헌법재판소 기록물 관리 규칙 제4장 기록물의 관리

제17조–제42조 · 26개 조문

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제1절 기록물 관리기준

기록관리기준표

제17조

제17조(기록관리기준표) ① 기록물관리기관은 기록관리기준표를 작성ㆍ운영하여야 하며, 기록관리기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부, 보존장소, 보존방법, 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다. 이 경우 기록관리기준표는 제3조제7호에 따른 영구기록관리시스템으로 생성ㆍ관리하여야 한다. ② 각 부서는 직제 개정 또는 기능의 신설ㆍ폐지 등으로 기록관리기준표의 변경이 필요하다고 인정하는 때에는 내규가 정하는 바에 따라 지체 없이 전자기록생산시스템을 통하여 기록물관리기관의 장에게 변경신청을 하여야 한다. ③ 기록물관리기관은 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위과제명, 단위과제설명 및 단위과제별 보존기간 등을 헌법재판소 공보 또는 헌법재판소 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다.

보존기간

제18조

제18조(보존기간) ① 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 별표 1과 같다. ② 기록물의 보존기간은 제1항에 따른 보존기간별 책정기준과 기록관리기준표에 정한 보존기간을 기준으로 처리과의 장이 제16조에 따른 기록물 정리 시에 기록물철 단위로 책정한다. 다만, 기록물관리기관의 장은 특별히 보존할 필요가 있어 보존기간을 연장할 필요가 있다고 인정되는 기록물철에 대해서는 보존기간을 직접 정할 수 있다. ③ 보존기간의 계산일은 기록물철 단위로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위과제의 경우에는 해당 업무가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 계산한다.

공개 여부의 구분관리

제19조

제19조(공개 여부의 구분관리) 기록물은 건 단위로 공개 여부를 구분하고 제12조제1항에 따른 기록물 등록정보로 관리되도록 하여야 한다.

접근권한 관리

제20조

제20조(접근권한 관리) ① 기록물관리기관은 생산ㆍ접수, 보존 기록물의 무결성 보장 및 비공개기록물의 체계적 관리를 위하여 접근범위를 구분하여 관리할 수 있도록 필요한 조치를 수립ㆍ시행하여야 한다. ② 접근권한은 기록물 및 접근자를 기준으로 기록물 내용 및 목록정보로 구분하여 접근범위를 설정하여야 한다. ③ 기록물관리기관의 장은 전자기록생산시스템 및 영구기록관리시스템에서 생산ㆍ보존하고 있는 기록물에 대한 접근ㆍ접근시도에 관한 사항, 이력정보 등을 관리하여야 한다. 이 경우 접근이력, 처리상황 등의 관리정보는 해당 시스템으로 자동 생성되도록 하여야 하며, 임의로 수정ㆍ삭제할 수 없어야 한다.

보존방법

제21조

제21조(보존방법) ① 기록물관리기관이 보존 중인 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물은 다음 각 호의 어느 하나의 방법으로 보존하여야 하며, 기록물의 보존방법별 구분기준은 별표 2와 같다. 1. 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법 2. 원본을 그대로 보존하는 방법 3. 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 ② 제1항제3호의 방식으로 기록물을 보존하려는 경우에는 다음 각 호의 구분에 따라 보존매체에 수록하여야 한다. 1. 보존기간 10년 이하인 기록물: 전자매체(전자기록물을 저장할 수 있는 저장장치로서 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 구동 또는 연결되는 저장장치를 말한다. 이하 같다) 또는 마이크로필름 2. 보존기간 30년 이상인 기록물: 마이크로필름 ③ 기록물관리기관의 장은 보존가치가 매우 높은 전자기록물에 대해서는 마이크로필름 등 육안으로 식별이 가능한 보존매체에 수록하여 관리하여야 한다.

보존장소

제22조

제22조(보존장소) 기록물은 보존기간 종료 시까지 기록물관리기관에서 보존한다.

비치기록물의 지정

제23조

제23조(비치기록물의 지정) ① 처리과의 장은 제24조에도 불구하고 비치기록물로 지정된 기록물철에 대해서는 기록관리기준표에서 정하는 비치기간까지 그 처리과에서 보관할 수 있다. ② 비치기록물을 보존하고 있는 처리과의 장은 비치기록물의 비치기간이 종료된 경우에는 다음 연도 중에 기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

제2절 처리과의 기록관리

기록물의 이관

제24조

제24조(기록물의 이관) ① 각 부서는 기록물을 처리과에서 보존기간의 계산일부터 2년의 범위에서 보관한 후 기록물철 단위로 기록물관리기관으로 이관하여야 한다. ② 제1항에도 불구하고 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 계산일부터 10년의 범위에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있다. ③ 처리과가 전자기록물을 이관하는 경우에는 진본성, 무결성 등이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수(檢收)하고, 오류가 없는 기록물은 행정전자서명 및 전자기록물이 해당 처리과에 제시된 시점을 확인한 정보(이하 "시점확인 정보"라 한다)를 포함하여 이관하여야 한다. 이 경우 이관을 위한 전자매체, 포맷, 방식 및 데이터 규격은 기록물관리기관의 장이 정한다. ④ 처리과가 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하는 경우에는 내규에서 정하는 바에 따라 이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출하여야 한다.

기록물생산현황 통보

제25조

제25조(기록물생산현황 통보) 처리과는 매년 3월 31일까지 기록물관리기관의 장에게 전년도의 기록물 생산현황을 통보하여야 한다. 이 경우 기록물 생산현황의 통보는 기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 제12조제1항 및 제15조제2항에 따른 기록물 등록정보를 전자기록생산시스템을 통하여 제출한다.

전자기록생산시스템의 등록정보 관리

제26조

제26조(전자기록생산시스템의 등록정보 관리) 전자기록생산시스템은 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ분류정보에 대한 검색ㆍ활용 기능을 제공하여야 하며, 제24조 및 제25조에 따른 기록물 이관 및 생산현황 보고 시 기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 목록 및 전자기록물 파일에 대한 전송정보 파일 생성 및 전송 기능을 갖추어야 한다.

제3절 기록물관리기관의 기록관리

기록물 인수

제27조

제27조(기록물 인수) ① 기록물관리기관의 장은 매년 11월 30일까지 부서별 이관일정 및 이관대상 등이 포함된 다음 연도의 기록물 수집계획을 수립ㆍ시행하여야 한다. ② 기록물관리기관이 전자기록물을 인수하는 경우에는 행정전자서명의 확인 등 진본 확인 절차를 수행하여야 하며, 메타데이터 오류, 바이러스 검사 등 품질검사를 실시하여야 한다. 이 경우 바이러스 검사는 인수 시 1차 검사를 실시하고, 일정 기간 격리보관한 후에 2차 검사를 실시하는 방식으로 한다. ③ 기록물관리기관의 장이 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록 일치여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 수행하여야 한다. ④ 기록물관리기관의 장은 제2항 또는 제3항에 따른 기록물 진본확인 절차, 품질검사 및 검수과정에서 미비사항 또는 오류사항을 발견한 경우에는 이를 이관 요청 부서의 장에게 즉시 통보하여야 하며, 해당 부서의 장은 미비사항 또는 오류사항을 수정ㆍ보완한 후 재이관하여야 한다. ⑤ 기록물관리기관의 장은 인수절차 종료 시에 그 결과를 해당 부서에 통보하여야 하며, 그 부서는 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존하여야 한다. ⑥ 제5항에 따라 인수완료 결과를 통보받은 부서의 장은 해당 전자기록물을 물리적으로 복구가 불가능하도록 삭제 또는 파기하여야 한다. 다만, 해당 전자기록물을 업무상 참고할 필요가 있는 경우에는 사본임을 확인할 수 있는 조치를 취한 후에 삭제 또는 파기하지 않고 활용할 수 있다.

기록물관리기관의 전자기록물 보존 및 관리

제28조

제28조(기록물관리기관의 전자기록물 보존 및 관리) ① 기록물관리기관의 장은 각 부서가 생산한 전자기록물의 효율적인 이관과 보존 중인 전자기록물의 안전한 보존관리를 위하여 필요한 대책을 수립ㆍ시행하여야 한다. ② 기록물관리기관은 인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간이 10년 이상인 경우에는 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리하여야 하고, 전자기록물의 진본성ㆍ무결성ㆍ신뢰성 및 이용가능성이 보장되도록 관리정보 메타데이터와 행정전자서명 및 시점확인 정보 등에 대한 검증을 실시하며, 주기적으로 장기보존포맷을 변환하여야 한다. ③ 전자기록물을 저장하는 설비ㆍ장비 등의 종류 및 규격은 내규로 정한다. ④ 전자기록물의 저장은 진본성, 이용가능성 등이 유지될 수 있는 방법이나 형식으로 처리하여야 하며, 승인받지 아니한 접근, 폐기 등으로부터 전자기록물을 보호하는 방안을 수립ㆍ시행하여야 한다. ⑤ 기록물관리기관은 각종 재난 등에 의한 전자기록물의 손실을 방지하기 위하여 데이터, 기록매체, 시스템 등에 대한 전자적 복구 체계를 수립ㆍ시행하여야 한다. ⑥ 기록물관리기관의 장은 기록물관리기관이 보존 중인 전자기록물의 행정전자서명을 장기 검증할 수 있도록 관리방안을 수립ㆍ시행하여야 한다.

기록물관리기관 보존 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리

제29조

제29조(기록물관리기관 보존 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리) 기록물관리기관의 장은 기록정보서비스를 확대하기 위하여 보존 중인 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자화 계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

기록물관리기관의 서고 관리

제30조

제30조(기록물관리기관의 서고 관리) ① 기록물관리기관의 장은 기록물의 안전한 보존관리를 위하여 보존환경의 유지, 보안대책 및 재난대비 계획의 수립ㆍ시행 등 필요한 조치를 취하여야 한다. ② 기록물을 서고에 배치하는 때에는 기록물 형태, 생산부서, 보존기간 등을 구분하여야 하며 기록물관리기관의 장이 정하는 분류체계에 따라 배열한다. 이 경우 구체적인 배열방식은 기록물관리기관의 장이 정한다. ③ 기록물관리기관의 장은 보존 중인 기록물에 대하여 내규가 정하는 기준에 따라 정수점검과 상태점검을 실시하여야 한다.

기록물관리기관의 보존매체 수록

제31조

제31조(기록물관리기관의 보존매체 수록) ① 기록물관리기관의 장은 보존 중인 기록물을 보존매체에 수록하려는 경우에는 제21조(같은 조 제1항제2호의 경우는 제외한다)의 방법에 따라야 한다. ② 제1항에 따라 기록물을 수록하는 보존매체의 종류와 규격은 내규로 정한다. ③ 기록물관리기관이 기록물을 보존매체에 수록하여 관리하는 경우에는 보존매체별로 관리번호를 부여하여야 한다. 이 경우 관리번호 형식은 기록물관리기관의 장이 정한다.

기록물관리기관 보존 기록물의 상태검사

제32조

제32조(기록물관리기관 보존 기록물의 상태검사) ① 기록물관리기관의 장은 보존 중인 기록물에 대하여 그 기록물 및 보존매체의 상태검사를 실시하고, 그 결과에 따라 복원, 보존매체 수록 등 필요한 조치를 취하여야 한다. ② 전자기록물의 상태를 검사하는 경우에는 저장장치에 수록된 전자파일의 이용가능성ㆍ손상여부 등을 주기적으로 검사하고 저장장치의 이상 유무 등을 확인하여야 한다. ③ 제2항에 따른 상태검사를 통하여 오류사항이 발견된 경우에는 즉시 복구하여야 한다. 이 경우 오류사항의 처리와 관련된 조치내역을 관리하여야 하며, 장기보존포맷으로 재수록한 경우에는 행정전자서명 및 시점확인 정보를 추가하여 관리하여야 한다. ④ 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 상태검사는 별표 3의 기록물의 상태검사기준에 따라 그 기록물의 재질 및 훼손정도를 검사하여 3개 등급으로 구분한다.

기록물관리기관의 기록물 복원

제33조

제33조(기록물관리기관의 기록물 복원) ① 기록물관리기관의 장은 제32조제4항에 따라 훼손정도가 별표 3의 3등급으로 판정된 기록물 중 사료적 또는 증명적 가치가 높다고 인정되는 기록물에 대해서는 복원을 시행하여야 한다. ② 제1항에 따라 기록물을 복원하는 경우에는 기록물의 변형을 최소화할 수 있도록 필요한 조치를 강구하여야 한다.

기록물관리기관의 기록물 평가 및 폐기

제34조

제34조(기록물관리기관의 기록물 평가 및 폐기) ① 기록물관리기관의 장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 만료된 기록물은 해당 기록물의 보존가치를 평가하여 보존기간을 재책정하거나 보류 또는 폐기로 구분하여야 한다. 이 경우 보류로 구분된 기록물은 5년마다 보존가치를 재평가하여야 한다. ② 기록물관리기관의 장은 보존기간이 준영구인 보존 기록물에 대해서는 보존기간 계산일부터 70년 경과 시 해당 기록물의 보존가치를 평가하여 보존기간을 영구로 재책정하거나 보류 또는 폐기로 구분하여야 한다. 다만, 동종(同種)ㆍ대량 기록물 중 보존가치가 낮은 준영구기록물은 보존기간 계산일부터 50년이 지났을 때에 보존가치를 평가할 수 있다. ③ 기록물관리기관의 장은 제2항에 따라 평가된 기록물 중 보류로 구분된 기록물은 평가일부터 10년마다 보존가치를 재평가하여야 한다. ④ 제1항부터 제3항까지의 규정에 따른 기록물 평가결과는 생산부서의 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사와 제35조에 따른 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 확정ㆍ시행하여야 한다. ⑤ 기록물관리기관의 장은 보존기간이 준영구 이상인 보존 기록물 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 제6항에 따른 절차를 거쳐 기록물을 폐기할 수 있다. 1. 기록관리기준표에 따른 해당 기록물의 보존기간 변경 등으로 인하여 보존의 필요성이 상실된 것으로 인정되는 경우 2. 기록물의 심각한 물리적 훼손으로 복원이 불가능하여 그 기록물을 보존매체에 수록하여 대체 보존하고자 하는 경우 ⑥ 제5항 각 호의 기록물을 폐기하고자 하는 경우에는 생산부서와의 협의 및 제35조에 따른 기록물평가심의회의 심의를 거쳐야 한다.

기록물평가심의회

제35조

제35조(기록물평가심의회) ① 기록물관리기관의 장은 기록물평가심의회를 구성ㆍ운영하여야 한다. ② 기록물평가심의회는 기록물 평가에 적합한 민간전문가, 헌법재판소 공무원 등 7명 이내의 위원으로 구성한다. 이 경우 민간전문가의 수는 3명 이상으로 한다. ③ 그 밖에 기록물평가심의회의 구성 및 운영에 관한 구체적인 사항은 사무처장이 정한다.

제4절 그 밖의 유형 기록물의 관리절차

간행물의 관리

제36조

제36조(간행물의 관리) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 간행물은 법 제22조제1항에 따른 간행물의 발간등록을 생략할 수 있다. 1. 제12조에 따라 등록되는 기록물 2. 기록물관리기관의 장이 보존 및 활용가치가 낮다고 정한 간행물 ② 간행물의 발간등록번호는 영구기록물관리기관기호, 발행기관의 기관코드, 등록일련번호 및 발간유형구분기호로 구성하며, 영구기록물관리기관기호 및 발간유형구분기호는 기록물관리기관의 장이 정한다. ③ 발간등록번호의 표기는 식별이 용이한 정도의 규격으로 간행물의 앞표지 좌측 상단에 기재하는 것을 원칙으로 하며, "발간등록번호"라고 쓰고 그 아랫줄에 발간등록번호를 표기하는 방법으로 한다. ④ 각 부서의 장은 발간 등록된 간행물을 발간 후 15일이 지나기 전까지 법 제22조제2항에 따라 기록물관리기관에 송부하여야 한다. 이 경우 전자적 형태로 생산되지 아니한 간행물의 전자파일이 있는 경우에는 이를 함께 송부하여야 한다. ⑤ 기록물관리기관의 장은 제4항에 따라 송부 받은 간행물의 활용가치가 없어진 경우에는 보존용 1부를 제외한 나머지 간행물은 파기할 수 있다.

행정박물의 관리

제37조

제37조(행정박물의 관리) ① 법 제24조에 따라 각 부서에서 관리해야 하는 행정박물의 범위는 별표 4와 같다. ② 각 부서가 제1항에 따른 행정박물을 생산, 접수 또는 취득하였을 경우에는 기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 관리번호 및 등록정보를 생산ㆍ관리하여야 하며, 제25조에 따른 생산현황 보고 시 해당 목록 및 등록정보를 제출하여야 한다. ③ 기록물관리기관의 장은 생산현황이 보고된 행정박물 중 보존가치가 높은 경우에는 이관대상으로 지정ㆍ관리하여야 한다. ④ 각 부서의 장은 제3항에 따라 이관대상으로 지정된 행정박물의 이관사유 발생 시 기록물관리기관으로 이관하여야 하며 행정박물 유형별 이관시기는 별표 5와 같다. ⑤ 각 부서의 장은 업무활용, 전시 등의 목적을 위하여 필요한 경우에는 기록물관리기관의 장과 협의하여 이관시기가 도래한 행정박물의 이관시기를 연장하거나, 기록물관리기관에서 보존 중인 행정박물을 대여 받아 사용할 수 있다. ⑥ 각 부서의 장은 제3항에 따라 이관대상으로 지정되지 않은 행정박물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물관리기관의 의견을 조회하여 행정박물을 폐기할 수 있다. 1. 행정적ㆍ역사적ㆍ문화적ㆍ예술적 가치의 변동으로 인하여 영구보존의 필요성이 상실된 것으로 인정되는 경우 2. 심각한 물리적 훼손으로 복원이 불가능한 경우

제5절 폐지부서의 기록관리 및 회수기록물의 보상

폐지부서의 기록물관리