSI, volet frontières extérieures et visas, à la France métropolitaine (espace Schengen) et, le cas échéant, aux pays tiers (hors Union européenne) ;
- pour le FSI, volet coopération policière, prévention et répression de la criminalité et gestion des crises, à la France (métropole et régions ultrapériphériques), aux Etats membres de l'Union européenne et, le cas échéant, aux pays tiers.
I. - En ce qui concerne le régime d'asile européen commun, le FAMI soutient les actions ciblant une ou plusieurs des catégories suivantes de ressortissants de pays tiers :
- ceux qui bénéficient du statut de réfugié ou du statut conféré par la protection subsidiaire au sens de la directive du 13 décembre 2011 susvisée ;
- ceux qui ont demandé à bénéficier d'une des formes de protection internationale mentionnées ci-dessus et qui n'ont pas encore reçu de réponse définitive ;
- ceux qui bénéficient d'une protection temporaire au sens de la directive du 20 juillet 2001 susvisée.
Le fonds finance également des actions liées à la réinstallation et à d'autres programmes ad hoc d'admission humanitaire en France.
II. - En ce qui concerne les mesures d'intégration des ressortissants de pays tiers, le FAMI soutient les actions ciblant les ressortissants de pays tiers qui résident légalement en France ou, le cas échéant, qui sont en train d'acquérir le droit de résidence légale en France.
Ces actions tiennent compte, dans tous les cas où cela est nécessaire, des besoins spécifiques des différentes catégories de ressortissants de pays tiers, y compris les bénéficiaires d'une protection internationale, les personnes faisant l'objet d'une réinstallation et, en particulier, les personnes vulnérables.
Les programmes nationaux peuvent autoriser l'inclusion des proches parents des personnes relevant du groupe cible mentionné ci-dessus, dans la mesure où cela est nécessaire pour la mise en œuvre effective des actions.
III. - En ce qui concerne l'immigration et les mesures préalables au départ du pays d'origine, le FAMI soutient les actions menées dans un pays tiers qui ciblent des ressortissants de pays tiers qui respectent des mesures ou des conditions spécifiques préalables au départ prévues par le droit national en conformité avec le droit de l'Union européenne, y compris celles qui se rapportent à la capacité de s'intégrer dans la société française.
IV. - En ce qui concerne le retour dans le pays d'origine, le FAMI cible une ou plusieurs des catégories suivantes de ressortissants de pays tiers :
- les ressortissants de pays tiers qui n'ont pas encore reçu de décision négative définitive en ce qui concerne leur demande d'octroi du droit de séjour, leur droit de résidence légale ou leur droit à une protection internationale dans un Etat membre et qui peuvent choisir le retour volontaire dans leur pays d'origine ;
- les ressortissants de pays tiers qui bénéficient du droit de séjour, du droit de résidence légale ou d'une protection internationale au sens de la directive du 13 décembre 2011 susvisée ou d'une protection temporaire au sens de la directive du 20 juillet 2001 susvisée dans un Etat membre et qui ont choisi le retour volontaire dans leur pays d'origine ;
- les ressortissants de pays tiers qui sont présents en France et qui ne remplissent pas ou ne remplissent plus les conditions requises pour entrer ou séjourner sur le territoire d'un Etat membre, y compris les ressortissants de pays tiers dont l'éloignement a été reporté conformément à l'article 9 et à l'article 14, paragraphe 1, de la directive du 16 décembre 2008 susvisée.
Le FAMI et le FSI permettent en outre de financer des projets qui, ne s'adressant pas directement aux publics cibles détaillés ci-dessus mais présentant une dimension transversale, répondent aux objectifs fixés par les règlements européens susvisés.
Un bénéficiaire peut déclarer des dépenses supportées par lui et des partenaires publics ou privés dans le cadre d'un projet collaboratif cofinancé par le FAMI ou le FSI. Dans ce cas, une convention de partenariat entre le bénéficiaire et ces partenaires précise les engagements réciproques.
Les dépenses des partenaires doivent respecter les règles d'éligibilité des dépenses fixées par le présent décret.
Ces coûts sont justifiés par les pièces suivantes :
- des copies de factures ou de pièces comptables de valeur probante équivalente permettant d'attester la réalité des dépenses ;
- des copies de pièces non comptables permettant d'attester, de façon probante, la réalisation effective de l'opération.
Les paiements effectués par le bénéficiaire doivent prendre la forme de mouvements financiers (décaissement), à l'exception des amortissements.
Les preuves de l'acquittement des dépenses sont :
- soit les copies des factures acquittées par les fournisseurs ;
- soit les copies des relevés de compte du bénéficiaire, faisant apparaître le débit correspondant et sa date ;
- soit l'état récapitulatif des dépenses liées au projet, dont le paiement est attesté par le comptable public, pour les opérateurs publics, ou un commissaire aux comptes ou un expert-comptable externe à la structure, pour les autres opérateurs.
L'autorité responsable, l'autorité d'audit et les corps de contrôle nationaux et européens peuvent demander tout document ou pièce originale nécessaire à l'établissement de la preuve de la dépense et de son acquittement, à des fins de vérifications sur pièces et sur place.
En ce qui concerne les dépenses présentées sur la base d'options de coûts simplifiés prévues à l'article 23, la production des factures acquittées ou de pièces comptables de valeur probante équivalente correspondant à ces coûts n'est pas requise. En revanche, ces dépenses doivent être justifiées par des pièces non comptables permettant d'attester la réalisation effective du projet.
Les dépenses sont éligibles dans le respect des règles sectorielles européennes et nationales applicables, le cas échéant, aux projets et aux bénéficiaires concernés.
Lorsque le bénéficiaire est soumis aux règles de la commande publique, le choix des prestataires est assuré conformément à la réglementation en vigueur assurant la liberté d'accès à la commande publique, l'égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures.
Lorsque le bénéficiaire n'est pas soumis aux règles de la commande publique, il s'assure néanmoins de la mise en concurrence de toute prestation supérieure à 5 000 euros hors taxe.
Le bénéficiaire ne peut présenter à l'autorité responsable les mêmes dépenses au titre de plusieurs fonds ou programmes européens.
Dans le cas où certaines dépenses acquittées par le bénéficiaire ne sont pas exclusivement liées au projet cofinancé, le bénéficiaire doit déterminer la part des dépenses consacrée au projet en appliquant :
- soit un taux de décote représentant la part de l'action qui ne répond pas aux objectifs des fonds et qui doit être défalquée du coût total ;
- soit un taux d'affectation permettant de déterminer la part des dépenses consacrée au projet en l'appliquant sur des dépenses directes.
Ce taux et ses modalités de calcul sont prévus dans l'acte attributif de subvention et sont justifiés lors de la demande de paiement.
Le bénéficiaire s'engage, pour les projets portant sur des investissements en équipements ou infrastructures, à ne pas modifier la destination de l'investissement de façon importante pendant quatre ans après le versement du solde, sauf dispositions particulières prévues à l'article 12 du présent décret.
I. - Les frais de personnel payés et acquittés par le bénéficiaire, nécessaires à la réalisation du projet et comportant un lien démontré avec celle-ci, sont éligibles.
Sont compris dans les frais de personnel les salaires, les gratifications ou indemnités (pour les stagiaires) et les charges liées (taxes, cotisations sociales patronales et salariales), les variations de provisions pour congés payés enregistrées dans les comptes annuels ainsi que les traitements accessoires et les avantages divers prévus par la loi, les conventions collectives, le contrat de travail ou, le cas échéant, la convention de stage.
II. - Ces dépenses sont proportionnées au temps effectivement passé par le personnel du bénéficiaire à la réalisation du projet cofinancé. Elles sont alors établies au moyen d'un taux d'affectation permettant le calcul des frais de personnel réellement liés au projet cofinancé. Elles sont justifiées par :
1° Pour les personnels affectés à temps plein au projet concerné, les pièces sont :
a) Les copies des contrats de travail ou des décisions d'affectation pour les fonctionnaires mentionnant explicitement le rattachement des salariés au projet, ou ;
b) Si ce rattachement n'est pas explicité, des copies des contrats de travail ou des décisions d'affectation accompagnées des copies de fiches de poste ou de lettres de mission. Les fiches de poste et les lettres de mission précisent les missions et la période d'affectation des personnels à la réalisation du projet. Dans ce cas, les copies de fiches de temps passé ou les extraits de logiciel de gestion de temps ne sont pas requis.
2° Pour les personnels dont le temps de travail est consacré en partie à la réalisation du projet, deux situations sont possibles :
a) Lorsque le pourcentage du temps de travail consacré au projet est fixe, les pièces sont :
-des copies des contrats de travail ou des décisions d'affectation pour les fonctionnaires mentionnant explicitement le pourcentage du temps de travail consacré au projet, ou ;
-si ce rattachement n'est pas explicité, des copies des contrats de travail ou des décisions d'affectation accompagnées des copies des fiches de poste ou de lettres de mission. Les fiches de poste et les lettres de mission précisent les missions, la période d'affectation des personnels à la réalisation du projet et le pourcentage fixe du temps de travail consacré au projet. Dans ce cas, les copies de fiches de temps passé ou les extraits de logiciel de gestion de temps ne sont pas requis ;
b) Lorsque le pourcentage d'affectation au projet est variable d'un mois sur l'autre, les pièces sont : des copies des contrats de travail ou des décisions d'affectation accompagnées des copies de fiches de temps ou des extraits de logiciel de gestion de temps permettant de tracer le temps dédié au projet. Les copies de fiches de temps passé sont datées et signées par le salarié et son responsable hiérarchique ;
3° Des bulletins de paye ou le journal de paye ou, à défaut, la déclaration annuelle des données sociales ou équivalent (déclaration sociale nominative) ;
4° Les preuves d'acquittement de la dépense.
Les frais de déplacement, de restauration et de séjour ne sont éligibles que pour les personnes qui participent directement aux activités du projet et dont le déplacement est nécessaire à sa mise en œuvre.
Ils doivent être nécessaires, conformes à la politique de voyage de la structure et privilégier l'option la plus économique.
Ils sont éligibles sur la base des coûts réels ou d'indemnités journalières. Les organismes ayant leurs propres taux d'indemnité journalière les appliquent dans la limite des plafonds établis, conformément aux règles nationales en vigueur. La justification de l'acquittement se fait selon l'une des modalités définies à l'article 5 du présent décret.
Les dépenses liées à l'acquisition d'équipements ne sont éligibles que si elles sont essentielles à la réalisation du projet. Les équipements doivent avoir les propriétés techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes applicables.
Les biens d'équipement peuvent faire l'objet d'une location, d'un crédit-bail ou d'un achat.
Les équipements achetés avant le démarrage du projet mais utilisés à ses fins sont éligibles sur la base d'un amortissement.
Pour les biens d'une valeur inférieure à 20 000 euros, le prix d'achat total est éligible à condition que l'équipement soit acheté avant les trois derniers mois du projet.
Les dépenses liées à l'achat d'équipement (systèmes, gros équipements structurants) d'une valeur égale ou supérieure à 20 000 euros sont éligibles au cofinancement sur la base du coût d'achat intégral ou partiel, à condition que les équipements continuent à être utilisés pour la réalisation des mêmes objectifs que ceux que le projet poursuit après le jour de l'achat et pour une durée minimale de :
-trois ans ou plus en ce qui concerne les équipements liés aux technologies de l'information et de la communication ;
-cinq ans ou plus pour ce qui est des autres types d'équipements opérationnels et des moyens de transport, à l'exception de ceux qui sont mentionnés ci-dessous ;
-dix ans pour les hélicoptères, bateaux et avions.
Les dépenses des équipements susmentionnés, achetés avant ou pendant la durée du projet, sont également éligibles sur la base d'un amortissement.
Les dépenses relatives à l'achat de matériel d'occasion sont également éligibles à leur valeur nette après amortissement si les deux conditions suivantes sont remplies :
-le vendeur du matériel fournit une déclaration sur l'honneur, datée et signée, attestant que le matériel n'a pas déjà été financé par une subvention européenne au cours des cinq dernières années précédant le démarrage du projet ;
-le prix du matériel d'occasion ne doit pas excéder sa valeur sur le marché et doit être inférieur au coût de matériel similaire à l'état neuf. Cette condition est justifiée sur la base d'au moins deux devis pour un matériel équivalent.
Les frais d'entretien ou de maintenance sont éligibles à ce poste de dépense s'ils sont inclus dans le prix d'achat de l'équipement. Ils peuvent également être rattachés, selon leur type et leur importance, aux dépenses de consommables, fournitures et services généraux ou de " sous-traitance " définies aux articles 15 et 16 du présent décret.
L'achat de biens immobiliers est éligible au cofinancement s'il est essentiel à la réalisation du projet, est manifestement lié à ses objectifs et répond aux conditions suivantes :
- une attestation est obtenue auprès d'un expert immobilier indépendant ou d'un organisme officiel agréé confirmant que le prix d'achat n'est pas supérieur à la valeur marchande. Elle certifie que les biens immobiliers sont conformes à la loi ou précise les aspects qui ne sont pas conformes et dont la rectification est prévue par le bénéficiaire dans le cadre du projet ;
- le propriétaire du bâtiment fournit une déclaration sur l'honneur, datée et signée, attestant que ce bien n'a pas déjà été financé par une aide européenne au cours des cinq dernières années précédant le démarrage du projet.
Seule la part d'amortissement de ces biens immobiliers correspondant à la durée et au taux réel d'utilisation pour le projet est éligible. L'amortissement est calculé conformément aux règles comptables habituellement appliquées par le bénéficiaire pour des biens de même type.
L'achat de biens immobiliers est inéligible dans le cadre du FSI, volet coopération policière, prévention et répression de la criminalité et gestion des crises.
La location de biens immobiliers est éligible au cofinancement si elle a un lien direct avec les objectifs du projet concerné, dans le respect des conditions énoncées ci-dessous et sans préjudice de l'application de règles nationales plus strictes :
- les biens immobiliers n'ont pas été achetés grâce à une subvention publique européenne ;
- ils doivent être utilisés uniquement pour la réalisation du projet. Dans le cas contraire, seule la part des coûts correspondant à l'utilisation pour le projet est éligible.
Les frais de construction et de rénovation de biens immobiliers sont éligibles au cofinancement sur la base du coût intégral ou partiel.
Dans le cas d'un marché public de travaux, la retenue de garantie devient éligible dès lors qu'elle est effectivement versée au moment du solde du marché. La retenue de garantie est effectivement versée lorsqu'elle a été levée et qu'elle a été débitée sur le compte du bénéficiaire.
Les charges d'amortissement de mobiliers, d'équipements, de véhicules, d'infrastructures, d'immeubles et de terrains, au prorata de la durée d'utilisation pour le projet et au taux réel d'utilisation pour le projet, sont éligibles dans la mesure où des aides européennes n'ont pas déjà contribué à l'acquisition de ces biens. Elles sont calculées selon les normes comptables admises et justifiées par la présentation de tout document comptable probant.
Les dépenses de consommables, fournitures et services généraux sont éligibles si elles sont identifiables et directement nécessaires à la réalisation du projet.
Les dépenses relatives aux contrats de sous-traitance sont éligibles si elles sont liées au projet, nécessaires à son exécution et non réalisables par le bénéficiaire.
Le sous-traitant, aussi appelé " prestataire " ou " fournisseur ", concourt au projet sur décision du bénéficiaire par le biais d'un contrat, d'une convention ou de tout autre document écrit. Il s'agit d'un tiers qui n'est ni un bénéficiaire ni un partenaire, apportant son aide au projet en réalisant des travaux ou services qui ne peuvent pas être menés à bien par le bénéficiaire lui-même ou ses partenaires.
Les dépenses relatives aux contrats de sous-traitance sont éligibles sauf si ces contrats donnent lieu à une augmentation injustifiée du coût d'exécution du projet sans y apporter une valeur ajoutée en proportion ou si ces contrats conclus avec des intermédiaires ou des consultants comportent des clauses en vertu desquelles le paiement est défini en pourcentage du coût total du projet.
Pour tous les contrats de sous-traitance, les sous-traitants s'engagent à respecter les obligations en matière de publicité et fournir aux organismes d'audit et de contrôle toutes les informations nécessaires concernant les activités sous-traitées.
Les dispositions du dernier alinéa de l'article 6 sont applicables à la passation des contrats de sous-traitance.
Les dépenses éligibles, effectuées par le bénéficiaire final pour les groupes cibles à des fins d'assistance, sont :
- les frais exposés par le bénéficiaire pour les groupes cibles ;
- les frais exposés par les personnes rapatriées qui sont ensuite remboursés par le bénéficiaire ;
- les sommes forfaitaires non remboursables, telles que les aides limitées au démarrage d'activités économiques, les incitations en espèces offertes aux personnes rapatriées, la participation financière à une formation.
Le bénéficiaire doit conserver :
- les informations et justificatifs nécessaires pour prouver que les personnes recevant cette aide correspondent au groupe cible du programme concerné ;
- les justificatifs de l'aide apportée, notamment les factures et reçus, prouvant que les personnes ont bien reçu cette aide.
Les dépenses liées à l'obligation de publicité inscrite dans les règlements européens relatifs aux fonds FAMI/FSI sont éligibles si elles sont liées au projet.
Les frais d'ouverture et de tenue des comptes, dédiés au projet et prévus dans l'acte attributif de subvention, sont éligibles.
Les dépenses liées au montage et au suivi des dossiers présentés par le bénéficiaire sont éligibles si elles sont liées et nécessaires au projet.
Les frais de conseil, de notaire et d'expertise juridique, technique et financière ainsi que les honoraires de tenue et de certification de la comptabilité du bénéficiaire sont éligibles s'ils sont liés et nécessaires au projet.
Les dépenses suivantes ne sont pas éligibles :
- les pénalités, notamment les amendes pour retard de paiement des impôts, les pénalités financières ou les coûts liés à des procédures judiciaires ;
- les charges liées à des projets financiers, notamment la rémunération du capital, les charges de la dette et du service de la dette, les intérêts débiteurs, les pertes de taux de change ou les intérêts échus ;
- les pertes générées par les opérations comptables qu'il s'agisse des provisions pour pertes, des créances douteuses ou de la provision pour dettes éventuelles ;
- l'achat de terrains non bâtis ;
- l'achat de terrains bâtis, lorsque le terrain est nécessaire à la mise en œuvre du projet, pour un montant supérieur à 10 % des dépenses totales éligibles du projet concerné ;
- les contributions en nature ;
- la taxe sur la valeur ajoutée récupérable.
Les coûts indirects correspondent à des dépenses qui ne sont ou ne peuvent être directement rattachées au projet tout en demeurant nécessaires à sa réalisation.
Ils doivent figurer dans le plan de financement prévisionnel du projet et ne pas comprendre de coûts relevant d'un autre poste de dépense.
Par dérogation au principe de dépense posé à l'article 5 du présent décret, les coûts indirects sont éligibles de manière forfaitaire.
Si le projet génère des coûts indirects, le taux maximum des coûts indirects affecté au projet accordé par l'autorité responsable est :
- soit de 15 % des coûts directs de personnel ;
- soit de 7 % du total des coûts directs.
Le montant des coûts indirects ne peut pas dépasser 500 000 euros sur la durée totale du projet conventionné.
Les dépenses des autorités nationales relatives à la préparation, à la gestion, au suivi y compris informatisé, à l'évaluation, à la formation, à l'information, à la communication, à la certification, au règlement des litiges et au contrôle de chacun des programmes nationaux ainsi que les dépenses visant à renforcer les moyens administratifs nécessaires à la mise en œuvre de ces programmes nationaux sont éligibles, y compris les dépenses du personnel affecté à ces tâches.
L'assistance technique du FAMI et du FSI peut financer des dépenses liées au cadre financier précédent et au suivant.
Les recettes constituent des entrées de trésorerie provenant directement des utilisateurs pour les biens ou services fournis par le projet, telles que les redevances directement supportées par les utilisateurs pour l'utilisation de l'infrastructure, la vente ou la location de terrains ou de bâtiments ou les paiements effectués en contrepartie de services.
Lorsque les recettes ne sont pas intégralement liées à la réalisation du projet, elles doivent être calculées au prorata des dépenses éligibles.
Elles font partie des ressources du projet et doivent, à ce titre, être déclarées dans le plan de financement de celui-ci, au plus tard au moment du bilan final d'exécution du projet.
Si les recettes n'ont pas été prises en compte lors de l'approbation du projet, le service instructeur doit les déduire du montant total des dépenses éligibles, payées et justifiées par le bénéficiaire, au plus tard lors de la demande de paiement final, afin de calculer le montant de l'aide européenne dû au bénéficiaire.
Le bénéficiaire doit produire au service instructeur un état récapitulatif des recettes générées par le projet.
L'autorité responsable peut mettre en œuvre une ou plusieurs méthodes de déclaration des dépenses définies aux b, c, d du 1 et au 7 de l'article 18 du règlement (UE) n° 514/2014 du Parlement et du Conseil du 16 avril 2014 susvisé.
Dans ce cas, l'autorité responsable informe le bénéficiaire des modalités de calcul de la subvention et de justification de ces dépenses. L'acte attributif de subvention précise les modalités de mise en œuvre et de paiement de la subvention et les pièces justificatives qui y sont associées.
Le bénéficiaire doit présenter à l'autorité responsable toute pièce attestant de la réalisation ou des résultats de l'opération.
La production des factures ou des autres pièces comptables de valeur probante équivalente et des preuves d'acquittement prévues à l'article 5 du présent décret ne s'applique pas aux montants de dépenses calculés sur la base d'une méthode de coûts simplifiés.
Pour les options de coûts simplifiés prévues aux b et c du 1 et au 7 de l'article 18 du règlement susvisé, il revient à l'autorité responsable de définir la méthodologie de calcul. Elle doit conserver à des fins de contrôle et d'audit toute pièce déterminant la méthodologie de coûts simplifiés qui a été appliquée
Le ministre des finances et des comptes publics, le ministre de l'intérieur, la ministre des outre-mer et le secrétaire d'Etat chargé du budget sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
du DÉCRET n°2015-44 du 21 janvier 2015 (Légifrance). Consulté via LawPlayer, https://lawplayer.com/fr/act/LEGITEXT000030136566
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