Article R214-1
Les actes réalisés par les agents de l'administration pénitentiaire sont enregistrés dans le dossier pénal numérique prévu par les dispositions des articles R. 249-9 et suivants du code de procédure pénale.
Code pénitentiaire Chapitre IV : SUIVI DE LA SITUATION PÉNALE ET ADMINISTRATIVE
Section 1 : Registres et écritures
Article D214-2
Outre les écritures exigées pour l'entrée en détention ou la libération et la mention des ordonnances prévues par les dispositions des articles 133, 145, 148 et 179 du code de procédure pénale, ainsi que des jugements ou arrêts prévus par les dispositions des articles 213, 464-1 et 569 du code de procédure pénale, des indications doivent être portées pour prévenir les fraudes, fixer l'identité des personnes détenues et faire connaître les modifications subies par la situation pénale ou administrative de celles-ci pendant leur détention ou au moment de leur mise en liberté.
Article D214-3
Indépendamment du registre d'écrou prévu par les dispositions de l'article D. 212-6, des registres ou livres prévus par la réglementation comptable, le chef de l'établissement pénitentiaire, ou, sous son autorité, le fonctionnaire chargé du greffe, tient dans chaque établissement les registres et les fichiers suivants : 1° Répertoire alphabétique des personnes détenues écrouées ; 2° Registre des demandes de mise en liberté, de saisine de la chambre d'instruction, de demandes d'actes ou de mesures utiles à l'instruction, de requêtes en annulation et de requêtes portant sur les conditions de détention ; 3° Registre des déclarations d'opposition ; 4° Registre des déclarations d'appel et de pourvoi ; 5° Registre du contrôle numérique ; 6° Registre des mesures d'individualisation de la peine ; 7° Registre des entrées et sorties ; 8° Fichier des réductions de peine. Les registres mentionnés ci-dessus sont composés des copies des exemplaires numérotés des déclarations, demandes et requêtes que le chef d'établissement est appelé à recevoir et à transmettre.
Section 2 : Levées et formalités d'écrou
Article D214-4
En cas de sortie consécutive à une décision de suspension ou de fractionnement de peine, si la réintégration de la personne condamnée doit avoir lieu dans l'établissement d'origine, il est procédé à une levée d'écrou sous forme simplifiée. De même, lors de son retour, un acte d'écrou est dressé sous forme simplifiée et la personne intéressée reprend le numéro d'écrou qui lui était attribué avant sa sortie. Ces formalités d'écrou sous forme simplifiée sont également applicables aux personnes détenues qui font l'objet d'un transfèrement dans les conditions prévues par les dispositions de l'article D. 215-21.
Article D214-5
Dans les cas d'application de la procédure d'écrou simplifié, le chef de l'établissement pénitentiaire est dispensé de l'envoi des avis prévus par les dispositions des articles D. 212-8, D. 212-10, D. 215-19 et D. 216-16.
Section 3 : Dossiers individuels
Article D214-6
Pour toute personne détenue, il est constitué au greffe de l'établissement pénitentiaire un dossier individuel qui suit la personne intéressée dans les différents établissements où elle est éventuellement transférée. Ce dossier contient, dans une cote spéciale, tous les renseignements tenus à jour, utiles à déterminer l'existence d'un éventuel risque suicidaire. Indépendamment de ce dossier, des dossiers particuliers doivent être établis en outre à l'égard de certaines personnes détenues, notamment pour les personnes condamnées proposables à la libération conditionnelle, pour les personnes interdites de séjour, pour les personnes de nationalité étrangère passibles d'une mesure d'éloignement du territoire français et pour les personnes libérables qui ont à satisfaire à des obligations militaires.
Article D214-7
Le dossier individuel contient un exemplaire des documents relatifs aux relevés signalétiques et aux prélèvements dont a fait l'objet la personne détenue par les services de la police nationale et les unités de la gendarmerie nationale, dans le cadre de la mise en œuvre des fichiers d'identification institués par un texte législatif ou réglementaire.
Article D214-8
A la libération ou au décès d'une personne condamnée, ou après son évasion, les différentes parties de son dossier sont conservées au greffe de l'établissement pénitentiaire pendant la durée nécessaire à leur utilisation courante. Passé ce délai, il appartient à l'administration pénitentiaire de procéder au versement de ces documents aux services des archives départementales. Les modalités de consultation des archives sont fixées par les dispositions des articles L. 213-1 et suivants du code du patrimoine.
Article D214-9
Le service pénitentiaire d'insertion et de probation est systématiquement avisé de l'identité et de la situation pénale de toute personne détenue venant d'être écrouée. Il a accès au dossier individuel de toute personne détenue.
Sous-section 1 : Dossier des personnes condamnées ayant fait l'objet d'une procédure d'orientation
Article D214-10
Un dossier spécial est ouvert pour toute personne condamnée ayant fait l'objet d'une procédure d'orientation suivant les prescriptions des dispositions des articles D. 211-10 à D. 211-14. Ce dossier comprend les quatre parties définies par les dispositions des articles D. 214-11, D. 214-12, D. 214-13 et D. 214-14.
Article D214-11
La partie judiciaire du dossier prévu par les dispositions de l'article D. 214-10 contient l'extrait ou les extraits de jugement ou d'arrêt de condamnation, la notice individuelle mentionnée par les dispositions de l'article D. 158 du code de procédure pénale et toutes autres pièces ou documents relatifs à l'exécution des peines, notamment ceux qui concernent les victimes.
Article D214-12
La partie pénitentiaire du dossier prévu par les dispositions de l'article D. 214-10 est constituée par le chef de l'établissement pénitentiaire dans lequel chaque personne condamnée accomplit sa peine. Elle contient tous les renseignements tenus à jour sur son comportement en détention, au travail et pendant les activités, et sur les décisions administratives prises à son égard, outre la cote spéciale mentionnée par le premier alinéa de l'article D. 214-6. Dans la même partie pénitentiaire du dossier prévu par les dispositions de l'article D. 214-10, sont consignées les sanctions disciplinaires prononcées ainsi que toutes les mesures visant à encourager les efforts des personnes détenues en vue de leur réinsertion sociale.
Article D214-13
La troisième partie du dossier prévue par les dispositions de l'article D. 214-10 correspond au dossier destiné aux membres du service pénitentiaire d'insertion et de probation compétent auprès de l'établissement pénitentiaire. Contenant des éléments ou documents recueillis par les personnels d'insertion et de probation ou qui leur ont été fournis, ce dossier leur permet de suivre l'évolution de chaque personne détenue et, ainsi, de mieux individualiser sa situation pénale et la préparation de sa libération. Il a aussi pour objet de leur permettre de renseigner l'autorité judiciaire qui en fait la demande, en application de l'article D. 113-40. Les documents couverts par le secret professionnel ne peuvent être consultés que par un membre d'un service pénitentiaire d'insertion et de probation. En cas de transfèrement, le service pénitentiaire d'insertion et de probation transmet ces documents sous pli fermé au service compétent auprès de l'établissement de destination ou, en cas de libération et s'il y a lieu, au service pénitentiaire d'insertion et de probation du lieu de résidence de la personne intéressée.
Article D214-14
Une partie du dossier individuel constitue une cote d'observation où sont assemblés les pièces et documents contenant le résultat des enquêtes, examens et expertises auxquels il a pu être procédé sur la personnalité, l'état médical, psychiatrique et psychologique, la situation matérielle, familiale ou sociale de la personne condamnée, soit au cours de l'information préalable, soit en vue de son orientation, soit ultérieurement pendant le cours de l'exécution de sa peine. Ce dossier comprend, par conséquent, les pièces mentionnées par les dispositions des articles D. 211-13 et D. 211-14 et contient les différentes appréciations ou avis émis à l'égard de la personne condamnée intéressée, ainsi que les rapports de synthèse de l'observation.
Sous-section 2 : Dossier des autres personnes détenues
Article D214-15
Pour les personnes condamnées n'ayant pas fait l'objet de la procédure d'orientation prévue par les dispositions de l'article D. 214-10, leur dossier est constitué au fur et à mesure de l'arrivée ou de la rédaction des pièces les concernant. Toutes dispositions doivent être prises pour assurer la protection du secret de celles d'entre elles qui ont un caractère strictement médical ou social.
Article D214-16
Le dossier mentionné par les dispositions de l'article D. 214-15 est conservé pendant la durée nécessaire à son utilisation courante au greffe de l'établissement pénitentiaire où la personne titulaire a été détenue en dernier lieu. Passé ce délai, il appartient à l'administration pénitentiaire de procéder au versement de ces documents aux services d'archives départementales. Les modalités de consultation des archives sont fixées par les dispositions des articles L. 213-1 et suivants du code du patrimoine.
Article D214-17
Pour les personnes détenues de nationalité étrangère faisant l'objet d'une mesure d'éloignement du territoire, est constituée en application de l'article D. 214-6, une cote particulière où sont assemblés tous les documents et pièces comprenant des éléments d'identification et de nationalité fournis par les autorités judiciaires ou recueillis au cours de la détention. Cette cote contient également toutes les informations relatives à la situation pénale et administrative des personnes intéressées.
Section 4 : Formalités liées au crédit de réduction de peine
Sous-section 1 : Dispositions générales
Article D214-20
Lorsqu'une personne condamnée a fait l'objet d'une ou plusieurs décisions de retrait d'une réduction de peine, le chef de l'établissement pénitentiaire communique l'avis de date d'expiration de la peine privative de liberté au casier judiciaire national automatisé, selon les modalités prévues par les dispositions de l'article D. 116-8 du code de procédure pénale.
Article D214-21
Conformément aux dispositions de l'article D. 147-12 du code de procédure pénale, lorsque la personne condamnée a fait l'objet d'un placement en détention provisoire, les éventuelles réductions de peine susceptibles de lui être octroyées sur la partie de la condamnation exécutée en détention provisoire sont décidés par le juge de l'application des peines après avis, sauf urgence ou impossibilité, du chef de l'établissement pénitentiaire dans lequel elle était écrouée et au vu d'une synthèse socio-éducative établie par le service pénitentiaire d'insertion et de probation de cet établissement.
Sous-section 2 : Retrait du crédit de réduction de peine
Article D214-22
Dans les conditions prévues par les dispositions de l'article D. 116-6 du code de procédure pénale , la saisine du chef d'établissement aux fins de retrait de réduction des peines précise la mauvaise conduite reprochée à la personne condamnée ainsi que le quantum maximal de réductions de peines pouvant lui être retiré.
Article D214-23
Dans les conditions prévues par les dispositions de l'article D. 116-6 du code de procédure pénale , le chef de l'établissement pénitentiaire remet ou adresse à la personne condamnée un avis l'informant du retrait envisagé de tout ou partie d'une réduction de peine précédemment accordée et de la possibilité de faire valoir ses observations, le cas échéant par l'intermédiaire de son avocat.
Section 5 : Transmission de renseignements aux autorités administratives et judiciaires
Article R214-24
Dans les conditions prévues par les dispositions de l'article R. 69 du code de procédure pénale, l'avis destiné au service du casier judiciaire national automatisé s'agissant des dates de l'expiration des peines privatives de liberté et d'exécution des contraintes judiciaires est rédigé et adressé par les chefs des établissements pénitentiaires.
Article D214-25
Il appartient aux chefs d'établissement pénitentiaire de délivrer aux autorités habilitées par la loi ou les règlements des extraits ou des copies certifiées conformes de toutes pièces qui se trouvent en leur possession. Il leur appartient pareillement de délivrer des expéditions ou extraits des actes d'écrou. Ils peuvent également légaliser toute signature apposée par les personnes détenues en leur présence pour la gestion de leurs affaires privées.
Article D214-26
Tout incident grave touchant à l'ordre, à la discipline ou à la sécurité de l'établissement pénitentiaire doit être immédiatement porté par le chef de l'établissement pénitentiaire à la connaissance du préfet et du procureur de la République, en même temps qu'à celle du directeur interrégional des services pénitentiaires et du garde des sceaux, ministre de la justice. Si l'incident concerne une personne prévenue, avis doit en être donné également au magistrat chargé du dossier de l'information et, si l'incident concerne une personne condamnée, au juge de l'application des peines. Si la personne détenue intéressée appartient aux forces armées, l'autorité militaire doit en outre être avisée.
Article D214-27
Conformément aux dispositions de l'article 40 du code de procédure pénale, le chef de l'établissement pénitentiaire dans lequel a été commis un crime ou un délit doit dresser rapport des faits et en aviser directement et sans délai le procureur de la République.
Article D214-28
En cas de décès d'une personne détenue, le chef de l'établissement pénitentiaire donne les avis prévus par les dispositions de l'article D. 214-26. Si la personne détenue s'est suicidée ou est décédée d'une mort violente, ou encore si la cause du décès est inconnue ou suspecte, les dispositions de l'article 74 du code de procédure pénale sont applicables. En toute hypothèse, déclaration du décès est faite à l'officier de l'état civil, conformément aux dispositions de l'article 84 du code civil. Le lieu du décès ne doit être indiqué dans l'acte de l'état civil que par la désignation de la rue et du numéro de l'immeuble.
Article D214-29
Toute évasion doit être signalée sur-le-champ au chef de l'établissement pénitentiaire ou à son représentant le plus proche. Le chef de l'établissement pénitentiaire avise immédiatement les services de police ou de gendarmerie et rend compte de l'évasion aux autorités mentionnées par les dispositions de l'article D. 214-26. Toute tentative d'évasion doit également être portée sans délai à la connaissance de ces autorités.
Article D214-30
Des instructions de service déterminent les conditions dans lesquelles : 1° Les services de la police nationale et les unités de la gendarmerie nationale réalisent les relevés signalétiques et les prélèvements prévus par les dispositions l'article D. 214-7 ; 2° Le recto de chaque fiche pénale intitulé " fiche d'exécution des peines " est rédigé et transmis en copie au casier judiciaire, conformément aux dispositions des articles R. 69 et R. 72 du code de procédure pénale ; 3° Les officiers de police judiciaire habilités de la police nationale et de la gendarmerie nationale reçoivent les informations relatives à l'identité des personnes détenues, dès le placement en détention, à l'occasion des permissions de sortir, et à la libération.
Article D214-31
La communication à des tiers des renseignements mentionnés par les dispositions de l'article L. 214-2 est subordonnée, d'une part, à l'appréciation de l'administration pénitentiaire ou, s'il y a lieu, du magistrat chargé du dossier de la procédure et, d'autre part, au consentement exprès de la personne détenue. Toutefois, à défaut de ce consentement, les personnes qui auraient un intérêt légitime à obtenir de tels renseignements ont la faculté d'en solliciter la communication par une requête adressée au procureur de la République du lieu de détention ou, si ce lieu n'est pas connu des requérants, au procureur de la République de leur résidence ; ce magistrat apprécie si les renseignements demandés peuvent être donnés et, dans l'affirmative, les fait transmettre aux personnes intéressées. Les renseignements peuvent être sollicités auprès du général commandant la région militaire.
Article D214-32
Les services de l'administration pénitentiaire peuvent établir, convertir et transmettre à l'autorité judiciaire des pièces de procédure sous format numérique, sans nécessité d'un support papier, dans les conditions prévues par les dispositions de l'article R. 589 du code de procédure pénale.
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