本法第一百零七條所稱採購之文件，指採購案件自機關開始計劃至廠商完成契約責任期間所產生之各類文字或非文字紀錄資料及其附件。
重點摘要政府採購法施行細則第112條之2界定「採購之文件」，指採購案件自機關計劃至廠商完成契約責任期間所產生的各類文字或非文字紀錄及附件。
Q · 政府採購要保存的「採購文件」到底包含哪些？
從機關計劃到履約完成期間的所有紀錄，含非文字資料
依政府採購法施行細則第112條之2，採購之文件不只合約與標單，而是「採購案件自機關開始計劃至廠商完成契約責任期間所產生之各類文字或非文字紀錄資料及其附件」。範圍涵蓋內部簽呈、會議紀錄、評選委員評分表、往來信函，以及照片、錄音、影像等非文字紀錄，全屬母法第107條應保存、爭議時可調閱的對象。
政府採購法第107條要求機關把採購文件保存下來備查，但「採購文件」到底指什麼？只是合約和標單嗎？本條把範圍開得比你想的大很多：從機關「開始計劃」採購那一刻起，一路到「廠商完成契約責任」為止，這整段期間產生的各類文字或非文字紀錄資料及其附件，全都算。也就是說，內部簽呈、會議紀錄、評選委員的評分表、往來信函、甚至照片影音等非文字紀錄，都在保存與備查的範圍內。對廠商而言，這意味著一旦發生爭議，這些文件都可能成為調閱、舉證的對象；對機關而言，這條把該留什麼講清楚，留不齊就是把柄。看懂這條的人，知道採購爭議的真相往往不在合約裡，而在那些被忽略的過程紀錄中。
政府採購法施行細則第112條之2為定義性條款，界定母法第107條所稱「採購之文件」之範圍：指採購案件自機關開始計劃，至廠商完成契約責任期間所產生之各類文字或非文字紀錄資料及其附件，據此劃定政府採購文件保存與調閱的範圍邊界。
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可以爭取。依本細則第112條之2，從機關開始計劃到廠商完成契約責任期間產生的各類紀錄都屬「採購之文件」，評選會議紀錄、委員評分表都在範圍內，是政府採購法第107條應保存的文件。在異議或申訴書中具體寫明要哪份文件並援引這條定義，比含糊說「請提供相關資料」更難被機關打發。
不只。本條明文採購文件包含「各類文字或非文字紀錄資料及其附件」，所以會勘照片、錄音、影像等非文字紀錄同樣算採購文件，依政府採購法第107條應予保存。很多採購爭議的真相藏在非文字紀錄裡，爭議一發生就要儘早主張這些都屬應保存的採購文件並請求調取，拖久了恐因保存疏失而散失。
指採購案件自機關開始計劃至廠商完成契約責任期間所產生的各類文字或非文字紀錄資料及附件。
合約標單之外，簽呈、會議紀錄、評選評分表、往來信函、照片錄音影像都算。
照片、錄音、影像等非以文字呈現的紀錄，本條明文納入採購文件範圍。
從機關開始計劃採購那一刻起，到廠商完成契約責任為止的整段期間。
在異議或申訴書中具體指明文件名稱，援引本條定義其屬採購文件，循採購法75、76條程序聲請調取。
評選會議紀錄、委員評分表、評選相關往來文件，都屬計劃到決標期間的採購文件。
從需求簽呈到結案報告的全程文字與非文字紀錄，依母法107條保存備查。
調取會勘照片、會議紀錄、評分表等過程紀錄，這些非文字紀錄常能還原當時真相。
前者界定採購法107條保存範圍、循異議申訴調取；後者依資訊公開法主動或申請公開，範圍與途徑不同。
107條設保存義務，112條之2界定「採購之文件」是什麼，一個是義務、一個是範圍定義。
| 比較面向 | 采購之文件（細則112條之2） | 政府資訊公開法第7條 |
|---|---|---|
| 規範目的 | 界定政府採購法107條保存義務的範圍 | 規範政府資訊主動公開的項目 |
| 取得途徑 | 採購異議申訴程序中聲請調取 | 向機關申請提供或主動公開 |
| 範圍涵蓋 | 計劃到履約完成全程文字與非文字紀錄 | 限法定應主動公開之政府資訊類別 |
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