Par dérogation aux sections 1 et 2 du chapitre II du titre II du livre Ier du code de la sécurité sociale (partie réglementaire-décrets simples), les dispositions des sous-sections 1 à 4 de la présente section sont applicables aux caisses départementales et pluridépartementales de mutualité sociale agricole, à la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole ainsi qu'à leurs associations et groupements d'intérêt économique.
Les opérations financières et comptables des organismes de mutualité sociale agricole sont effectuées, sous le contrôle du conseil d'administration, par un directeur et un directeur comptable et financier. Le directeur comptable et financier peut se voir confier par le directeur ou la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole toute mission compatible avec ses attributions.
Les opérations de recettes et de dépenses donnent lieu à l'établissement d'ordres de recettes et d'ordres de dépenses revêtus de la signature du directeur ou de son délégué et du visa du directeur comptable et financier ou de son délégué.
Le directeur, le directeur adjoint et leurs conjoints ne peuvent assumer les fonctions de directeur comptable et financier ou de délégué du directeur comptable et financier. Sauf autorisation du responsable du service mentionné à l'article R. 155-1 du code de la sécurité sociale, les délégués du directeur ou leurs conjoints ne peuvent assumer les fonctions de directeur comptable et financier ou de délégué du directeur comptable et financier.
Les opérations de recettes et de dépenses effectuées par le directeur et le directeur comptable et financier sont suivies dans une comptabilité aménagée de manière à faire apparaître distinctement celles relatives : 1° Aux assurances sociales agricoles des salariés ; 2° Aux prestations familiales agricoles ; 3° A l'assurance vieillesse des exploitants ; 4° A l'assurance maladie des exploitants ; 5° A l'assurance accident du travail des exploitants agricoles ; 6° A la retraite complémentaire obligatoire des exploitants agricoles ; 7° A l'assurance facultative et complémentaire ; 8° Aux opérations d'administration ; 9° Au contrôle médical ; 10° A l'action sanitaire et sociale ; 11° Aux établissements et œuvres ; 12° Aux indemnités prévues à l'article L. 732-4.
Les opérations d'administration, le contrôle médical, l'action sanitaire et sociale, les établissements et oeuvres donnent lieu à l'établissement de budgets distincts. Le budget des opérations d'administration est établi compte tenu des plafonds de gestion, notifiés aux caisses.
Une instruction conjointe du ministre chargé de l'agriculture, du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé du budget détermine les règles générales d'application des dispositions des articles D. 723-154, D. 723-165 à D. 723-166, D. 723-168, D. 723-169 et D. 723-211 à D. 723-213.
Le directeur constate et liquide les droits et charges de l'organisme. Il a seul qualité pour procéder à l'émission des ordres de recette et des ordres de dépense. Toutefois, il peut déléguer, à titre permanent, sa signature aux agents de direction nommés par le conseil d'administration pour effectuer sous l'autorité du directeur les opérations financières et comptables, ou à tous autres agents agréés par le conseil. La délégation de signature, consentie par le directeur, doit préciser pour chaque agent la nature des opérations qu'il peut effectuer et leur montant maximal. En cas d'absence momentanée ou d'empêchement du directeur, ses fonctions sont exercées par le directeur adjoint lorsqu'il en existe un. En cas d'absence momentanée ou d'empêchement du directeur et du directeur adjoint ou, à défaut de directeur adjoint, le directeur peut, avec l'autorisation du conseil d'administration, se faire suppléer dans ses fonctions par un agent de la caisse spécialement désigné à cet effet.
Le directeur liquide les créances de l'organisme. Il a seul qualité pour certifier, par la signature de l'ordre de recette, la réalité de la créance. A chaque ordre de recette sont jointes, s'il y a lieu, les pièces justificatives. Les documents individuels ou collectifs obtenus par duplication ou reproduction ne constituent des ordres de recette qu'autant qu'ils sont revêtus de la signature du directeur ou de son délégué. Les ordres de recette sont conservés par le directeur comptable et financier.
Les encaissements effectués en exécution des obligations constatées par un contrat, une convention ou un titre de propriété dont le directeur comptable et financier assure la conservation, par application de l'article D. 723-206, donnent lieu annuellement à la délivrance par le directeur d'ordres de recette de régularisation soit individuels, soit collectifs. Les encaissements de recettes non liquidées par la caisse font l'objet d'ordres de recette collectifs journaliers.
Le directeur est responsable de l'application des mesures destinées à provoquer sans délai la liquidation et le recouvrement des créances de l'organisme.
Le directeur, dans la limite de ses pouvoirs, engage les dépenses de la caisse. Il est seul chargé de la liquidation de toutes les dépenses.
Le directeur délivre les ordres de dépense de la caisse.
Pour les opérations d'administration, de contrôle médical, d'action sanitaire et sociale, des établissements et oeuvres, l'ordre de dépense énonce l'imputation budgétaire de la dépense ; il indique la référence des pièces justificatives produites à l'appui de la dépense : le montant en est exprimé, soit en toutes lettres, soit en chiffres, au moyen d'appareils donnant des garanties d'inscription au moins égales à celles de l'inscription en toutes lettres ; il est daté et signé par le directeur ou son délégué.
L'ordre de dépense contient toutes les indications de nom et de qualité nécessaires pour permettre au directeur comptable et financier de s'assurer de l'identité du créancier. Il est appuyé, s'il y a lieu, des pièces justificatives. Il doit porter référence aux pièces justificatives lorsqu'elles ne sont pas jointes. Les documents individuels ou collectifs obtenus par duplication ou reproduction ne peuvent constituer des ordres de dépense que s'ils sont revêtus de la signature du directeur ou de son délégué. Les rectifications de toute nature apportées aux ordres de dépense ou aux pièces justificatives doivent être approuvées par le directeur ou par son délégué.
Les factures et mémoires doivent être revêtus d'une mention certifiant la réception des biens ou l'exécution des services. Lorsqu'il s'agit de fournitures non fongibles, mention doit être faite du numéro d'inscription sur les documents de prise en charge.
En cas de paiement d'acomptes, le premier ordre de dépense doit être appuyé des pièces qui constatent les droits des créanciers au paiement de ces acomptes. Pour les acomptes suivants, les ordres de dépense rappellent les justifications déjà produites, ainsi que les dates et numéros des ordres de dépense auxquelles elles sont jointes.
Les ordres de dépense sont conservés par le directeur comptable et financier.
En cas de perte d'un ordre de dépense, le directeur en délivre duplicata au vu d'un certificat du directeur comptable et financier attestant que l'ordre de dépense n'a été acquitté ni par lui, ni pour son compte. L'attestation de non-paiement est jointe au duplicata délivré par le directeur qui conserve la copie certifiée de ces pièces.
Les imputations de dépenses reconnues erronées pendant le cours d'un exercice sont rectifiées, en ce qui concerne les opérations d'administration, de contrôle médical, d'action sanitaire et sociale, des établissements et oeuvres, dans les écritures du directeur comptable et financier au moyen de certificats de réimputation délivrés par le directeur.
L'imputation des dépenses ne peut plus être modifiée par le directeur et le directeur comptable et financier lorsque les comptes ont été arrêtés par le directeur.
Dans les cas fixés à l'article D. 723-201 le directeur peut, sous sa responsabilité, requérir par écrit qu'il soit passé outre au refus de visa et de paiement opposé par le directeur comptable et financier à l'encontre d'un ordre de dépense émis par lui. La réquisition de paiement a pour effet d'écarter la responsabilité financière du directeur comptable et financier dans les conditions prévues par l'article L. 131-7 du code des juridictions financières. L'ordre de réquisition est transmis à la Cour des comptes.
L'ordre de dépense peut être donné sur la pièce justificative de la dépense.
Le directeur comptable et financier est chargé de la comptabilité générale et peut vérifier l'exactitude des comptes individuels dont la tenue incombe aux services techniques. La comptabilité analytique est tenue par le directeur comptable et financier.
Tout organisme de mutualité sociale agricole contrôle par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine. Toutefois, lorsque l'organisme procède à un inventaire permanent, il réalise un inventaire physique au moins tous les trois ans. Le directeur comptable et financier de l'organisme s'assure, au moins une fois par an, de la concordance entre l'inventaire comptable des actifs et leur inventaire physique prévu au précédent alinéa.
Les caisses de mutualité sociale agricole sont tenues, d'une part, de contracter une assurance contre les détournements ou vols d'espèces soit dans les locaux de la caisse, soit en cours de transport et, d'autre part, de prendre matériellement les mesures de sécurité qui s'imposent à l'occasion de la manipulation des espèces et de la garde des valeurs. Un arrêté du ministre chargé de l'agriculture et du ministre chargé de la sécurité sociale fixe le montant minimal de cette assurance.
Le directeur comptable et financier peut se faire suppléer, pour tout ou partie de ses attributions, par un délégué muni d'une procuration régulière et agréé par le conseil d'administration. Il peut également charger certains agents du maniement des fonds ou de l'exécution de certaines opérations, et notamment des vérifications. Les délégations données à ces agents doivent être approuvées par le directeur et préciser la nature des opérations qu'elles concernent et leur montant maximal.
Au cas de vacance d'emploi par suite de décès, démission, licenciement ou retrait d'agrément, ou pour toute autre cause, le conseil d'administration, sur proposition du directeur, procède à la désignation d'un agent comptable intérimaire, après avis conforme du directeur départemental ou, le cas échéant, régional des finances publiques et du responsable du service mentionné à l'article R. 155-1 du code de la sécurité sociale. Le directeur comptable et financier intérimaire est installé dans les conditions prévues à l'article D. 122-10 du code de la sécurité sociale. La durée de cet intérim ne peut excéder six mois, sauf renouvellement d'égale durée dans les mêmes conditions. Toutefois, lorsque le directeur comptable et financier est empêché temporairement d'exercer ses fonctions par une affection de longue durée, l'intérim peut être renouvelé par période de six mois jusqu'à la reprise de service de l'intéressé ou jusqu'à l'expiration du délai pendant lequel celui-ci conserve le bénéfice de ses appointements ou est mis en congé sans traitement, en application des dispositions conventionnelles régissant ses relations avec la caisse. A l'expiration de ce délai, si le directeur comptable et financier n'est pas en état de reprendre son service, il est procédé à son remplacement.
Le directeur comptable et financier rend compte de ses actes devant le conseil d'administration ainsi que devant les autorités qui l'ont agréé.
Le directeur comptable et financier est, en outre, soumis aux vérifications prévues par les lois et règlements en vigueur. Le directeur comptable et financier qui refuse à un vérificateur dûment habilité de présenter sa comptabilité ou d'établir l'inventaire des fonds et valeurs est immédiatement suspendu de ses fonctions dans les conditions prévues aux premier et deuxième alinéas de l'article R. 123-52 du code de la sécurité sociale. La même mesure est prise contre lui s'il est constaté une irrégularité d'une nature telle que sa fidélité puisse être mise en doute.
Le directeur comptable et financier est chargé : 1° De l'encaissement régulier des ordres de recettes qui lui sont remis par le directeur ; 2° De l'encaissement, à leur échéance, des créances constatées par un contrat, une convention ou un titre de propriété dont il assure la conservation, par application de l'article D. 723-206 ; 3° De l'exécution des dépenses qu'il est tenu de faire ; 4° De la garde et de la conservation des fonds et valeurs ; 5° De la position des comptes externes de disponibilité qu'il surveille et dont il ordonne les mouvements ; 6° De la justification de ses opérations comptables, ainsi que de l'exacte concordance entre les résultats de ses opérations et de la position de ses comptes de disponibilité. Le directeur comptable et financier est tenu de définir et d'assurer les contrôles en matière de recettes, de dépenses et de patrimoine. Il précise, à cet effet, dans le plan de contrôle interne mentionné aux articles D. 114-4-7 et D. 114-4-20 du code de la sécurité sociale : a) les procédures de vérification des opérations de dépenses et de recettes des gestions techniques et budgétaires ; b) les modalités de contrôle des données ou pièces justificatives ; c) la hiérarchie des contrôles par nature des opérations, ceux-ci pouvant ne pas être exhaustifs ; d) les procédures des contrôles prévues à l'article D. 723-243.
L'état des restes à recouvrer doit présenter un total égal à la différence entre le montant des ordres de recettes pris en charge par le directeur comptable et financier et le montant des recouvrements qu'il a effectués.
La prise en charge de l'ordre de recette est datée et signée par le directeur comptable et financier ou son délégué. Le directeur comptable et financier vérifie, dans les conditions définies à l'article D. 723-191, la régularité des ordres de recettes établis et signés par le directeur.
Tous les encaissements en numéraire effectués par le directeur comptable et financier donnent lieu à l'établissement d'une quittance extraite d'un carnet à souches. Lorsque la partie prenante exige expressément la délivrance d'un reçu au titre des règlements faits par un mode de paiement autre que le numéraire, le comptable intéressé établit une déclaration de versement tirée d'un carnet à souches. Les chèques doivent être établis à l'ordre de la caisse de mutualité sociale agricole.
Le directeur comptable et financier porte, sans délai, sur les pièces justificatives, une mention constatant le paiement. Il vérifie, dans les conditions définies à l'article D. 723-191, la régularité des ordres de dépenses établis et signés par le directeur. Pour l'ensemble des opérations de l'organisme, la vérification porte sur les points suivants : 1° La qualité du signataire ou de son délégué ; 2° La validité de la créance ; 3° Le caractère libératoire du règlement. Pour la gestion budgétaire, cette vérification porte, en outre, sur la disponibilité des crédits et l'exacte imputation de la dépense. Le contrôle de la validité de la créance a pour objet de vérifier, conformément à l'acte d'engagement, les droits des créanciers ou la réalité soit des fournitures livrées, soit des services accomplis par le créancier et l'exactitude des calculs de liquidation établis par le directeur.
Un organisme de mutualité sociale agricole peut mettre en place un service facturier, placé sous l'autorité du directeur comptable et financier, qui est chargé de recevoir et d'enregistrer les factures et titres établissant les droits acquis aux créanciers. Dans ce cas, le montant de la dépense est arrêté par le directeur comptable et financier au vu des factures et titres mentionnés à l'alinéa précédent et de la certification du service fait qui constitue l'ordre de payer. Les conditions de mise en place du service facturier mentionné au premier alinéa sont fixées par arrêté du ministre chargé de l'agriculture.
Le directeur comptable et financier qui, à l'occasion des vérifications effectuées en application de l'article D. 723-198, constate une irrégularité doit surseoir au paiement et aviser le directeur de la caisse ou, pour les prestations gérées pour le compte de tiers, l'autorité qui instruit le dossier. Le directeur peut requérir par écrit qu'il soit passé outre au refus de paiement. Le directeur comptable et financier paie immédiatement et annexe à l'ordre de paiement l'original de la réquisition qu'il a reçue. Il en rend compte au président du conseil d'administration qui en informe le conseil d'administration, le ministre chargé de l'agriculture et la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole. Il ne peut être procédé à la réquisition dans les cas suivants : 1° Opposition faite entre les mains du directeur comptable et financier ; 2° Contestation sur la validité de la quittance ; 3° Absence de service fait ; 4° Absence ou insuffisance de crédits ouverts pour les opérations d'administration, de contrôle médical, d'action sanitaire et sociale, des établissements et oeuvres ; 5° Annulation de la décision du conseil d'administration par le ministre chargé de l'agriculture faite dans les conditions prévues à l'article R. 152-3 du code de la sécurité sociale.
Lorsqu'il a reçu un ordre régulier, le directeur comptable et financier établit que la caisse est libérée de sa dette après l'expiration du délai nécessaire pour vérifier l'ordre de paiement et assurer son exécution. La caisse est libérée de sa dette si le paiement a été fait selon des modes de règlement prévus à l'article D. 723-203 au profit de la personne capable de donner valablement quittance, soit en qualité de créancier, soit en qualité de mandataire, d'ayant droit ou d'ayant cause dudit créancier. Toute saisie, opposition, signification ayant pour objet d'arrêter un paiement et de faire connaître qu'une personne autre que le créancier a qualité pour donner quittance doit être faite entre les mains du directeur comptable et financier. La caisse est également libérée si le bénéfice d'une prescription peut être invoqué ou encore si les sommes dont elle est redevable et que le créancier refuse de recevoir sont déposées à la Caisse des dépôts et consignations.
Sont considérés comme ayant un caractère libératoire les règlements effectués par remise à la personne qualifiée pour donner quittance d'espèces ou de chèque d'un montant égal au montant de la dette. Est également considérée comme ayant un caractère libératoire l'inscription du montant de la dette au crédit d'un compte bancaire ouvert au nom de la personne qualifiée pour donner quittance.
Les fonds et valeurs dont le directeur comptable et financier assure la garde doivent être conservés distinctement de ceux qu'il détient à titre personnel. Ils comprennent : 1° Le numéraire ; 2° Les chèques bancaires et les valeurs bancaires à encaisser ; 3° Les titres nominatifs, au porteur ou à ordre, et les valeurs diverses acquises par la caisse dans le cadre de la réglementation en vigueur. Chacune de ces catégories de fonds et valeurs est suivie distinctement dans des comptes dont la position doit à tout moment être conforme à l'inventaire desdits fonds et valeurs. Toute discordance entre la position des comptes et les résultats de l'inventaire oblige le directeur comptable et financier à constater immédiatement l'existence d'un excédent ou d'un manquant. Les excédents sont acquis à la caisse à l'expiration des délais de prescription.
Tous les deniers ressortissant à un même poste comptable sont confondus dans une même encaisse. L'existence d'un poste comptable est établie par la réunion en un même lieu de fonds, de valeurs ou documents justificatifs d'opérations comptables. Le montant maximal journalier de l'encaisse en numéraire est fixé par décision du conseil d'administration dans le cadre des directives données par le ministre chargé de l'agriculture.
Seul le directeur comptable et financier a qualité pour recevoir et détenir les titres de propriété et les titres de créance. Il en assure la conservation.
Les comptes externes de disponibilités dont les directeurs comptables et financiers peuvent ordonner les mouvements dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur comprennent : 1° (Supprimé) ; 2° Les comptes de fonds tenus par tout établissement de crédit agréé dans un Etat membre de l'Espace économique européen ; 3° Les comptes de disponibilités courantes tenus par la Caisse des dépôts et consignations ou ses préposés.
Les divers comptes de disponibilité sont ouverts sur décision du conseil d'administration à la diligence du directeur comptable et financier. Avis de l'ouverture de ces comptes doit être donné au directeur départemental ou, le cas échéant, régional des finances publiques intéressé. Le directeur comptable et financier qui provoque l'ouverture d'un compte externe de disponibilités non prévu par la réglementation commet une faute de service passible de sanction disciplinaire. Commet également une faute de service passible de sanction disciplinaire le directeur comptable et financier qui omet de virer, dans les conditions fixées conjointement par le ministre chargé du budget, le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé de l'agriculture, la part des cotisations encaissées par la caisse de mutualité sociale agricole et revenant aux caisses centrales. Le directeur comptable et financier doit périodiquement rapprocher ses écritures de celles de ses correspondants.
Les pièces justificatives sont classées dans les archives du directeur comptable et financier. Les pièces justificatives qui doivent être conservées sont énumérées par instructions ministérielles.
Le directeur comptable et financier doit être en mesure d'établir à tout moment l'équilibre entre, d'une part, les résultats des opérations et l'inventaire des titres et valeurs et, d'autre part, la position des comptes de disponibilités.
La comptabilité des organismes de mutualité sociale agricole a pour fonction : 1° De faire apparaître la situation patrimoniale de l'organisme, active et passive ; 2° De déterminer les résultats globaux de l'exercice ; 3° De dégager les résultats en fin d'exercice et de les comparer aux prévisions ; 4° De dégager éventuellement les résultats analytiques d'exploitation ; 5° D'établir les statistiques dans les conditions prévues à l'article D. 723-221. Elle retrace les opérations des gestions budgétaires, les opérations des gestions techniques, les opérations de trésorerie, les opérations faites avec les tiers ou pour le compte de tiers, les mouvements du patrimoine des organismes.
La comptabilité générale est tenue selon le principe de la partie double. L'exercice comptable s'étend, sauf dérogation, du 1er janvier au 31 décembre.
La comptabilité des organismes de mutualité sociale agricole doit permettre, grâce à l'enregistrement des opérations au jour le jour, de suivre distinctement, pour les salariés et les non-salariés agricoles, par branche et catégorie d'opérations mentionnées à l'article D. 723-158, l'état des cotisations émises et encaissées et des autres recettes encaissées, ainsi que des prestations et autres dépenses payées, depuis le début de l'exercice.
La comptabilité des caisses départementales et pluridépartementales et de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole est établie selon le plan comptable prévu à l'article L. 114-5 du code de la sécurité sociale. Les règles d'établissement et d'arrêté des comptes annuels ainsi que des comptes combinés des régimes de protection sociale agricole sont fixées à l'article R. 114-6-1 du code de la sécurité sociale.
Une instruction du ministre chargé de l'agriculture, du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé de l'économie définit notamment les règles de comptabilisation des biens, des charges, bonis ou pertes sur réalisations. Le remboursement des avances, l'affectation des excédents, l'apurement des déficits doivent être effectués dans les conditions fixées par instructions du ministre chargé de l'agriculture, du ministre chargé de la sécurité sociale.
Des instructions particulières du ministre chargé de l'agriculture et du ministre chargé de la sécurité sociale déterminent notamment : 1° Les procédés d'application du plan comptable unique aux organismes de mutualité sociale agricole ; 2° La liste des registres et documents comptables ; 3° La tenue desdits registres et documents ; 4° Les liaisons qui s'établissent entre, d'une part, le siège de la caisse et, d'autre part, les caisses secondaires, les correspondants et les oeuvres ; 5° Les registres et documents comptables qui doivent être tenus et établis au titre des opérations effectuées par les caisses secondaires, correspondants et oeuvres. Une partie de ces registres et documents peut être établie par le siège de la caisse dans les conditions fixées par les instructions précitées ; 6° Les opérations d'inventaires effectuées en fin d'année ; 7° La tenue de la comptabilité matières prévue à l'article D. 723-183 ; 8° Les conditions d'établissement des statistiques prévues à l'article D. 723-221.
Les comptes annuels comprennent : 1° Le bilan ; 2° Les comptes de résultats ; 3° L'annexe.
Les comptes annuels établis par le directeur comptable et financier et arrêtés par le directeur sont ensuite présentés par le directeur et le directeur comptable et financier au conseil d'administration. Le directeur remet chaque année au conseil d'administration un rapport sur le fonctionnement administratif et financier de l'organisme.
Les opérations d'administration comprennent toutes les dépenses nécessaires au fonctionnement des caisses de mutualité sociale agricole ou qui leur sont imposées au profit de services ou organismes en application des textes législatifs et réglementaires, à l'exception des dépenses de l'action sanitaire et sociale, des dépenses des établissements et oeuvres, des dépenses de contrôle médical. L'ensemble des dépenses de fonctionnement des diverses sections créées en application des dispositions de l'article L. 723-3, y compris les dépenses communes de la section d'action sanitaire et sociale sont imputées intégralement aux opérations d'administration, à l'exclusion des dépenses de même nature qui sont imputées à d'autres budgets par application des dispositions réglementaires ou d'instructions spéciales.
Les caisses de mutualité sociale agricole transmettent périodiquement au ministre chargé de l'agriculture la statistique des opérations effectuées dans les conditions fixées par instructions de ce ministre.
I.-Les livres, registres et documents comptables sont conservés pendant six ans après la clôture des comptes de l'exercice qu'ils concernent. Les titres de propriété ne peuvent être détruits. Les pièces justificatives, à l'exception de celles qui se rapportent aux gestions techniques, sont conservées pendant six ans après la clôture des comptes de l'exercice qu'elles concernent, sous réserve des délais de prescription de droit commun applicables à certaines opérations particulières. II.-Pour les gestions techniques, les délais de conservation des pièces justificatives sont les suivants : 1° Six mois après le délai de prescription au I de l'article L. 725-7-I pour les cotisations, pénalités et majorations de retard dues aux régimes agricoles de protection sociale ; 2° Six mois après le délai de prescription mentionné à l' article L. 332-1 du code de la sécurité sociale et au III de l'article L. 725-7 du présent code pour les prestations maladie, maternité et décès ; 3° Six mois après le délai de prescription mentionné à l' article L. 553-1 du code de la sécurité sociale pour les prestations familiales et les prestations gérées pour le compte de tiers ; 4° Cinq ans après le décès du titulaire pour les prestations d'assurance vieillesse, d'assurance vieillesse complémentaire obligatoire et d'assurance invalidité ; 5° Cinq ans après le décès de la victime de l'accident du travail ou d'une maladie professionnelle ou de ses ayants droit. Ces délais sont prolongés lorsque les droits et obligations constatés sur les pièces justificatives sont susceptibles de faire l'objet d'une révision ou font partie d'un dossier litigieux. III.-La liste des pièces justificatives des opérations techniques et de gestion administrative est dressée par une instruction du ministre chargé de l'agriculture. Les conditions de conservation des pièces justificatives ainsi que les modalités techniques d'archivage des documents sont fixées par une instruction de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole, selon la nature des documents à conserver.
A l'expiration des délais de conservation prévus à l'article D. 723-223, la destruction d'un livre, d'un registre, d'un document ou d'une pièce justificative intervenant dans le cadre des dispositions prévues par l' article R. 212-14 du code du patrimoine est constatée par un procès-verbal signé par le directeur et le directeur comptable et financier.
Les avances de fonds mises à la disposition des caisses secondaires ne peuvent dépasser le montant moyen des paiements d'une quinzaine. Elles ne peuvent être complétées ou renouvelées qu'au fur et à mesure des justifications fournies.
Le directeur comptable et financier peut, dans les conditions prévues aux articles D. 723-207 et D. 723-208, faire ouvrir des comptes de disponibilités à ses délégués des caisses secondaires pour l'exécution, sous la signature des agents habilités à cet effet, de retraits de fonds, de paiements ou de virements.
Les fonctionnaires habilités par le ministre chargé de l'agriculture, le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé de l'économie et des finances ont libre accès dans tous les services et établissements relevant des caisses de mutualité sociale agricole. Ils doivent, lors de leurs opérations sur place et au moment même d'y procéder, en donner avis au directeur de l'organisme contrôlé ou à son représentant local. Les caisses de mutualité sociale agricole sont tenues de prêter leur concours à ces fonctionnaires lors de leurs missions, enquêtes ou vérifications, de fournir tous renseignements et de communiquer toutes délibérations et décisions, tous contrats, conventions et marchés, tous documents, registres, livres, justifications de recettes ou de dépenses ; ils devront présenter leur caisse, leur portefeuille, leurs valeurs de toute nature, titres de propriété ou de créances. Le droit de communication comporte le droit d'obtenir copie.
Les frais de gestion administrative, d'action sanitaire et sociale et de contrôle médical des organismes de mutualité sociale agricole, diminués, le cas échéant, des recettes annexes liées à ces activités, sont financés à due concurrence par des dotations de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole dans la limite des autorisations budgétaires fixées par la convention d'objectifs et de gestion dans les conditions fixées par un règlement adopté par le conseil central d'administration de la Mutualité sociale agricole et approuvé par décision du ministre chargé de l'agriculture. Ces dépenses sont affectées aux différentes branches des régimes de protection sociale des salariés et des non-salariés des professions agricoles selon des modalités fixées par arrêté conjoint des ministres chargés de l'agriculture, de la sécurité sociale et du budget.
Les comptes de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole comportent une réserve générale. Cette réserve est notamment constituée des réserves transférées en application du 3 du III de l'article 37 de la loi n° 2012-1404 du 17 décembre 2012 de financement de la sécurité sociale pour 2013. Les comptes de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole comportent également, en application des dispositions législatives et réglementaires relatives aux régimes concernés, des réserves au titre : 1° Du régime de retraite complémentaire obligatoire des non-salariés agricoles ; 2° Du régime d'accidents du travail des non-salariés agricoles et du fonds de réserve des rentes afférent ; 3° Du régime d'accidents du travail des salariés agricoles ; 4° Du régime des indemnités journalières des non-salariés agricoles. Les caisses de mutualité sociale agricole qui gèrent directement un service de santé au travail doivent constituer une réserve de santé au travail d'un montant égal, au maximum, à la moitié des dépenses faites au cours du dernier exercice au titre de la santé au travail.
Les résultats de chaque exercice sont affectés par décision de l'assemblée générale selon les modalités suivantes : 1° Les résultats de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole sont affectés au report à nouveau s'agissant des résultats des régimes vieillesse et maladie des salariés agricoles et des résultats des régimes vieillesse de base et maladie des non-salariés agricoles ; 2° Les résultats de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole au titre des régimes visés aux 1°, 2°, 3° et 4° de l'article D. 723-229-1 sont affectés en réserves en application des dispositions législatives et réglementaires qui leur sont propres ; 3° Les résultats des caisses de mutualité sociale agricole au titre de la gestion d'un service de santé au travail sont affectés à la réserve du service de santé au travail.
Les résultats déficitaires constatés pour la médecine du travail sont apurés par imputation sur la réserve de médecine du travail.
Un arrêté conjoint des ministres chargés de la sécurité sociale et de l'agriculture fixe, sur proposition du conseil central d'administration de la Mutualité sociale agricole, le montant maximum d'en-cours d'échéanciers de paiement prévus à l'article R. 726-1 susceptibles d'être accordés aux assurés confrontés aux crises agricoles ou à toute autre difficulté financière.
Les fonds disponibles sont conservés en dépôts à vue ou à terme dans l'un des établissements définis à l'article D. 723-207 ; ils peuvent être employés, par décision du conseil d'administration ou d'une commission habilitée par lui à cet effet, à des placements en titres d'emprunts, obligations, actions et prêts, dont la liste est fixée par arrêté conjoint du ministre chargé de l'agriculture, du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé de l'économie et des finances.
Les caisses de mutualité sociale agricole peuvent, dans la limite des crédits inscrits à leur budget, octroyer des prêts entrant dans les catégories suivantes : 1° Prêts destinés à l'amélioration de l'habitat prévue à l'article L. 542-9 du code de la sécurité sociale ; 2° Prêts d'équipement ménager et prêts complémentaires à la construction ; 3° Prêts à des établissements de soins publics ou privés, à des associations ou oeuvres à but non lucratif concourant à l'action sociale ou sanitaire ; 4° Prêts pour l'acquisition de véhicules aux membres du personnel des caisses appelés à se déplacer pour les besoins du service ; 5° Prêts d'honneur ou prêts complémentaires à la construction au personnel des caisses. Les modalités de ces prêts, notamment leur montant maximal, leurs conditions d'attribution, leur taux d'intérêt, leur durée et les garanties à exiger sont fixées par arrêtés du ministre chargé de l'agriculture, du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé de l'économie et des finances.
Sous réserve de l'application des dispositions de l'article D. 723-227, il ne peut être ouvert au nom de chaque caisse de mutualité sociale agricole, dans chacun des établissements mentionnés à l'article D. 723-207, qu'un seul compte de dépôt à vue et, le cas échéant, un compte de dépôt à terme.
Les valeurs mobilières sont inscrites au bilan des caisses de mutualité sociale agricole pour leur prix d'achat. Les valeurs remboursées ou vendues sont évaluées au prix d'achat moyen des titres de la même catégorie détenus par la caisse au moment de l'opération de remboursement ou de vente.
Les investissements des caisses de mutualité sociale agricole sont financés par des avances de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole.
Les caisses de mutualité sociale agricole peuvent se porter caution, dans les conditions fixées par arrêté conjoint du ministre chargé de l'agriculture, du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé de l'économie et des finances, pour leurs adhérents bénéficiant de prêts complémentaires d'accession à la propriété.
La Caisse centrale de la mutualité sociale agricole, pour la gestion commune de la trésorerie des organismes de mutualité sociale agricole mentionnés à l'article L. 723-1 : 1° Centralise, chaque jour, le produit des cotisations et contributions encaissées par ces organismes ; 2° Assure, chaque jour, l'alimentation en trésorerie de ces organismes en fonction des échéanciers de besoins établis par chacun d'eux dans les conditions fixées par instruction de la caisse centrale de la mutualité sociale agricole et à hauteur des demandes de paiement que ceux-ci lui adressent ; 3° Centralise, chaque jour, les éventuels excédents de trésorerie présents sur les comptes courants de ces organismes.
Un bilan annuel du dispositif de contrôle interne est présenté pour information au conseil d'administration ou au comité directeur de l'organisme de mutualité sociale agricole, qui est également informé des éventuelles actions correctives y faisant suite.
Le directeur comptable et financier d'un organisme de mutualité sociale agricole procède régulièrement à l'audit des applications informatiques utilisées par les services de cet organisme afin notamment de prévenir les fraudes et les erreurs. Il contrôle notamment la mise en oeuvre dans l'organisme du dispositif de contrôle interne portant sur : 1° L'habilitation des personnes autorisées à saisir ou manipuler les données informatiques ; 2° La justification des opérations financières par des pièces comptables ; 3° L'utilisation des données pour l'ouverture des droits et le calcul de liquidation des cotisations et des prestations conformément aux lois et règlements ou aux décisions des conseils d'administration ; 4° L'utilisation des dernières versions validées des programmes informatiques ; 5° L'existence des procédures de sauvegarde des fichiers de programmes et de données et l'existence des solutions de secours informatique ; 6° La vérification de l'exactitude des traitements au moyen de sondages portant sur les contrôles d'existence, de vraisemblance et de validité des opérations ; 7° Le directeur comptable et financier d'un organisme de mutualité sociale agricole détermine la nature et la fréquence des contrôles par sondage des cotisations et des prestations liquidées. Les minima de contrôle sont définis au plan national par le directeur comptable et financier de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole.
La Caisse centrale de la mutualité sociale agricole contrôle les organismes mentionnés aux articles L. 723-2 et L. 723-5 et au III de l'article L. 723-7. Le contrôle peut porter sur tout ou partie des activités et de l'organisation de ces organismes. En vue de l'accomplissement de ces contrôles, le directeur général de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole peut avoir recours à des auditeurs employés par la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole ou demander le concours d'auditeurs employés par des organismes visés aux articles L. 723-2 et L. 723-5 ou d'auditeurs externes. Les auditeurs ne peuvent être désignés pour le contrôle de l'organisme qui les emploie.
Chaque organisme mentionné à l'article D. 723-248 fait l'objet d'un contrôle sur place selon une périodicité maximale fixée par délibération du conseil d'administration de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole. Ces contrôles sont organisés à partir d'un plan annuel d'audit et de contrôle établi par le directeur général de la caisse centrale. Ce plan peut prévoir une périodicité de contrôle plus rapprochée pour les organismes dont les performances sont inférieures à la moyenne nationale, notamment dans la réalisation des objectifs des contrats personnalisés d'objectifs et de gestion. Le directeur général de la caisse centrale peut également décider de contrôles inopinés.
Dans le cadre de l'exercice du pouvoir de contrôle que lui confère l'article L. 723-13, la Caisse centrale de mutualité sociale agricole peut requérir des organismes mentionnés à l'article D. 723-248 la communication sur place ou sur pièces de tous documents, pièces comptables et correspondances relatifs aux gestions administrative, financière ou technique de ces organismes, y compris sur un support informatisé.
Les auditeurs mettent en œuvre une procédure contradictoire à l'égard des organismes contrôlés. A l'issue de chaque contrôle, les organismes disposent d'un délai de trente jours à compter de la réception du rapport de contrôle pour présenter leurs remarques sur les constatations et observations formulées par les auditeurs. Les réponses de l'organisme assorties, le cas échéant, des observations des auditeurs sur ces dernières sont annexées au rapport de contrôle définitif, qui est remis au président et au directeur général de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole.
La Caisse centrale de la mutualité sociale agricole communique les observations qui résultent de ses contrôles au président du conseil d'administration et au directeur ou, à défaut, au dirigeant responsable de l'organisme contrôlé qui les mettent à l'ordre du jour de l'instance délibérante. Lorsque les défaillances constatées le nécessitent, le directeur général de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole peut demander la mise en œuvre d'un plan de redressement dont il fixe les grandes lignes, il en informe le conseil d'administration de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole. Le directeur général tient le conseil d'administration de la caisse centrale de la mutualité sociale agricole régulièrement informé des résultats des contrôles effectués. Dans le délai fixé par la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole, qui ne peut excéder trois mois, le président du conseil d'administration ou le dirigeant responsable est tenu de faire connaître les suites données aux observations formulées et, le cas échéant, à la demande de plan de redressement. Les procès-verbaux des délibérations correspondantes sont fournis à l'appui de la réponse du président du conseil d'administration. La Caisse centrale de la mutualité sociale agricole est informée régulièrement de la mise en œuvre du plan de redressement et de l'atteinte des objectifs qu'il comporte.
La Caisse centrale de la mutualité sociale agricole peut contrôler tous les organismes de droit privé, dotés ou non de la personnalité morale mentionnés au III de l'article L. 723-7 qui bénéficient d'un concours financier, octroyé par un ou plusieurs des organismes mentionnés à l'article D. 723-248. Le contrôle s'exerce dans les conditions prévues à l'article D. 723-250 par les auditeurs mentionnés à l'article D. 723-248. Le contrôle porte sur l'ensemble des comptes et de la gestion de l'organisme vérifié. Toutefois, lorsque le concours financier est affecté à des dépenses déterminées, qu'il ne dépasse pas la moitié des ressources totales de l'organisme bénéficiaire et que son emploi fait l'objet d'un compte séparé, le contrôle se limite au compte d'emploi du concours financier que l'organisme doit établir. Si ce compte d'emploi n'est pas produit, le contrôle porte sur l'ensemble des comptes et de la gestion.
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