L'autorité investie du pouvoir de nomination ou, si la commission est placée auprès d'un centre de gestion, le président de ce centre préside la commission consultative paritaire mentionnée à l'article R. 272-1. Le président de la commission peut se faire représenter par un élu.
La commission consultative paritaire établit son règlement intérieur qui est approuvé par l'autorité territoriale. Lorsque la commission est placée auprès d'un centre de gestion, ce règlement est transmis aux autorités territoriales des collectivités et établissements affiliés.
Le secrétariat de la commission consultative paritaire est assuré par un représentant de l'administration désigné par l'autorité territoriale.
Un représentant du personnel est désigné par la commission consultative paritaire en son sein pour exercer les fonctions de secrétaire adjoint.
Les membres suppléants peuvent assister aux séances de la commission consultative paritaire mentionnée à l'article R. 272-1 sans prendre part aux débats. Ils n'ont voix délibérative qu'en l'absence des membres titulaires qu'ils remplacent.
Lorsqu'un représentant du personnel bénéficie d'un congé de maternité ou d'un congé d'adoption, il est remplacé temporairement par une personne désignée selon les modalités prévues aux 1° et 2° de l'article R. 272-15.
Le président de la commission peut convoquer des experts à la demande des représentants des collectivités territoriales ou établissements mentionnés à l'article L. 4 ou à la demande des représentants du personnel afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.
Les experts assistent à la seule partie des débats de la commission consultative paritaire relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée. Ils ne prennent pas part au vote.
La commission consultative paritaire mentionnée à l'article R. 272-1 se réunit au moins deux fois par an sur convocation de son président.
L'acte portant convocation est adressé par tous moyens, notamment par voie électronique, aux membres de la commission au moins huit jours avant la séance. Il fixe l'ordre du jour de la réunion.
Les membres de la commission reçoivent toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de la mission de la commission huit jours au moins avant la date de la séance.
Le président de la commission est tenu de convoquer la commission dans le délai d'un mois si la moitié au moins des représentants du personnel titulaires lui en font la demande par écrit.
En cas d'urgence ou en cas de circonstances particulières et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel, le président de la commission consultative paritaire mentionnée à l'article R. 272-1 peut décider qu'une réunion de la commission sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve qu'il soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées en début de celle-ci, afin que : 1° N'assistent que les personnes habilitées à l'être. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ; 2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats ; 3° Le cas échéant, lorsque le vote a lieu à bulletin secret à la demande de l'un des membres titulaires de la commission, le secret du vote soit garanti par tout moyen. Sous réserve de l'accord exprès de l'agent contractuel intéressé, la tenue d'une commission en matière disciplinaire peut être exceptionnellement autorisée dans le respect des dispositions du titre IX du décret n° 88-145 du 15 février 1988 relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale.
En cas d'impossibilité de tenir une réunion selon les modalités fixées à l'article R. 272-34, le président peut décider qu'une réunion, à l'exception de celle de la commission siégeant en matière disciplinaire, sera organisée par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique. Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu'ils puissent répondre dans le délai prévu pour la réunion.
Les modalités de réunions, d'enregistrement et de conservation des débats et échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par la commission sont fixées par le règlement intérieur, ou, à défaut, par la commission, en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Dans ce dernier cas, un compte rendu écrit détaille les règles retenues pour le déroulement de la réunion.
Les séances de la commission consultative paritaire mentionnée à l'article R. 272-1 ne sont pas publiques.
Les membres de la commission sont soumis à l'obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont connaissance en cette qualité.
La moitié au moins des membres doivent être présents ou représentés lors de l'ouverture de la réunion de la commission consultative paritaire mentionnée à l'article R. 272-1.
Lorsque le quorum mentionné à l'article R. 272-39 n'est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours à compter de la première réunion aux membres de la commission, qui siège alors valablement sans condition de quorum sur le même ordre du jour.
Un membre quittant la séance est remplacé par un membre suppléant. A défaut, il peut donner délégation à un autre membre de la commission pour voter en son nom. Un membre ne peut recevoir qu'une seule délégation de vote.
La commission consultative paritaire mentionnée à l'article R. 272-1 émet son avis ou sa proposition à la majorité des suffrages exprimés.
Lorsque la décision de l'autorité territoriale est subordonnée à une proposition ou à un avis de la commission, la décision peut légalement intervenir si, par suite d'un partage égal des voix, aucune proposition ou aucun avis n'a pu être formulé.
Un procès-verbal est établi après chaque séance de la commission consultative paritaire mentionnée à l'article R. 272-1. Il est signé par le président, le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis, dans le délai d'un mois à compter de la date de séance, aux membres de la commission. Ce procès-verbal est soumis à l'approbation des membres de la commission lors de la séance suivante.
Lorsque l'autorité territoriale prend une décision contraire à l'avis ou à la proposition émis par la commission, elle informe dans le délai d'un mois la commission des motifs qui l'ont conduite à ne pas suivre cet avis ou cette proposition.
Toutes facilités doivent être données aux membres de la commission consultative paritaire par les collectivités et établissements mentionnés à l'article L. 4 pour leur permettre d'exercer leurs attributions.
Des autorisations d'absence sont accordées aux représentants du personnel titulaires et suppléants au sein de la commission consultative paritaire mentionnée à l'article R. 272-1 selon les modalités déterminées par la sous-section 2 de la section 2 du chapitre IV du titre Ier du présent livre.
Les membres de la commission consultative paritaire mentionnée à l'article R. 272-1 ne perçoivent aucune rémunération du fait de leurs fonctions.
Les membres de la commission siégeant avec voix délibérative sont indemnisés, le cas échéant, de leurs frais de déplacement et de séjour, dans les conditions prévues par la réglementation relative aux déplacements temporaires qui leur est applicable.
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