Section 1 : Dépenses éligibles du projet
Les frais de personnel sont éligibles s'ils sont réalisés et payés par le porteur de projet, le chef de file ou le partenaire, nécessaires à la réalisation du projet et comportent un lien démontré avec celui-ci.
Les salaires, les gratifications ou indemnités réellement supportées (pour les personnels effectuant un stage, un service civique, la réserve opérationnelle de la gendarmerie et la réserve civile de la police) et les charges liées (taxes, cotisations sociales patronales et salariales), les variations de provisions pour congés payés enregistrées dans les comptes annuels ainsi que les traitements accessoires et les avantages divers prévus par la loi, les conventions collectives, le contrat de travail ou, le cas échéant, la convention de stage sont compris dans les frais de personnel.
Les personnels peuvent être affectés partiellement sur le projet, à temps fixe ou à temps variable par mois. Les dépenses présentées par le porteur de projet, le chef de file ou le partenaire sont proportionnées au temps effectivement passé par les personnels à la réalisation du projet cofinancé. Les dépenses des personnels à temps variables sont établies au moyen d'un taux d'affectation permettant le calcul des frais de personnel réellement liés au projet cofinancé.
Les frais de déplacement, de restauration et de séjour ne sont éligibles que pour les personnes qui participent directement aux activités du projet et dont le déplacement est nécessaire à sa mise en œuvre.
Ces frais doivent être justifiés, conformes à la politique de voyage de la structure et privilégier l'option la plus économique.
Ils sont éligibles sur la base des coûts réels ou d'indemnités journalières. Les organismes ayant leurs propres taux d'indemnité journalière les appliquent dans la limite des plafonds établis, conformément aux règles nationales en vigueur.
Les dépenses pour les équipements sont éligibles si elles sont nécessaires à la réalisation du projet. Les équipements doivent avoir des propriétés techniques adaptées au projet et être conformes aux normes applicables.
Les dépenses pour l'achat d'équipement d'une valeur inférieure à 20 000 euros hors taxes, sont éligibles, sauf dispositions particulières prévues au présent article, sur la base du prix d'achat total à condition que l'équipement soit acheté au plus tard six mois avant la fin du projet. A défaut, les dépenses sont inéligibles.
Les dépenses pour l'achat d'équipement d'une valeur supérieure ou égale à 20 000 euros hors taxes sont éligibles, sauf dispositions particulières prévues au présent article :
- sur la base du coût total si l'achat d'équipement est l'objet même du projet ;
- sur la base d'un amortissement correspondant à la durée et au taux réel d'utilisation pour le projet si l'achat d'équipement n'est pas l'objet même du projet, y compris si le bien est acheté avant le début du projet. Les dépenses d'amortissement déclarées doivent appliquer les règles de durée et les taux édictés par le porteur de projet, le chef de file ou le partenaire pour des biens de même type ;
- à condition que les équipements continuent à être utilisés pour la réalisation des mêmes objectifs que ceux que le projet poursuit après le jour de l'achat dudit équipement et pour une durée minimale de :
- trois ans ou plus en ce qui concerne les équipements liés aux technologies de l'information et de la communication ;
- cinq ans ou plus pour ce qui est des autres types d'équipements opérationnels et des moyens de transport ;
- dix ans pour les bateaux, hélicoptères, et avions.
Les dépenses relatives à l'achat d'équipement d'occasion sont éligibles lorsque :
- le matériel n'a pas déjà été financé par une subvention européenne au cours des cinq années précédant le démarrage du projet ;
- le vendeur a acquis le matériel neuf ;
- le prix du matériel d'occasion n'excède pas sa valeur sur le marché et est inférieur au coût de matériel similaire à l'état neuf. Cette condition est justifiée sur la base d'au moins deux devis ou sur la base d'un autre système approprié d'évaluation tel que des coûts de référence pour un matériel équivalent.
Les équipements peuvent faire l'objet d'une location, d'un crédit-bail. Les loyers sont éligibles.
Les frais de sous-traitance (notamment entretien et maintenance) sont éligibles à ce poste de dépense.
Conformément à l'article 5.4 du règlement (UE) n° 2021/1148, les dépenses d'équipement suivantes sont inéligibles dans le cadre de l'IGFV :
- les systèmes et services nécessaires aux points de passage frontaliers et pour la surveillance des frontières entre les points de passage frontaliers pour les frontières où les contrôles n'ont pas encore été levés ;
- les équipements liés à la réintroduction temporaire du contrôle aux frontières intérieures au sens de l'article 2, point 1 du règlement (UE) n° 2016/399 ;
- les équipements dont la finalité première est le contrôle douanier.
Conformément à l'article 5.5 du règlement (UE) n° 2021/1149, les dépenses d'équipement suivantes sont inéligibles dans le cadre du FSI :
- les équipements dont l'objectif principal est le contrôle douanier ;
- les équipements coercitifs, y compris les armes, les munitions, les explosifs et les bâtons anti-émeute, sauf pour la formation en lien avec le projet.
Les dépenses d'achat de biens immobiliers sont éligibles :
- au titre du FAMI et de l'IGFV sous réserve de l'article 5.4 du règlement (UE) n° 2021/1148. Ils ne sont pas éligibles au titre du FSI ;
- sur la base du coût total si l'achat de biens immobiliers est l'objet même du projet ;
- sur la base d'un amortissement correspondant à la durée et au taux réel d'utilisation pour le projet si l'achat de biens immobiliers n'est pas l'objet même du projet. Les dépenses d'amortissement déclarées doivent appliquer les règles de durée et les taux édictés par le porteur de projet, le chef de file ou le partenaire pour des biens de même type ;
- si le prix d'achat correspond à la valeur du marché ;
- si le bien n'a pas déjà été soutenu par une aide européenne au cours des cinq années précédant le démarrage du projet ;
- si le bâtiment est affecté à la destination fixée dans l'acte attributif de subvention et pour la période que celui-ci prévoit.
Les frais de construction et de rénovation de biens immobiliers sont éligibles au cofinancement sur la même base que l'achat.
Pour un marché public de travaux, la retenue de garantie devient éligible dès lors qu'elle est effectivement versée.
Pour ce qui concerne les dépenses d'infrastructure ou d'investissement productif dans les cas prévus à l'article 65.1 du RPDC, le délai de cinq ans prévu peut être réduit à trois ans sur décision de l'autorité de gestion. Le porteur de projet, le chef de file ou le partenaire s'engage à ne pas modifier la destination de l'investissement de façon substantielle pendant les quatre ans suivant le versement du solde.
La location de biens immobiliers est éligible si les conditions suivantes sont réunies :
- le bien n'a pas déjà été soutenu par une aide européenne au cours des cinq années précédant le démarrage du projet ;
- le bâtiment est affecté à la destination fixée dans l'acte attributif de subvention et pour la période que celle-ci prévoit.
Conformément au code de la commande publique, l'acquisition ou la location de biens immobiliers, parmi lesquels des bâtiments, dès lors qu'ils sont existants, ou de droits réels sur ces biens sont exclus de la réglementation de la commande publique.
Conformément à l'article 5.4 du règlement (UE) n° 2021/1148, les dépenses de biens immobiliers suivantes sont inéligibles dans le cadre de l'IGFV :
- les infrastructures, bâtiments, systèmes et services nécessaires aux points de passage frontaliers et pour la surveillance des frontières entre les points de passage frontaliers pour les frontières où les contrôles n'ont pas encore été levés ;
- les biens immobiliers liés à la réintroduction temporaire du contrôle aux frontières intérieures au sens de l'article 2, point 1 du règlement (UE) n° 2016/399 ;
- les biens immobiliers dont la finalité première est le contrôle douanier.
Les dépenses de prestations (fournitures, travaux ou services) sont éligibles si elles sont directement nécessaires à la réalisation du projet.
Le prestataire concourt au projet sur décision du porteur de projet, du chef de file ou du partenaire par le biais d'un contrat, d'une convention ou de tout autre document écrit. Le prestataire est un tiers qui n'est ni un participant ni un partenaire au projet, il contribue au projet par l'exécution de travaux, la livraison de fournitures ou la prestation de services qui ne peuvent être réalisés par le porteur de projet lui-même, le chef de file ou ses partenaires.
Les dépenses de prestations sont éligibles sauf :
- si elles donnent lieu à une augmentation injustifiée du coût d'exécution du projet sans y apporter une valeur ajoutée en proportion ;
- si le contrat conclu avec l'intermédiaire ou le consultant comporte des clauses en vertu desquelles le paiement de la prestation est défini en pourcentage du coût total du projet.
La retenue de garantie est éligible dès lors qu'elle est effectivement versée sur le compte de l'attributaire au plus tard avant la date finale d'éligibilité des dépenses.
Les prestataires s'engagent à respecter les obligations en matière de publicité et fournir aux organismes d'audit et de contrôle toutes les informations nécessaires concernant les activités de fournitures ou de prestation.
Les dispositions de l'article 11 du présent décret relatives à la mise en concurrence sont applicables aux dépenses de prestations.
Les dépenses éligibles, réalisées et payées par le porteur de projet pour les publics cibles à des fins d'assistance, sont :
- les frais quotidiens supportés par le porteur de projet pour les publics cibles ;
- les frais quotidiens supportés par les personnes rapatriées qui sont ensuite remboursés par le porteur de projet ;
- les sommes forfaitaires non remboursables, telles que les aides limitées au démarrage d'activités économiques, les incitations en espèces offertes aux personnes rapatriées, la participation financière à une formation.
Les règles relatives à la mise en concurrence définies à l'article 11 du présent décret s'appliquent selon le montant et le caractère homogène des dépenses déclarées.
Les dépenses liées aux obligations du porteur de projet dans le cadre du cofinancement de son projet et mentionnées dans l'acte attributif de subvention sont éligibles. Il s'agit :
- des dépenses liées à l'obligation de publicité inscrite dans le règlement portant dispositions communes et les règlements du FAMI, du FSI, et de l'IGFV ;
- des dépenses pour le montage et le suivi de la réalisation du projet présentées par le porteur de projet ou le chef de file, liées et nécessaires au projet ;
- des honoraires de tenue et de certification de la comptabilité par un commissaire aux comptes du porteur de projet, du chef de file ou du partenaire, liés et nécessaires au projet. Ces frais doivent être intégrés dans les coûts indirects.
Les coûts indirects sont des frais nécessaires au projet qui :
- soit ne peuvent être rattachables directement au projet ;
- soit sont des dépenses rattachables au projet mais qui, pour des raisons de gestion, ont été intégrées dans les coûts indirects.
Pour être éligibles, les dépenses indirectes concernées doivent être nécessaires à la réalisation du projet et précisées dans l'acte attributif de subvention. Les dispositions de l'article 24 du présent décret relatives aux options de coûts simplifiés sont applicables à ces dépenses.
Les coûts indirects sont couverts par l'utilisation d'un taux forfaitaire définis à l'article 54 du RPDC. Le montant des coûts indirects ne peut pas dépasser le montant fixé dans l'acte attributif de subvention.
Section 2 : Dépenses inéligibles du projet
Outre les dépenses inéligibles prévues par la réglementation européenne, sont inéligibles les charges et les dépenses suivantes :
- les impôts ;
- les pénalités, notamment les amendes pour retard de paiement des impôts, les pénalités financières hors contrat ou les coûts liés à des procédures judiciaires ;
- les frais de justice et de contentieux, tels que définis par le code de procédure pénale, ne relevant pas de l'assistance technique au sens de l'article 36 du RPDC ;
- les dotations aux amortissements et aux provisions, à l'exception des dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles et corporelles relevant du compte n° 6811 du plan comptable général « Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles et corporelles » ;
- les charges exceptionnelles relevant du compte n° 67 du plan comptable général ;
- les pertes générées par les opérations comptables qu'il s'agisse des provisions pour pertes, des créances douteuses ou de la provision pour dettes éventuelles ;
- les dividendes (hors dépenses de personnel des dirigeants non-salariés des PME) ;
- les frais liés aux accords amiables et les intérêts moratoires dans le cadre de contrats ayant pour objet l'exécution de travaux, la livraison de fournitures ou la prestation de services, avec une contrepartie économique constituée par un prix ou un droit d'exploitation ;
- l'achat de terrains non bâtis ;
- l'achat de terrains bâtis, lorsque le terrain est nécessaire à la mise en œuvre du projet, pour un montant supérieur à 10 % des dépenses totales éligibles du projet concerné. Pour les sites abandonnés ou ceux anciennement à usage industriel qui contiennent des bâtiments, cette limite est relevée à 15 % ;
- les contributions en nature ;
- la taxe sur la valeur ajoutée récupérable, à l'exception des cas prévus au point 1 alinéa c de l'article 64 du RPDC ;
- les assurances ;
- les frais d'ouverture et de tenue de comptes bancaires ;
- les frais de conseil, de notaire et d'expertise juridique, technique et financière ainsi que les honoraires de tenue et de certification de la comptabilité hors périmètre du projet du porteur de projet.
Section 3 : Dépenses éligibles de l'autorité de gestion et de l'autorité de gestion déléguée
Les dépenses de l'autorité de gestion et de l'autorité de gestion déléguée relatives à la préparation, à la gestion, au suivi y compris informatisé, à l'évaluation, à la formation, à l'information, à la communication, à la certification, au règlement des litiges et au contrôle de chacun des programmes nationaux ainsi que les dépenses visant à renforcer les moyens administratifs nécessaires à la mise en œuvre de ces programmes nationaux sont éligibles, y compris les dépenses du personnel affecté à ces tâches.
L'assistance technique du FAMI, du FSI et de l'IGFV peut financer des dépenses liées aux cadres financiers pluriannuels européens précédents et au suivants.
Source : Légifrance (DILA), Licence Ouverte / Open Licence 2.0.
