根據私立老人福利機構設立許可及管理辦法第20條的規定，私立老人福利機構需要在每年的11月底之前檢具業務計畫書、年度預算書和工作人員名冊等文件，並報送主管機關備查。同樣地，在每年的5月底之前，私立老人福利機構需要檢具業務執行書、年度決算和人事概況等文件，並報送主管機關備查。然而，私立小型老人福利機構可以免除遵守這兩項規定，但直轄市、縣（市）主管機關可以根據需要要求負責人辦理相關事項。 此規定的參考資料為「私立老人福利機構設立許可及管理辦法」，該法規於2010年12月30日修正最新版本的第7條、第13條和第20條。根據此法規的範例，私立老人福利機構在每年底前應準備相關文件，以向主管機關報告業務計畫、預算、人事狀況和財務狀況。這些文件的提交和備查是確保老人福利機構運作合法、透明和有效的重要程序。
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