古物営業法 第18条

解説

三年。古物商が帳簿を手放してはいけない最短の期間である。ここで見落とされやすいのが起算点だ。紙の帳簿は「取引した日」からではなく、その帳簿に「最後に記載した日」から三年間、営業所に備え付けておかなければならない。五年かけて書き込んだ一冊なら、最初のページは八年間残ることになる。電子記録は記録した日から三年間、営業所ですぐに画面や紙に出せる状態で保存する必要がある。クラウドの奥にあって取り出し方が分からないデータは、法律上は「保存している」とは言いにくい。さらに第2項では、火事、盗難、PC の故障、データ消失で帳簿を失ったとき、「直ちに」所轄の警察署長へ届け出ることが求められる。届け出ずに放置すると、帳簿をなくしたこととは別に、届出を怠ったこと自体が罰則の対象になりうる。警察の立入検査（22条）で最初に見られるのはこの帳簿である。帳簿は古物商許可という看板を支える土台であり、あなたの店が盗品の通り道になっていないことを示す唯一の証拠でもある。

法的な位置づけ

古物営業法第18条は、古物商及び古物市場主が同法16条・17条に基づき作成した帳簿等の保存と、その喪失時の届出を定める規定である。紙の帳簿等は最終記載日から3年間営業所等に備え付け、電磁的記録は記録日から3年間直ちに書面表示できるよう保存する。き損・亡失・滅失時は所轄警察署長への即時届出を要する。

こんなときに使う

• メルカリやヤフオクでせどりを始めて二年。売上が伸びたので在庫管理アプリを乗り換え、古いアプリを解約したら過去の取引データが全部消えた。消えたのは仕入れ記録だけではない。18条1項の保存義務を果たすための証拠そのものである。解約ボタンを押す前に CSV で書き出していれば済んだ話だ
• もし店に空き巣が入り、レジと一緒に帳簿を入れていたノート PC まで盗まれたら、どうなる？ 被害届を出して終わりではない。帳簿を亡失した事実を、営業所の所轄警察署長へ直ちに届け出る必要がある。被害者であるあなたが、同時に届出義務も負う立場になる
• あなたの自転車が盗まれた。半月後、近所のリサイクルショップの店頭に同じ型番の自転車が並んでいた。店の帳簿には、誰からいつ、いくらで買い取ったかが記録されているはずだ。警察はその帳簿をたどって売り手を割り出す。帳簿が三年間残っているからこそ、犯人までの糸が切れずにつながる
• 明日の午前中、生活安全課の警察官が立入検査に来ると連絡があった。去年の帳簿は事務所の倉庫の段ボールのどこかにある。今夜中に探し出して営業所に戻さなければならない。「どこかにある」は「備え付けている」とは言えない
• 古物商をやめて廃業届を出した友人が、帳簿をまとめて処分しようとしていると相談してきた。三年以内の盗品捜査で照会が来る可能性を考えると、すぐに処分するのは危うい。法律上の義務の範囲は条文と所轄署の運用で確認し、少なくとも最終記載から三年は残しておくよう勧めるのが無難である

取るべき行動

被害を受けた側：盗品を買い取らされた、または自分の物が古物商に流れたと思われる場合：1. 盗難被害なら警察に被害届を出し、品名・型番・特徴を具体的に伝える2. 心当たりの古物商があれば警察に伝え、帳簿照会を依頼する3. 盗難から1年以内なら古物商に無償回復を求められる（20条） 4. 店側の帳簿が亡失していた場合は、届出の有無を警察に確認してもらう

訴えられた側：古物商として帳簿の不備を指摘された場合：1. 現存する帳簿と電子記録をすべて洗い出し、欠落期間を特定する2. 亡失が判明した時点で、所轄警察署長に経緯を添えて届け出る3. 仕入れの領収書、振込記録、本人確認書類の写しなどで欠落分の取引を可能な限り再構成する4. 再発防止策（年度別の帳簿、クラウドの定期バックアップ）を書面にまとめ、行政処分の判断材料として提出を検討する5. 刑事手続に進みそうな場合は弁護士に相談する

時効（請求できる期限）：紙の帳簿等は最終記載日から3年間、電子記録は記録日から3年間保存（18条1項）。帳簿等の毀損・亡失・滅失は判明後「直ちに」所轄警察署長へ届出（同条2項）。盗品・遺失物の無償回復請求は盗難または遺失の時から1年以内（20条）。違反の罰則は帳簿の記載・保存義務違反が6月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金（33条）、届出義務違反が10万円以下の罰金（35条）とされる（最新の改正状況をご確認ください）