檔徵字第 1090006989 號

要旨

主旨

說明

一、復大院本（109） 年 10 月 22 日院台業貳字第 1090705116 號函。二、查大院收受人民書狀及處理辦法第 13 條第 3 項規定：「陳訴人所附證件如係原本而有發還必要時，予以影印附卷備查，原件檢還」；同條第 4 項規定：「陳訴案件之附件資料，如有發還之必要時，予以檢還。經檢還後，如再行檢送到院，得經委員批辦後，逕行歸檔」。又，大院檔案管理要點第 8 點規定略以，各承辦單位承辦文件及附件，一經歸檔，除依規定手續調閱外，一律不得再索回。

三、另查本局訂定之機關檔案點收作業要點（下稱本要點）第 2 點、第9 點第 2 項第 10 款及機關檔案管理作業手冊 7.5.1.1 規定略以，歸檔案件以原件為原則，有附件者，每一種以一份為限，未以原件歸檔時，應敘明具體事由簽奉權責長官核准後，併案辦理歸檔。

四、有關大院函詢本局本年 6 月 4 日線上雙向溝通回覆（案件編號 M10906****1）中，針對民眾要求返還經歸檔之陳情書及附件原件處理疑義，經查該案回覆內容「簽奉權責長官核准後，得將歸檔原件發還陳情人，並以複製品替代原已歸檔之正本。另，該簽辦文件應與前案併案管理，以利後續查考」，考量本詢問案係以陳情人索回個人陳情原件，為兼顧實務需求及尊重機關行政裁量，爰回復經核定後得以複製品替代，並應注意併案查考，尚符本局上開法令規定。此與大院收受人民書狀及處理辦法第 13 條第 3、4 項規定，如有發還原本必要得予檢還之立法意旨相通。

五、次依中央法規標準法第 16 條及檔案法第 1 條第 2 項規定，法規對其他法規所規定之同一事項而為特別之規定者，應優先適用之。故大院就人民陳情書狀另訂有辦法規範者，依特別法優於普通法原則，自優先適用大院相關法令。前揭民眾詢問因未提及個案情境，本局爰就陳情通案回復，如屬大院特定法令規範，自應由大院依權責處理。至大院檔案管理要點第 8 點規定，一經歸檔一律不得再行索回一節，亦請大院依職權與實務運作需要予以衡酌。