會計法 第 78 條

不夠。第78條要求的是分年編號收藏並製目錄備查，也就是要按年度編號、歸檔，還要有一份查得到的目錄。一堆沒編號、調不出的檔案，在審計或調查時形同沒有保存。真正會被檢驗的不是你有沒有留，而是有人來要時你多快調得出來，目錄就是那把鑰匙。

要。第78條明文把機器處理會計資料之貯存體納入，硬碟、磁帶等貯存體一樣要分年編號收藏。電子化只是換了載體，保存與可檢索的責任沒有消失，還多了讀取相容與毀損風險，定期確認舊資料還讀得出來，是電子時代特有的隱形地雷。

規範政府會計檔案的歸檔程序，要求用完的會計報告、簿籍、貯存體與裝訂成冊憑證分年編號收藏並製目錄備查。

使用完畢的會計報告、簿籍、機器處理會計資料貯存體，以及裝訂成冊的會計憑證，四類全包。

製作記明年度、類別、編號、存放位置的目錄，讓審計或調查時能即時檢索調出對應檔案。

指以電子或機器方式處理的會計資料所存放的載體，例如硬碟、磁帶，這些一樣要編號歸檔。

使用完畢即啟動 → 依會計年度編號 → 收藏歸檔 → 製目錄備查 → 定期核對目錄與實物。

建議至少記明年度、類別、編號、存放位置，紙本與電子貯存體都列入，方便日後即時檢索。

分年編號歸檔外，須定期確認讀取相容與防毀，避免年代久遠後資料還在卻讀不出來。

簽收前逐項核對分年編號是否齊全、目錄是否完整，缺漏在簽收前挑出，責任仍在前手。

第78條管怎麼歸檔（分年編號＋目錄），第83條管會計憑證保存幾年（至少2年），層次不同。

第78條是歸檔方式，第84條規定報告、帳簿、貯存體、處理手冊的保存年限。