個資籌法字第 1140000861 號

要旨

主旨

說明

一、復貴局 114 年 6 月 24 日北市勞秘字第 11460832191 號函。

二、按行政程序法第 14 條第 1 項規定：「數行政機關於管轄權有爭議時，由其共同上級機關決定之，無共同上級機關時，由各該上級機關協議定之。」第 168 條規定人民得向主管機關陳情，第 170 條第1 項規定：「行政機關對人民之陳情，應訂定作業規定，指派人員迅速、確實處理之。」第 172 條第 1 項規定：「人民之陳情應向其他機關為之者，受理機關應告知陳情人。但受理機關認為適當時，應即移送其他機關處理，並通知陳情人。」次按個人資料保護法（下稱個資法）第 15 條第 1 款規定：「公務機關對個人資料之蒐集或處理……應有特定目的，並符合下列情形之一者：一、執行法定職務必要範圍內。」同法第 16 條本文規定：「公務機關對個人資料之利用……應於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符。」所稱法定職務，指於法律或其他法規中所定公務機關之職務（個資法施行細則第 10 條規定參照）。再者，行政行為應符合比例原則，以誠實信用之方法為之，行政程序法第 7 條、第 8 條定有明文；如涉及個人資料之蒐集、處理或利用，應同時遵守個資法第 5 條規定，尊重當事人之權益，不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。

三、依貴局來函所述，本案緣於臺北市政府（下稱市府）為利所屬機關妥適執行陳情相關職務，對於陳情系統設有自動分案機制，並訂有「陳情系統之案件開放閱覽功能」相關規定，俾收文人員與其他機關橫向聯繫，釐清陳情案件權責歸屬。關於陳情案件之處理，倘係前開行政程序法所定應辦事項，應可認屬行政機關之法定職務；惟各行政機關為妥適執行該法定職務所採行之分文或管轄釐清機制，仍應注意符合行政程序法第 7 條、第 8 條所定比例原則及誠信原則；如分文或管轄釐清機制涉及個人資料之蒐集、處理或利用，則應同時注意遵循前開個資法第 15 條第 1 款、第 16 條本文所定「執行法定職務必要範圍內」之合法要件，依據同法第 5 條就個案予以慎酌。

四、承上，貴局總收文人員就個別陳情案件之分文或管轄疑義，如需透過市府「陳情系統之案件開放閱覽功能」進行釐清，其中涉及個人資料時，至少應先審酌提供閱覽之內容範圍，及開放閱覽之被通知機關等，是否確為處理個案分文或管轄疑義所必要（例如：個案中得否僅提供閱覽陳情案件內容，而不提供陳情人個人資料，即足以處理有疑義事項；被通知閱覽機關之範圍，是否確為釐清各該疑義事項之必要及侵害最小之範圍），而屬執行行政程序法相關規定之必要範圍。至於該等閱覽機制之實務運作，與行政程序法所定管轄爭議及陳情相關規定、比例原則與誠信原則是否相符，若有疑義，請逕洽該法主管機關法務部。

正本

臺北市政府勞動局