Dans les conditions définies au chapitre III du présent arrêté, le président de l'Ecole polytechnique peut, après en avoir constaté la nécessité, justifiée notamment par les conditions sanitaires interdisant ou limitant les déplacements ou rassemblements des candidats ou des personnes participant aux opérations du concours, décider de recourir à la visioconférence pour les épreuves orales, ainsi que pour les réunions de délibération du jury et de la commission médicale du concours d'admission à l'Ecole polytechnique.
Section I : Recours à la visioconférence et aux moyens de communication électroniques pour l'organisation des épreuves
Le recours à la visioconférence n'est possible que s'il permet de garantir tout au long de l'entretien :
1° L'identité de la personne qui est convoquée à l'épreuve ;
2° La présence dans la salle où se déroule l'épreuve, de la personne mentionnée au 1° et des seules personnes compétentes pour en assurer le bon déroulement ;
3° L'assistance technique pour la mise en œuvre de la visioconférence.
I. - Le recours à la visioconférence doit garantir le respect des exigences techniques suivantes :
1° La transmission de la voix et de l'image du ou des candidats et du jury ou de l'instance de sélection en temps simultané, réel et continu ;
2° La sécurité et la confidentialité des données transmises ;
3° Le respect de la réglementation applicable à l'épreuve, l'audition ou l'entretien ainsi que, le cas échéant, la confidentialité et la sécurité du sujet ;
4° L'autorité compétente est tenue d'informer les candidats concernés des garanties prévues.
II. - Lorsque des défaillances techniques altèrent la qualité de la visioconférence pendant l'épreuve, sa durée peut être prolongée de la durée de cette défaillance ou reportée dans les conditions suivantes :
1° Lorsque la défaillance technique conduit à une interruption inférieure à la moitié de la durée de l'épreuve, sa durée peut être prolongée de la durée de cette défaillance ;
2° Lorsque la défaillance technique conduit à une interruption supérieure à la moitié de la durée de l'épreuve, celle-ci est reprise ou reportée. Il n'est pas tenu compte de la première prestation interrompue pour l'évaluation du candidat.
La décision de prolonger, d'interrompre, de reprendre ou de reporter l'épreuve est prise par le directeur du concours.
III. - Les épreuves orales ne sont pas enregistrées.
I. - Selon la nature du local désigné par le directeur du concours pour le déroulement de l'épreuve, le recours à la visioconférence doit, en outre, satisfaire aux garanties prévues au II ou au III du présent article.
II. - Lorsqu'il s'agit d'un local militaire ou mis à disposition par l'administration, un surveillant, désigné par l'autorité responsable de l'organisation du concours, s'assure du bon déroulement de l'épreuve. Il est notamment chargé de :
- vérifier l'identité du candidat ;
- le cas échéant, remettre au candidat tout support ou sujet de l'épreuve ;
- veiller à toute absence de fraude ;
- attester du débit continu des informations visuelles et sonores durant l'épreuve.
III. - Lorsqu'il s'agit de tout autre local, le directeur du concours met en œuvre une solution technique permettant de passer l'épreuve dans le respect des garanties suivantes :
1° La vérification que le candidat concerné dispose des moyens techniques lui permettant le passage effectif de l'épreuve ;
2° Le cas échéant, la surveillance de l'épreuve, dans des conditions permettant une prévention effective de la lutte contre la fraude y compris par tout moyen électronique ou numérique.
Le surveillant est désigné par le directeur du concours.
IV. - Dans les cas prévus au II et au III du présent article, sont autorisées à être présentes dans la même salle que le candidat pendant le déroulement de l'épreuve :
- le cas échéant, les personnes chargées de lui apporter une aide en raison de son handicap ;
- le cas échéant, les personnes chargées de lui apporter une assistance médicale.
Section II : Recours à la visioconférence et aux moyens de communication électroniques pour l'organisation des réunions de délibération du jury et de la commission médicale
I. - Pour l'organisation des délibérations du jury et de la commission médicale, leurs présidents peuvent recourir aux moyens mentionnés au II du présent article dans les conditions fixées aux III, IV et V.
II. - Les moyens auxquels il peut être recouru sont les suivants :
1° La visioconférence ;
2° Lorsque le recours à la visioconférence ne peut être organisé, l'audioconférence ;
3° Lorsque l'urgence le justifie, ou lorsqu'aucun des moyens mentionnés au 1° et au 2° ne peut être utilisé, la messagerie instantanée électronique sécurisée ou, à défaut, la correspondance électronique sécurisée.
III. - Le recours alternatif ou cumulatif à ces moyens doit permettre d'assurer, tout au long de la délibération :
1° L'identification et la participation des seules personnes habilitées à siéger ;
2° La participation effective des membres siégeant avec voix délibérative ;
3° L'exercice de son pouvoir de police de la séance par son président.
Le recours à ces moyens doit satisfaire à des caractéristiques techniques garantissant la transmission simultanée, réelle et continue des échanges, la collégialité et la confidentialité de la délibération.
IV. - Les membres participant à la délibération par l'un ou l'autre des moyens mentionnés au II dans les conditions prévues au III sont réputés présents.
V. - Les délibérations ne sont pas enregistrées.
VI. - Le procès-verbal de la séance indique le nom des membres de l'instance concernée, convoqués, présents physiquement et à distance, ainsi que celui de toute autre personne ayant assisté à tout ou partie de la délibération. Dans le cas d'une participation à distance, le procès-verbal indique ceux des moyens mentionnés au II auxquels il a été recouru.
Dans le cas de la survenance d'un incident technique de nature à perturber le déroulement des délibérations, celui-ci est porté au procès-verbal. Dans le cas où un tel incident serait de nature à pénaliser un ou plusieurs candidats, le président du jury, du comité ou de la commission de sélection porte cette mention au procès-verbal ainsi que l'identité du ou des candidats concernés.
Source : Légifrance (DILA), Licence Ouverte / Open Licence 2.0.
