Les membres suppléants peuvent assister aux séances de la commission consultative paritaire mentionnée à l'article R. 272-1 sans prendre part aux débats. Ils n'ont voix délibérative qu'en l'absence des membres titulaires qu'ils remplacent.
Lorsqu'un représentant du personnel bénéficie d'un congé de maternité ou d'un congé d'adoption, il est remplacé temporairement par une personne désignée selon les modalités prévues aux 1° et 2° de l'article R. 272-15.
Le président de la commission peut convoquer des experts à la demande des représentants des collectivités territoriales ou établissements mentionnés à l'article L. 4 ou à la demande des représentants du personnel afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.
Les experts assistent à la seule partie des débats de la commission consultative paritaire relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée. Ils ne prennent pas part au vote.
La commission consultative paritaire mentionnée à l'article R. 272-1 se réunit au moins deux fois par an sur convocation de son président.
L'acte portant convocation est adressé par tous moyens, notamment par voie électronique, aux membres de la commission au moins huit jours avant la séance. Il fixe l'ordre du jour de la réunion.
Les membres de la commission reçoivent toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de la mission de la commission huit jours au moins avant la date de la séance.
Le président de la commission est tenu de convoquer la commission dans le délai d'un mois si la moitié au moins des représentants du personnel titulaires lui en font la demande par écrit.
En cas d'urgence ou en cas de circonstances particulières et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel, le président de la commission consultative paritaire mentionnée à l'article R. 272-1 peut décider qu'une réunion de la commission sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve qu'il soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées en début de celle-ci, afin que : 1° N'assistent que les personnes habilitées à l'être. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ; 2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats ; 3° Le cas échéant, lorsque le vote a lieu à bulletin secret à la demande de l'un des membres titulaires de la commission, le secret du vote soit garanti par tout moyen. Sous réserve de l'accord exprès de l'agent contractuel intéressé, la tenue d'une commission en matière disciplinaire peut être exceptionnellement autorisée dans le respect des dispositions du titre IX du décret n° 88-145 du 15 février 1988 relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale.
En cas d'impossibilité de tenir une réunion selon les modalités fixées à l'article R. 272-34, le président peut décider qu'une réunion, à l'exception de celle de la commission siégeant en matière disciplinaire, sera organisée par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique. Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu'ils puissent répondre dans le délai prévu pour la réunion.
Les modalités de réunions, d'enregistrement et de conservation des débats et échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par la commission sont fixées par le règlement intérieur, ou, à défaut, par la commission, en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Dans ce dernier cas, un compte rendu écrit détaille les règles retenues pour le déroulement de la réunion.
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