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經濟部商品檢驗局高雄分局辦事細則第 五 章 文書處理

本分局處理公文人員應照下列事項辦理。 一、公文製作要符合「簡、淺、明、確」的要求。 二、公文結構，採取「主旨」「說明」「辦法」 (或建議) 三段式加以活用。 三、公文文字儘量改用語體文、加註標點符號，並採條例式。 四、公文內容簡明扼要，語氣要肯定，用詞要堅定。 五、一般公文一律用「函」或「書函」行文。 六、儘量利用電話記錄方式處理公務。

本分局職員，對於其經辦公文或公務須嚴格保守機密，不得有所洩漏或遺失。

本分局公文收發，使用公文登記表，甲、乙、丙、丁四聯，均由總收發複寫為表公文登記查詢之主表，在辦理期間，按查詢日期催查及紀錄公文各項進程，以代替各單送文、送會、移交、退文、呈核 (判) 交繕、送位檔等簿冊之用，乙表為代替收文簿之用，丙表為在辦理期間附於公文上，為承辦員及各級主管查核待辦日期之用，丁表為代替本分局收發文簿之用。

本分局收發人員除注意例行簽收等事項外須注意下列各項： 一、凡附有現金、支票、匯票或其他有價證券之公文，應即送出納在來文註明或製給收據，然後再行分辦。 二、如來文封套上未註明密件拆封後始發覺密件者，仍依密件處理。

課、室收發人員，應注意下列事項： 一、收發人員點收清楚來文後，在甲表或送件簿上簽收。 二、公文登記表登記後，應將乙表按單位收發文號放入收文盒中，並將甲、丙表附於文上送承辦員在甲表上簽收後收回。 三、各單位移文或送會時，單位收發員應於甲、乙、丙三表「承辦員」欄之次一行，填明移往送會單位之名稱，並在同行左邊註明移交日期，甲、丙表隨文移送，經受移或受會單位在甲表簽收後收回。 四、創稿文件，視同來文，仍按一般程序使用公文登記表登記。 五、存後提辦或移回重辦，應檢出原公文登記表，於原承辦員之次一行填入重交日期後由「承辦員」簽名，並於甲表備考欄內，註明提辦或重辦日期後按規定手續送承辦員辦理。 六、存查案件，應於甲表之結案日期欄內，註明存查日期，並於「處理內容」欄內註一「存」字送檔案人員，點收歸檔。 七、先行復知文件，按照創稿文件處理程序辦理。

發文人員應完成審查附件、掛號、印章、繕寫信封後依照公文性質緩急分別以專送、掛號、限時快送、航掛等方式寄送。

公文處理時限以不超過左列時間為原則： 一、最速件隨到隨辦。 二、速件不超過三天。 三、普通件不超過六天。 四、人民申請有關技術性或專業性案件，其辦理過程在七天以上者，其時限得另訂之。

各課、室承辦之文件，如案情複雜，須經詳細審核磋商或查考複雜之前案，以及來文定有簽復之期限而不能於前條規定時限內辦出者，得按左列展期之規定辦理： 一、超過規定時限一倍以內者可由課室、主管核定。 二、超過規定時限一倍以上者，應簽請分局長核定。 三、來文定有答復期限，因故不能按期辦出者，應先協調函知來文單位。

各課、室收發人員應根據現用四聯公文登記表之使用方法認真查催，另由分局長指定專人切實辦理公文查詢，以免延誤。

檔案管理悉依「事務管理規則」內有關檔案管理規則辦理，有關內部作業由第六課自行訂定。

機密文件處理規定如下： 一、凡文件封套有分局長親啟及機密字樣者，作密件論。 二、收到秘密文件，應於密件收文簿上，編號登記，原封送分局長拆閱。三、密件稿由承辦人員親送核判。 四、密件應由承辦員親自監視，俟繕寫 (打印) 完畢， (文字較少者宜由承辦人自繕) ，由承辦人校對，送印，密封後交收發人員登記發文，原稿收回密存，並依規定程序歸檔，至繕寫 (打印) 時所有廢紙及油印臘紙，亦應由承辦人員負責收回燬銷。