障害者の雇用の促進等に関する法律 第81条の2（書類の保存）

解説

障害者雇用率の数字は、報告書に書いた人数で決まるのではない。その人数を裏づける書類が会社の棚に残っているかで決まる。本条は、労働者を雇う事業主に対し、雇用している労働者が身体障害者・知的障害者・精神障害者であることを確かめた書類（手帳の写しや判定書など。紙の代わりに電子データで保存してもよい）を、厚生労働省令の定めに従って保存するよう義務づける。毎年6月1日現在の障害者雇用状況報告（43条7項）や障害者雇用納付金の申告に書く「障害者 ○人」は、すべてこの書類が根拠になる。実地調査で書類が出せなければ、その人は数に入らない。手帳の写しが一枚足りないだけで、雇用率を満たしていたはずの会社が不足企業になり、納付金や行政指導の対象に入る。人事担当のあなたが守っているのは書類というより、会社の雇用率の数字そのものだ。働く側のあなたにとっては、自分の障害情報がどこに、何のために保管されているかを尋ねる根拠になる。

法的な位置づけ

障害者雇用促進法81条の2は確認書類の保存義務を定める規定であり、労働者を雇用する事業主に対し、同法43条9項・48条4項及び9項等による障害者である労働者の確認に関する書類（電磁的記録を含む）で厚生労働省令が定めるものの保存を義務づける。障害者雇用率制度および障害者雇用納付金制度における事業主の申告内容を、事後に検証可能とするための手続的規定である。

こんなときに使う

• JEED（独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構）から納付金申告の調査日程の連絡が来た。残りは2週間。前任の人事担当者が退職していて、精神障害者保健福祉手帳の写しがどのフォルダにあるのか誰も知らない。見つからなければ、申告した人数そのものが崩れる
• 精神障害者保健福祉手帳の有効期間は2年だ。更新後の写しをもらい忘れていたら、その社員は今年の報告で障害者としてカウントできるのか？
• あなたは障害を開示して入社した社員である。ある日、上司があなたの手帳の等級を知っていることに気づいた。確認書類は雇用率の算定のために預けたものであって、配属や評価の話題に使わせるために渡したものではない
• グループ会社の統合で人事システムを移すことになり、旧システムにあった確認書類の PDF が移行対象から外れていた。紙の原本はすでに廃棄済み。退職者の分も、保存期間が終わるまでは消してはいけない

取るべき行動

被害を受けた側：確認書類を預けた従業員の立場で言えば、まず会社が示した利用目的を書面で確認する。等級や障害名が雇用率の算定以外（配属・評価・噂話）に使われていると感じたら、その事実を日付つきで記録し、人事の個人情報担当窓口に開示や利用停止を求める。改善されなければ、都道府県労働局やハローワークの障害者雇用担当、または個人情報保護委員会の相談窓口に相談する選択肢がある

訴えられた側：調査で書類の不備を指摘される前に、在籍者と退職者の確認書類を名簿と突き合わせ、欠けているもの、期限が切れているものを洗い出す。欠けている分は本人に事情を説明し、同意を取り直して再取得する。見つからないものを数えたままにせず、報告や申告の数字を書類で裏づけられる範囲に正す。保管場所はアクセスできる担当者を限定し、閲覧記録を残せる形にする

時効（請求できる期限）：保存期間は厚生労働省令で定められ、一般に対象の労働者が死亡、退職または解雇した日から3年間とされている（障害者の雇用の促進等に関する法律施行規則。最新の改正状況をご確認ください）。雇用状況報告は毎年6月1日現在の状況を基準とする

改正の年表

1. 1.令和元年（2019年） 新設：国の行政機関等における障害者数の不適切な計上問題を受けた法改正で、事業主による障害者である労働者の確認書類の保存義務が明確化された（施行日・条文の詳細は改正法で要確認）