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資料來源：司法院法令判解系統
檔應字第 0940002562 號
要旨
因特殊情形致回溯編目建檔有困難
主旨
關於貴府函報所屬公立學校因特殊情形致回溯編目建檔有困難乙案，復如說明二、三，請查照。
說明
一、復貴府 94 年 5 月 25 日府行檔字第 0940135753 號函。
二、按檔案法施行細則第 12 條「各機關對於本法施行前未屆滿保存年限之檔案，應辦理回溯編目建檔。前項檔案屬永久保存者，應於本法施行後五年內完成；屬定期保存者，應於本法施行後七年完成。」之規定，已明定回溯檔案係未屆滿年限之檔案，故請確認檔案是否皆已逾保存年限，再據以判別應否一納入回溯檔案數量及編目建檔現況調查表之填報數據範圍並依法予以回溯建檔。另來函附件台中縣立大里高級中學函說明三所載學生學籍資料若屬永久保存檔案，仍請依相關規定辦理。
三、至貴屬反映檔案受損及查察困難一事，係屬事實問題，請查明原因，並依檔案法第 13 條第一項「公務員於職務移交或離職時持完整，應將職務上掌管之檔案連同辦理移交，並應保不得隱匿、銷毀或藉故遺失。」、機關檔案保管作業要點第 15 點「檔案管理單位保管之檔案，應定期抽查，以確保安全。」及第 16 點「檔案有遺失、毀損情形，檔案管理單位應即查明原因簽請權責長官處理。」等規定處理，其應予回溯編目建檔者，亦請按法令規定時程確實執行。