기록물의 등록
제4조(기록물의 등록) 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제20조제1항 및 영 제21조제2항에 따라 전자기록생산시스템에 기록물을 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호의 어느 하나에 따른다.
1. 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물에 대하여는 결재 또는 보고가 끝난 후 생산등록번호를 부여한다.
2. 영 제21조제1항제2호에 따라 등록하여 관리하여야 하는 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본문서의 경우에는 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후에 생산등록번호를 부여한다. 다만, 전자기록생산시스템이 반려 또는 재작성전 문서를 원본의 첨부형태로 관리하는 경우에는 별도의 등록번호를 부여하지 않을 수 있다.
3. 사진ㆍ필름류의 시청각기록물에 대하여는 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 작품을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다.
4. 영화ㆍ비디오ㆍ오디오류의 시청각기록물에 대하여는 촬영ㆍ녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 편집장비를 보유하지 않은 공공기관의 경우에는 편집되지 않은 상태의 기록물을 그대로 등록할 수 있다.
5. 접수기록물에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.
6. 기록관 또는 특수기록관이 직접 수집한 기록물의 경우에는 기록관리시스템에 의하여 획득된 시점에 등록번호를 부여한다.
생산ㆍ접수등록번호의 표기
제5조(생산ㆍ접수등록번호의 표기)
①영 제20조제1항에 따른 기록물의 생산기관에서 부여하는 생산등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.
1. 기안문ㆍ시행문 등 생산등록번호 또는 문서번호란이 설치되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호를 표기한다.
2. 문서관리카드는 관리정보의 문서번호란에 생산등록번호를 표기한다.
3. 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있지 않은 문서ㆍ카드류ㆍ도면류 등의 기록물은 그 기록물의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다.
4. 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면이나, 그 사진ㆍ필름 등을 넣은 봉투 또는 그 사진ㆍ필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동일한 생산등록번호를 표기한다.
5. 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의 기록물에 대하여는 그 기록물과 그 보존용기에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.
6. 그 밖에 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물에 대하여는 그 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.
②영 제20조제1항에 따라 기록물의 접수기관에서 부여하는 접수등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.
1. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호를 표기한다.
2. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물 외의 접수기록물에 대하여는 제1항 각 호와 동일한 방법으로 우측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 접수등록번호를 표기한다.
③제1항과 제2항에 따라 생산등록번호 또는 접수등록번호를 그 기록물에 표기하는 경우에는 영 제20조제3항에 따른 처리과 기관코드에 갈음하여 처리과명을 표기한다.
④제1항 및 제2항에도 불구하고 기록물 등록번호를 그 기록물에 표기할 수 없는 전자기록물의 경우에는 등록번호를 표기하는 대신 그 등록번호를 등록정보로 관리할 수 있다.
등록사항의 수정방법
제6조(등록사항의 수정방법) 영 제20조제1항에 따라 관리하는 등록정보를 수정하고자 할 때에는 기록물관리책임자의 확인 하에 조치할 수 있으며 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 한다.
기록물의 분류 및 편철시기
제7조(기록물의 분류 및 편철시기) 영 제22조 및 영 제23조제1항에 따른 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시하여야 한다.
기록물철의 작성 및 등록정보의 관리
제8조(기록물철의 작성 및 등록정보의 관리)
① 공공기관은 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물(이하 "비전자기록물"이라 한다)로 구성되어 있는 기록물철을 신규로 작성한 경우에는 전자기록생산시스템에 기록물철의 등록정보를 입력하고, 별표 2의 기록물철 표지를 출력하여 그 기록물철의 표지로 사용해야 한다.
②영 제23조제2항에 따라 관리하는 기록물철의 등록정보를 수정하고자 하는 경우에는 기록물관리책임자의 확인 하에 조치할 수 있으며 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 한다.
일반문서류의 편철 및 관리
제9조(일반문서류의 편철 및 관리)
①처리과에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 별표 3의 규격에 따른 진행문서파일에 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.
②제1항에 따른 편철시 기록물철의 맨 위에는 별표 2의 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.
③일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하되, 편철하여야 할 기록물의 양이 지나치게 많은 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하고, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권 호수만 다르게 표시하여야 한다.
④처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 별표 4의 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨 후 별표 5의 규격에 따른 보존상자에 단위과제별로 넣어 관리한다.
⑤제4항에 따른 보존상자의 측면에는 별표 6의 보존상자 표지를 붙여야 한다.
카드류의 편철 및 관리
제10조(카드류의 편철 및 관리)
①카드류는 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않은 상태로 카드보관함에 넣어 관리한다.
②처리과에서 비치활용이 끝난 카드류는 별표 7의 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리한다.
③제2항에 따라 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존봉투의 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 카드를 배열하여야 하며, 보존봉투당 카드의 편철량은 30건 이내로 함을 원칙으로 한다.
도면류의 편철 및 관리
제11조(도면류의 편철 및 관리)
①도면류는 기록물철 단위로 별표 8의 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리한다.
②제1항에 따라 도면류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열하여야 하며, 보존봉투당 도면의 편철량은 30매 이내로 함을 원칙으로 한다.
③편철된 도면류의 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.
사진ㆍ필름류의 편철 및 관리
제12조(사진ㆍ필름류의 편철 및 관리)
①사진ㆍ필름류는 기록물철 단위로 그 사진ㆍ필름의 규격에 적합한 별표 9의 사진ㆍ필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.
②제1항에 따라 사진ㆍ필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열하여야 한다.
기록물철의 분류번호 표시
제13조(기록물철의 분류번호 표시)
①비전자기록물은 기록물철의 표지, 보존상자ㆍ보존봉투 및 색인목록에 그 기록물철의 분류번호를 표시해야 한다.
②테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의 기록물에 대하여는 본체와 보존상자에 적합한 규격으로 별표 10에 따른 분류번호 표시를 하여 그 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.
③전자기록물로 구성되어 있는 기록물철의 분류번호는 해당 전자기록물철의 등록정보로 관리한다.
기록물의 정리
제14조(기록물의 정리)
① 공공기관은 영 제24조제1항에 따라 기록물의 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 하려는 경우 다음 각 호의 사항을 확인해야 한다.
1. 전자기록생산시스템에 등록되지 않은 기록물의 유무
2. 등록정보와 실제 기록물 상태의 일치 여부
3. 공개여부, 접근권한 및 비밀여부의 적절성
4. 생산등록번호 또는 접수등록번호의 표기 유무
② 공공기관은 기록물철을 생산연도별ㆍ보존기간별로 각각 구분하여 보존상자에 넣어야 한다.
③공공기관의 장은 필요하다고 인정되는 경우 부서별 또는 처리과별로 기록물 정리일정을 달리하여 실시할 수 있다.
④ 제1항부터 제3항까지에서 규정한 사항 외에 기록물의 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등에 관하여 필요한 사항은 기록물관리기관의 장이 정한다.
출처: 국가법령정보센터(법제처) — Korea Ministry of Government Legislation, KOGL Type 1.
