담보등기부의 보관
제8조
제8조(담보등기부의 보관) ① 담보등기부는 중앙관리소에서 보관한다. ② 폐쇄담보등기부에 대하여도 제1항을 준용한다.
동산ㆍ채권의 담보등기 등에 관한 규칙 제3장 담보등기부 등
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제1절 담보등기부와 부속서류
등기신청서나 그 밖의 부속서류의 이동 등
제9조
제9조(등기신청서나 그 밖의 부속서류의 이동 등) ① 등기관이 전쟁ㆍ천재지변 그 밖에 이에 준하는 사태를 피하기 위하여 신청서나 그 밖의 부속서류를 등기소 밖으로 옮긴 경우에는 지체없이 그 사실을 지방법원장(등기소의 사무를 지원장이 관장하는 경우에는 지원장을 말한다. 제44조를 제외하고는 이하 같다)에게 보고하여야 한다. ② 등기관이 법원으로부터 등기신청서나 그 밖의 부속서류의 송부명령 또는 촉탁을 받았을 때에는 그 명령 또는 촉탁과 관계가 있는 부분만 법원에 송부하여야 한다. ③ 제2항의 서류가 전자문서로 작성된 경우에는 해당 문서를 출력한 후 인증하여 송부하거나 전자문서로 송부한다.
등기고유번호 등
제10조
제10조(등기고유번호 등) 등기기록을 개설할 때에는 담보권설정자마다 등기고유번호를 부여하고, 담보권설정등기를 할 때에는 담보약정마다 등기일련번호를 부여하여 이를 등기기록에 기록하여야 한다.
등기기록의 양식
제11조
제11조(등기기록의 양식) ① 등기기록에는 담보권설정자에 관한 사항을 기록하는 담보권설정자부를 두고, 담보약정별로 담보권에 관한 사항을 기록하는 담보권부와 담보목적물에 관한 사항을 기록하는 담보목적물부를 둔다. ② 동산담보등기기록은 별지 제1호 및 제2호 양식, 채권담보등기기록은 별지 제3호 및 제4호 양식에 따른다.
등기부부본자료의 작성과 보관
제12조
제12조(등기부부본자료의 작성과 보관) ① 등기관이 등기를 마쳤을 때에는 전산정보처리조직을 이용하여 등기부부본자료를 작성하여야 한다. ② 등기부부본자료는 법원행정처장이 지정하는 장소에 보관하여야 한다. ③ 등기부부본자료는 담보등기부와 동일하게 관리하여야 한다.
담보등기부의 손상과 복구
제13조
제13조(담보등기부의 손상과 복구) ① 담보등기부(폐쇄담보등기부를 포함한다. 이하 이 조에서 같다)의 전부 또는 일부가 손상되거나 손상될 염려가 있을 때에는 전산운영책임관은 지체없이 그 상황을 조사한 후 처리방법을 법원행정처장에게 보고하여야 한다. ② 담보등기부의 전부 또는 일부가 손상된 경우에 전산운영책임관은 제12조의 등기부부본자료에 의하여 그 등기부를 복구하여야 한다. ③ 제2항에 따라 담보등기부를 복구한 경우에 전산운영책임관은 지체없이 그 경과를 법원행정처장에게 보고하여야 한다.
신청정보 등의 보존
제14조
제14조(신청정보 등의 보존) ① 법 제42조제2호에 따라 등기가 이루어진 경우 그 신청정보 및 첨부정보는 보조기억장치에 저장하여 보존하여야 한다. ② 법 제42조제2호에 따른 등기신청이 취하된 경우 그 취하정보는 보조기억장치에 저장하여 보존하여야 한다. ③ 제1항 및 제2항에 따라 저장된 정보는 중앙관리소에 5년간 보존하여야 한다. 이 경우 보존기간은 해당 연도의 다음해부터 기산한다. ④ 제3항의 보존기간이 종료된 정보는 법원행정처장의 인가를 받아 보존기간이 종료되는 해의 다음해 3월말까지 삭제한다. ⑤ 제4항에도 불구하고 전자문서의 특징 및 전자문서의 삭제 방법의 확립, 등기원인정보의 보존 필요성 등을 고려하여 대법원예규로 정하는 바에 따라 보존기간이 만료된 정보의 삭제를 유예할 수 있다.
제2절 담보등기에 관한 장부
등기소에 비치할 장부
제15조
제15조(등기소에 비치할 장부) ① 등기소에는 다음 각 호의 장부를 갖추어 두어야 한다. 1. 담보등기신청서 접수장 2. 기타 문서 접수장 3. 결정원본 편철장 4. 이의신청서류 편철장 5. 사용자등록신청서류 등 편철장 6. 신청서 기타 부속서류 편철장 7. 신청서 기타 부속서류 송부부 8. 각종 통지부 9. 열람신청서류 편철장 10. 제증명신청서류 편철장 11. 그 밖에 대법원예규로 정하는 장부 ② 제1항의 장부는 매년 별책으로 하여야 한다. 다만, 필요에 따라 분책할 수 있다. ③ 제1항의 장부는 전자적으로 작성할 수 있다.
접수장
제16조
제16조(접수장) ① 담보등기신청서 접수장에는 다음 각 호의 사항을 적어야 한다. 1. 접수연월일, 접수시각과 접수번호 2. 등기의 목적 3. 신청인의 성명 또는 명칭 4. 등기신청수수료 ② 제1항제1호의 접수번호는 1년마다 새로 부여하여야 한다. ③ 등기권리자 또는 등기의무자가 여러 명인 경우 담보등기신청서 접수장에 신청인의 성명 또는 명칭을 적을 때에는 신청인 중 1명의 성명 또는 명칭과 나머지 인원을 적는 방법으로 할 수 있다. ④ 등기신청 외의 등기사무에 관한 문서를 접수할 때에는 기타문서 접수장에 등재한다.
신청서 기타 부속서류 편철장
제17조
제17조(신청서 기타 부속서류 편철장) 신청서, 촉탁서, 통지서, 참여조서, 확인조서, 취하서 그 밖의 부속서류는 접수번호의 순서에 따라 신청서 기타 부속서류 편철장에 편철하여야 한다.
각종 통지부
제18조
제18조(각종 통지부) 각종 통지부에는 법 및 이 규칙에서 정하고 있는 통지사항, 통지를 받을 자 및 통지서를 발송하는 연월일을 적어야 한다.
장부의 보존기간
제19조
제19조(장부의 보존기간) ① 등기소에 비치하여야 할 장부의 보존기간은 다음과 같다. 1. 담보등기신청서 접수장 : 5년 2. 기타 문서 접수장 : 10년 3. 결정원본 편철장 : 10년 4. 이의신청서류 편철장 : 10년 5. 사용자등록신청서류 등 편철장 : 10년 6. 신청서 기타 부속서류 편철장 : 5년 7. 신청서 기타 부속서류 송부부 : 신청서 기타 부속서류가 반환된 날부터 5년 8. 각종 통지부 : 1년 9. 열람신청서류 편철장 : 1년 10. 제증명신청서류 편철장 : 1년 ② 장부의 보존기간은 해당 연도의 다음해부터 기산한다. ③ 보존기간이 종료된 장부 또는 서류는 지방법원장의 인가를 받아 보존기간이 종료되는 해의 다음해 3월말까지 폐기한다.
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출처: 국가법령정보센터(법제처) — Korea Ministry of Government Legislation, KOGL Type 1.