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經濟部標準檢驗局高雄分局辦事細則第 四 章 文書處理及公文稽查

本分局處理公文人員應遵照行政院「文書處理手冊」之規定辦理各項文書。

本分局職員，對於其經辦公文或公務須嚴格保守機密，不得有所洩漏或遺失。

1. 本分局公文收發，區分為總收發及單位收發二種。
2. 公文收發，使用公文管理系統列管，總收文登錄分辦後，列印公文分辦單由單位收發人員簽收確認，發文人員應註記發文及歸檔辦結日期，供稽催人員查考及歸檔存查銷號之用。

本分局收發人員除注意例行簽收、拆封、編號外須注意下列事項： 一、凡附有現金、支票、匯票或其他有價證券之公文，應即送出納在來文註明或發給收據後，再行分辦。 二、如來文封套上未註明密件，拆封後始發覺；為密件者，仍依密件處理。

單位收發人員應注意下列事項： 一、經點收清楚來文後，應在公文管理系統收件選項點收確認。 二、單位移文或送會時，應於送件選項輸入移往送會單位，並註明移文日期時間。 三、創稿文件，於創稿選項下登錄新增後，依規定程序列管。 四、存後提辦及先行復知文件，依創稿文件處理程序辦理。

發文人員應完成審查附件、掛號、繕校、用印、繕寫信封後依照公文性質緩急分別以普通、限時專送、掛號、快遞、電傳、電子郵件等方法寄遞。

公文處理時限以不超過下列時間為原則： 一、最速件隨到隨辦。 二、速件不超過三天。 三、普通件不超過六天。 四、人民申請案件除有關技術性或專業案件，辦理過程在七天以上者，其處理時限得另訂之，餘均以最速件處理。

各單位承辦之文件，若案情複雜，須經詳細審核磋商或查考複雜之前案，以及來文定有答復之期限，而不能於前條規定時限內辦出者，得按左列展期之規定辦理： 一、展期天數七日以內者，由單位主管核定。 二、展期天數逾七日者，由分局長核定。 三、來文定有答復期限，因故不能按期辦出者，應先協調函知來文單位。

各單位收發人員應根據現用公文管理系統，切實辦理公文稽催查詢。研考人員稽催查詢公文時效及公文品質相關事項。

檔案管理應依「事務管理規則」及行政院「檔案管理手冊」內有關檔案管理之規定辦理。有關內部作業，由秘書室自行訂定。

機密文件處理應依行政院「文書處理手冊」中文書保密及「國家機密保護辦法」辦理。