檔徵字第 0920003415 號

要旨

主旨

說明

一、依本（92）年 6 月 11 日召開之研商有關公司登記案卷採微縮或電子方式儲存，其原紙本文件應如何處理相關事宜會議決議辦理暨復貴部 92 年 5 月 9 日經商字第 09202100340 號函。

二、檔案法（以下簡稱本法）第 9 條第 1 項規定，檔案得採微縮或其他方式儲存管理，其實施辦法，由檔案中央主管機關定之。同條第 2項規定，依前項辦法儲存之紀錄經管理該檔案之機關確認者，視同原檔案。其複製品經管理該檔案機關確認者，推定其為真正。揆諸其立法意旨在於揭示檔案儲存之形式及效力，合先陳明。

三、又，本法第 10 條規定，檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存。同法第 12 條規定，定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。是合符上開規定，公司登記相關案卷為永久保存者，如檔案原件經採微縮或其他方式儲存，仍不得辦理檔案銷毀。至定期保存者，依機關檔案保存年限及銷毀辦法第7 條規定，得調整其檔案原件之保存年限，並於期限屆滿後，依上開辦法第 8 條及第 9 條相關規定辦理檔案銷毀。

四、有關公司登記相關案卷採微縮或電子方式儲存，其原紙本文件之處理，請依前開說明及本（92）年 6 月 11 日會商共識，修訂 貴部檔案分類及保存年限區分表；即就公司設立、變更、撤銷、解散等之登記，依業務需要，分立不同之檔案類目，並參考相關法令規定，分別訂定不同保存年限，以為因應。

備 註：機關檔案保存年限及銷毀辦法已於 94 年 1 月 3 日修正，本函釋所引第 8 條內文已有更動；第 9 條已調整為第 10 條並修正內文。