根據公文程式條例第4條，當機關首長不能視事時，其機關公文應由代理人代為署名。代理人在署名時應附上自己的職銜和姓名，在後方加註「代行」二字。同樣地，如果機關內部單位基於授權行文，也可以參照前述規定辦理。
公文應記明年月日並由負責者署名蓋章。
機關首長出缺由代理人代理首長職務時。其機關公文應由代理人署名。 機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜姓名於後，並加註「代行」二字。
機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由代理人署名。 機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。 機關內部單位基於授權行文，得比照前二項之規定辦理。
公文應記明年月日並由負責者署名蓋章。
機關首長出缺由代理人代理首長職務時。其機關公文應由代理人署名。 機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜姓名於後，並加註「代行」二字。
機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由代理人署名。 機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。 機關內部單位基於授權行文，得比照前二項之規定辦理。
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