Section I : Choix des structures et des professionnels à contrôler
Contrôle des cabinets libéraux
La désignation des structures et des professionnels à contrôler est faite par :
- le conseil régional pour les professionnels inscrits à l'ordre ;
- le conseil national pour les structures implantées dans plus de trois régions.
Il appartient à chaque conseil régional, de définir avant le 30 juin de l'année en cours le programme des contrôles qu'il entend réaliser l'année suivante.
Il appartient au conseil national, pour les structures implantées dans plus de trois régions (cabinets à implantations multiples), de définir avant le 30 juin de l'année en cours le programme des contrôles structurels qu'il entend réaliser l'année suivante.
Dans le cadre des contrôles structurels des cabinets implantés dans trois régions au plus, un conseil régional peut diligenter le contrôle d'un bureau secondaire implanté dans sa circonscription. Toutefois, il devra coordonner son action avec le conseil régional du siège.
Contrôle des associations de gestion et de comptabilité
La désignation des structures à contrôler au titre de l'année suivante est faite, avant le 30 juin de l'année en cours, par la commission nationale d'inscription des associations de gestion et de comptabilité, qui tient compte des propositions de la commission qualité du conseil national.
Les conseils régionaux peuvent solliciter, auprès de la commission nationale d'inscription l'engagement de contrôles d'associations de gestion et de comptabilité.
Dispositions communes
Le programme indique notamment :
- le nombre de professionnels inscrits à contrôler ;
- le nombre estimé d'heures de contrôle à prévoir ;
- le nombre de contrôleurs requis.
Le programme de contrôle tient compte :
- des professionnels inscrits à l'ordre, volontaires pour bénéficier d'un contrôle de qualité et qui en font la demande avant le 30 juin auprès du conseil régional auquel ils sont rattachés.
Section II : Déroulement du contrôle de qualité
Le professionnel ou la structure inscrit(e) à l'ordre retenu(e) pour un contrôle de qualité en est informé(e) par lettre adressée par l'ordre ou par la commission nationale d'inscription, soixante jours au moins avant la date fixée pour le début du contrôle.
Le questionnaire préparatoire d'enquête joint à cette lettre a pour objet de recueillir un ensemble d'informations relatives, d'une part, à l'organisation générale de la structure d'exercice professionnel et, d'autre part, aux missions qui y sont exercées.
Ce questionnaire dûment rempli doit être retourné à l'ordre ou à la commission nationale d'inscription accompagné de la confirmation d'indépendance dans les trente jours de sa réception
En même temps qu'il retourne ce questionnaire, le contrôlé peut demander à bénéficier des dispositions prévues à l'article 439.
Le non-respect des délais et des obligations incombant au contrôlé peut, après mises en demeures restées infructueuses, être sanctionné en application des dispositions de l'article 31 de l'ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945.
Au vu du questionnaire préparatoire, l'instance compétente :
- désigne le contrôleur ou constitue l'équipe de contrôle et en désigne le rapporteur ;
- fixe la durée du contrôle et son coût.
Le nombre de contrôleurs et la durée du contrôle sont adaptés à l'importance de la structure et du nombre de professionnels inscrits à l'ordre qui y exercent.
S'agissant du contrôle des associations de gestion et de comptabilité, le nombre doit toujours être pair afin de respecter la mixité du secteur libéral et du secteur associatif.
Lorsque le nombre de contrôleurs désignés est d'au moins deux, conformément à alinéa 5 de l'article 411 ci-dessus, le rapporteur doit être issu du secteur libéral. Ce dernier pilote le contrôle de qualité et présente le rapport final reprenant les conclusions des contrôleurs.
La structure ou le professionnel contrôlé est informé par une nouvelle lettre :
- du ou des noms des contrôleurs et, le cas échéant, du rapporteur ;
- de la durée du contrôle.
Pendant un délai de trente jours à compter de la réception de cette lettre, le cabinet ou l'association de gestion et de comptabilité peut exercer son droit de récusation du ou des contrôleurs conformément à la procédure décrite à l'article 439.
Les contrôles structurels ont lieu, en principe, au siège social ou à l'implantation principale de la structure en présence du représentant légal et du correspondant ordinal de la structure.
En tant que de besoin, les contrôleurs pourront obtenir des informations auprès des implantations secondaires ou éventuellement des filiales.
Disposition particulière aux associations de gestion et de comptabilité
Le contrôle des associations de gestion et de comptabilité est caractérisé par une articulation particulière du contrôle structurel et du contrôle technique.
La commission nationale d'inscription oriente la mise en œuvre du contrôle structurel, qui a lieu au siège de l'association de gestion et de comptabilité dans les conditions prévues aux articles 421 à 424.
Elle informe les conseils régionaux du lancement des contrôles des associations de gestion et de comptabilité inscrites dans leur ressort.
A l'issue du contrôle structurel, les conseils régionaux dans lesquels sont inscrites les différentes implantations de l'association de gestion et de comptabilité mettent en œuvre les contrôles techniques des professionnels inscrits exerçant dans la structure, à partir de la synthèse du contrôle structurel, validée au niveau de l'implantation à l'aide d'un questionnaire allégé.
Disposition particulière aux cabinets à implantations multiples
Le contrôle de qualité des cabinets à implantations multiples se compose de deux parties :
- le contrôle structurel réalisé au siège de la société, sous la responsabilité du conseil national ou du conseil régional du siège social, et donnant lieu à une synthèse diffusée auprès des conseils régionaux concernés ;
- le contrôle technique réalisé auprès des membres de l'ordre dans les cabinets secondaires à partir de la synthèse du contrôle structurel national, validée au niveau du bureau contrôlé à l'aide d'un questionnaire allégé.
La liste des cabinets à contrôler est établie par le conseil national en concertation avec les conseils régionaux intéressés par l'opération.
Le conseil national de l'ordre définit le calendrier des contrôles structurels et en assure la mise en œuvre dans les conditions prévues aux articles 421 à 424.
Les conclusions du contrôle ne peuvent en tout état de cause être tirées qu'après réalisation du contrôle technique.
Section III : Conclusions du contrôle
Sous-section I : Conclusions du contrôle des cabinets
A l'issue du contrôle, une note de synthèse établie par les contrôleurs est adressée au professionnel contrôlé et au dirigeant de la structure d'exercice professionnel.
Le professionnel contrôlé et le dirigeant de la structure d'exercice professionnel disposent d'un délai, qui ne peut excéder trente jours, pour présenter par écrit leurs observations aux contrôleurs. Dans le même délai, ils doivent également être entendus s'ils en font la demande.
Un rapport définitif est établi par le contrôleur ou, le cas échéant, par le rapporteur. La note de synthèse ainsi que les observations éventuelles du professionnel contrôlé et du dirigeant de la structure d'exercice professionnel y sont annexées.
Le rapport met en évidence les faiblesses éventuelles relevées au cours du contrôle de qualité et les manquements graves et répétés à la réglementation professionnelle.
Il est assorti de conseils indiquant les moyens d'y remédier.
Ce rapport, ses annexes et le dossier de contrôle des cabinets libéraux sont transmis au président du conseil régional.
Après analyse du rapport, le président du conseil régional conclut le contrôle de qualité dans une lettre adressée au professionnel contrôlé et au dirigeant de la structure d'exercice professionnel.
Le président reprend, le cas échéant, dans sa lettre de conclusion, les observations et conseils contenus dans le rapport prévu à l'article 428 et décide de la suite à donner au contrôle de qualité.
Il peut s'agir :
- d'une lettre de conclusion sans observation ;
- d'une lettre de conclusion avec simples observations, éventuellement assortie d'une convocation dans le bureau du président ;
- d'une lettre de conclusion avec observations assortie d'une décision d'un nouveau contrôle sur place à l'issue d'une période d'un an, pour s'assurer que les observations faites ont été suivies d'effet. Le président pourra obliger le professionnel contrôlé à suivre une formation spécifique, sur les normes d'exercice professionnel. Le coût de cette formation incombera au professionnel contrôlé.
L'ensemble du dossier ne peut être communiqué que dans deux cas :
- soit au nouveau contrôleur lorsqu'un contrôle sur place doit avoir lieu à l'issue d'une période d'un an minimum après la fin du contrôle précédent ;
- soit au conseil régional lorsque le président de celui-ci décide de lui transmettre le dossier.
En cas de nouveaux manquements constatés, la chambre de discipline pourra être saisie dans les conditions prévues par l'article 31 de l'ordonnance du 19 septembre 1945.
Sous-section II : Conclusions du contrôle des associations de gestion et de comptabilité
Note de synthèse du contrôle structurel
Pour chaque contrôle structurel, le rapporteur établit le contenu du projet de note de synthèse à envoyer au correspondant ordinal et au représentant légal de la structure garant de la bonne application du code de déontologie.
Le représentant légal et le correspondant ordinal de la structure disposent d'un délai qui ne peut excéder trente jours pour faire connaître leurs observations sur le projet de note de synthèse.
Dans le même délai, ils doivent également être entendus s'ils en font la demande.
La note de synthèse finale est communiquée au correspondant ordinal et au représentant légal de la structure.
Note de conclusions du contrôle structurel
Le rapporteur communique à la commission nationale d'inscription la note de synthèse finale tenant compte des observations éventuelles du responsable de la structure. Cette note est signée par l'ensemble des contrôleurs.
Après réception de la note de synthèse finale, le président de la commission nationale d'inscription établit une note de conclusions et l'adresse au représentant légal de l'association de gestion et de comptabilité et la transmet aux présidents des conseils régionaux concernés pour engagement des contrôles techniques et au président de la commission qualité du conseil national pour information.
Réalisation et conclusion des contrôles techniques
Les conseils régionaux définissent le calendrier des contrôles techniques et prennent en charge les coûts de leur réalisation. La commission nationale d'inscription est informée de ce calendrier.
Sur la base des informations transmises par la commission nationale d'inscription (note de synthèse du contrôle structurel), ils conduisent les contrôles techniques des professionnels inscrits et exerçant dans les implantations de leurs régions. Un questionnaire structurel allégé est envoyé aux implantations secondaires en complément d'information.
La note de synthèse du contrôle technique établi par les contrôleurs est envoyée, après procédure contradictoire, au président du conseil régional qui rédige une lettre de conclusion adressée au professionnel contrôlé et au représentant légal de l'association de gestion et de comptabilité ainsi qu'à la commission nationale d'inscription, qui pourra demander toute information complémentaire nécessaire à l'appréciation des conclusions présentées.
Conclusions des contrôles de qualité des associations de gestion et de comptabilité
Le président de la commission nationale d'inscription conclut le contrôle de qualité de l'AGC en reprenant les conclusions du contrôle structurel et des contrôles techniques en y adjoignant éventuellement des observations précisant si nécessaire les suites à donner.
Une copie de la lettre de conclusions adressée à l'association de gestion et de comptabilité est envoyée au président du conseil régional dans le ressort duquel est inscrite la structure.
Le cas échéant, le président de la commission nationale d'inscription peut saisir la commission de discipline dans les conditions prévues par l'article 49 bis de l'ordonnance du 19 septembre 1945.
Sous-section III : Conclusions du contrôle des cabinets à implantations multiples
Pour chaque contrôle structurel, les contrôleurs établissent ensemble le contenu du projet de note de synthèse à envoyer au cabinet. Ce document devra être communiqué au cabinet contrôlé par le contrôleur désigné d'un commun accord entre eux.
Chaque cabinet contrôlé dispose d'un délai, qui ne peut excéder trente jours, pour faire connaître ses observations sur le projet de note de synthèse. Dans le même délai, il doit également être entendu s'il en fait la demande.
Le contrôleur désigné communique au conseil national la note de synthèse finale tenant compte des observations éventuelles du cabinet contrôlé. Cette note est signée par les deux contrôleurs et le représentant du cabinet contrôlé.
Après réception de l'ensemble des notes de synthèse finales, le conseil national diffuse celles-ci aux conseils régionaux concernés, qui diligentent alors les contrôles techniques.
L'article 430 régit les conclusions du contrôle technique du professionnel contrôlé. La lettre conclusive est envoyée au professionnel concerné et au responsable de la structure.
Le président du conseil régional la transmet au président de la commission qualité du conseil national.
Sous-section IV : Dispositions communes
Dans le cadre des poursuites disciplinaires, en application du III de l'article L. 561-36 du code monétaire et financier, le comité de lutte anti-blanchiment transmet la plainte, dont le courrier confidentiel et ses annexes, complétée de tous les documents jugés nécessaires, à l'instance disciplinaire compétente mentionnée à l'article 177 du décret du 30 mars 2012.
Le dossier de contrôle, les conclusions et le rapport ne mentionnent ni les éléments relevés par le contrôleur ou l'équipe de contrôle ni le courrier confidentiel prévu à l'article 406 qui concernent le respect des obligations en matière de déclarations de soupçon. Le dossier de contrôle est détruit au bout de trois ans. Les conclusions et le rapport sont conservés jusqu'à ce que le cabinet fasse l'objet d'un nouveau contrôle.
Source : Légifrance (DILA), Licence Ouverte / Open Licence 2.0.
