院臺綜字第 1050011387 號

要旨

主旨

說明

一、按公文係以機關名義所為之公法上意思表示，其法律效果歸屬於機關，而機關之代表人為即為機關首長。依「公文程式條例」第 3 條及第 4 條規定，以機關名義行文，如有署名之需要，除機關首長出缺係由代理首長職務者署名外，縱機關首長有不能視事事由，仍署首長姓名並由代行人附署，以資辨明，亦即機關行文有署名需要，應由機關首長或出缺時之代理人署名，為公文對外生效之形式要件，其與公文之核決係依分層負責規定為之，尚屬有別。另所提實務上各機關授權分層負責核決之公文，仍繼續依 96 年 10 月 5 日停止適用之「行政機關分層負責實施要項」規定，於公文上註明依分層規定授權（單位）主管決行等字樣一節，上開字樣係機關公文於首長署名之外，另行加註相關文字，以利判別該件係授權單位主管決行、以機關名義對外行文之公文，並未變更上開機關公文應由機關首長署名之規定。二、至所提在符合「公文程式條例」第 4 條第 2 項首長因故不能視事之情形下，公文署名宜與公文核決人實質相符，以釐清行政責任一節，按機關公文對外行文之簽署，與公文係由首長或代理人核決無關，仍應以發文當日首長在勤與否為依據。惟為避免產生機關首長因故不能視事期間公文實際核決人與公文署名不一致之情事，有關首長請假前已核決之公文，以及代理人於首長請假期間代行核決之公文，均應依「文書處理手冊」第 38 點（四）規定，於核決當日分配繕印竣事，以求周延。此外，為利後續查考，有關首長因故不能視事期間之公文檔案，各機關可依「檔案法」第 12 條第 2 項規定，先行以電子方式儲存後再予銷毀。