審計法施行細則 第 42-2 條

不行。本條規定「應為詳實答復」的義務。即使部分資料確實遺失,也要在答復裡說明:哪些資料原本應該存在、為何遺失、現在能提供哪些替代佐證、有無重建可能。一句「資料找不到」就結案,反而會讓審計認定你連基本的檔案管理義務都沒做好。內行人提示:誠實說明資料現況加上補正計畫,比硬掰一個說法安全得多。

本條規範對象是「各相關機關」,廠商不是直接受文者。但實務上審計會透過機關要求廠商配合提供履約文件、施工日誌、變更設計依據。機關有義務取得這些資料並詳實答復。內行人提示:廠商接到機關轉來的審計詢問時,要當作正式法律詢問處理,因為機關的答復內容會直接引用廠商提供的資料。廠商提供的東西不實,後果會回到機關,再回到廠商。

依本細則第 42-4 條,審計機關對於各機關未依規定提供資料或為詳實答復者,依審計法第 14 條第 2 項處理,可移送主管機關追懲承辦人責任。內行人提示:實務上,輕者公文重新發函要求補正,重者承辦人會被列入後續審計重點對象,案件可能從原本的抽查升級為全面調查。提早誠實處理,遠比事後補救安全。

規範審計機關對各機關採購之執行與監督考核情形之資料調閱權,並要求受詢機關應為詳實答復,是政府採購審計監督體系的核心調閱條款。

事實+佐證文件編號+原始文件影本,可驗證的紀錄,審計要的不是「機關方的說明」而是可查證的事實。

被審計機關 + 監督考核採購的相關機關。本條明文涵蓋「各相關機關之監督考核情形」,跨機關共同義務。

審計法第 59 條(採購監督授權)及第 14 條(調閱權)。本條是細則層級的具體執行規定。

立即確認期限與要求 → 調取原始文件 → 撰寫具體事實+佐證編號 → 內部會簽複核 → 期限內函覆。期限不足應在期限內函請展期。

在答復中說明:哪些資料原本應該存在、為何遺失、現在能提供哪些替代佐證、有無重建可能、補正計畫。不可單以「找不到」結案。

依現存檔案如實答復,說明承辦交接狀況,不可主觀補述事實。涉及多承辦時先內部會簽再對外答復。

常被問項目(預算依據、發包程序、變更設計、驗收紀錄、付款憑證)預先整理答復版本與佐證,被詢問時可快速回覆。

本條是強制性公法義務,違反可移送追懲;一般公文有正當理由可拒絕或保密。本條沒有「不便提供」的空間。