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공문서의 종류
제7조(공문서의 종류) 공문서(이하 "문서"라 한다)는 다음과 같이 법규문서ㆍ지시문서ㆍ공고문서ㆍ비치문서ㆍ민원문서 및 일반문서로 나눈다. 1. 법규문서는 헌법ㆍ법률ㆍ헌법재판소규칙 및 헌법재판소내규 등에 관한 문서를 말한다. 2. 지시문서는 지시ㆍ지침 및 일일명령 등 소속공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다. 3. 공고문서는 고시ㆍ공고 등 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다. 4. 비치문서는 비치대장ㆍ비치카드 등 일정한 사항을 기록하여 헌법재판소 내부에 갖춰 두면서 업무에 활용하는 문서를 말한다. 5. 민원문서는 민원인이 헌법재판소에 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다. 6. 일반문서는 제1호부터 제5호까지에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.
문서의 성립 및 효력발생
제8조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 해당 문서에 대한 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명 및 행정전자서명을 포함한다. 이하 같다)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다. ② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력이 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 공고문서에 특별한 규정이 없으면 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 지난 날부터 효력이 발생한다. ③ 민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수ㆍ처리한 경우에는 해당 민원사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수ㆍ처리된 것으로 본다.
행정전자서명의 인증 및 효력
제9조(행정전자서명의 인증 및 효력) ① 헌법재판소사무처장(이하 "사무처장"이라 한다)은 행정전자서명에 대한 인증업무를 수행하되, 「전자정부법 시행령」 제28조에 따른 행정전자서명 인증관리센터에 그 인증업무를 위탁할 수 있다. ② 제1항에 따른 인증을 받은 행정전자서명이 있는 경우에는 제3조제6호에 따른 서명이 있는 것으로 보며, 해당 전자문서는 행정전자서명이 된 후에 그 내용이 변경되지 아니하였다고 추정한다. ③ 행정전자서명의 인증업무는 「헌법재판소사무처 행정업무 등의 전자적 처리에 관한 규칙」(이하 "행정업무 등의 전자적 처리에 관한 규칙"이라 한다) 제22조부터 제26조까지의 규정을 준용한다.
문서의 발신원칙
제10조(문서의 발신원칙) 문서는 직접 처리하여야 할 행정기관에 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발신한다.
문서작성의 일반원칙
제11조(문서작성의 일반원칙) ① 문서는 「국어기본법」 제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자, 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 쓴다. ② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아숫자로 한다. ③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다. ④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.
문서의 전자적 처리
제12조(문서의 전자적 처리) 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차는 전자문서시스템상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.
문서의 수정
제13조(문서의 수정) ① 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 헌법재판소내규(이하 "내규"라 한다)에서 정하는 바에 따라 삭제하거나 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. ② 전자문서를 제1항에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정 전의 전자문서는 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.
문서의 간인
제14조(문서의 간인) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 내규에서 정하는 바에 따라 간인(間印)하여야 한다. 1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서 2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서 3. 그 밖에 결재권자가 간인이 필요하다고 인정하는 문서 ② 제1항에도 불구하고 민원서류와 그 밖에 필요하다고 인정되는 문서는 간인에 갈음하여 천공방식으로 할 수 있다. ③ 전자문서의 간인은 내규에서 정하는 면표시 또는 발급번호 기재 등의 방법으로 할 수 있다.
발신명의
제15조(발신명의) ① 문서의 발신명의는 헌법재판소장ㆍ사무처장ㆍ헌법재판연구원장(이하 "연구원장"이라 한다) 및 각종 위원회의 위원장(이하 "위원장"이라 한다)으로 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서(이하 "대내문서"라 한다)는 해당 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 한다. ② 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.
문서의 기안
제16조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격, 그 밖의 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다. ② 문서의 기안은 내규에서 정하는 기안문서(이하 "기안문"이라 한다)로 하여야 한다. 다만, 관계 서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계 서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다. ③ 기안문에는 내규에서 정하는 바에 따라 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다)를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 문서는 이를 생략할 수 있다. 1. 검토 및 결정을 필요로 하지 아니하는 문서 2. 각종 증명 발급, 회의록, 그 밖에 단순사실을 기록한 문서 3. 일상적ㆍ반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서
검토 및 협조
제17조(검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다. ② 문서의 내용이 다른 보조기관 또는 보좌기관의 업무와 관련이 있을 때에는 그 기관의 협조를 받아야 한다. ③ 제1항 및 제2항에 따라 기안문을 검토 또는 협조할 때 그 내용과 다른 의견이 있을 때에는 해당 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.
결재
제18조(결재) ① 문서는 헌법재판소장ㆍ사무처장ㆍ연구원장 또는 위원장의 결재를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조기관 또는 보좌기관의 결재를 받아야 한다. ② 헌법재판소장ㆍ사무처장 및 연구원장은 사무의 내용에 따라 그 보조기관ㆍ보좌기관 또는 해당 업무담당 공무원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 내규로 정한다. ③ 결재권자가 휴가ㆍ출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때에는 그 직무를 대리하는 사람이 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다. ④ 사무처장은 검토ㆍ협조 및 결재 중인 전자문서를 검토자ㆍ협조자 및 결재권자가 동시에 볼 수 있도록 전자문서의 열람체계를 구축할 수 있다.
발신방법의 지정
제19조(발신방법의 지정) 결재권자가 전신 또는 정보통신망으로 시행할 문서를 결재할 때 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니라도 누설되는 경우 국가안전보장, 질서유지, 경제안정, 그 밖에 국가이익을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 암호 또는 음어로 지정하여야 한다.
시행문의 작성
제20조(시행문의 작성) 결재를 받은 문서 중 발신할 문서는 내규에서 정하는 바에 따라 수신자별로 시행문서(이하 "시행문"이라 한다)를 작성하여야 한다. 다만, 「관보규정」 제17조에 따라 시행문에 갈음하여 관보에 게재ㆍ공포하도록 한 문서는 그 시행문을 1부만 작성할 수 있으며, 전신ㆍ전신타자 또는 전화로 발신하는 문서는 시행문을 작성하지 아니한다.
관인날인 및 서명
제21조(관인날인 및 서명) ① 헌법재판소장ㆍ사무처장ㆍ연구원장 또는 위원장의 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장ㆍ상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인(전자이미지관인을 포함한다. 이하 같다)을 찍거나 헌법재판소장ㆍ사무처장ㆍ연구원장 또는 위원장이 서명(전자문자서명 및 행정전자서명을 제외한다)을 하고, 보조기관 및 보좌기관의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 보조기관 및 보좌기관이 서명을 한다. 다만, 전신ㆍ전신타자 또는 전화로 발신하는 문서나 관보ㆍ신문 등에 게재하는 문서에는 관인을 찍거나 서명하지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 내규에서 정하는 바에 따라 관인을 찍는 것과 서명하는 것을 생략할 수 있다. ② 관인을 찍어야 할 문서로서 여러 명의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 관인날인에 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.
문서의 발송
제22조(문서의 발송) ① 시행문은 처리과에서 발송하되, 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다. ② 문서는 정보통신망을 이용하여 발신하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격, 그 밖에 특별한 사정이 있는 경우에는 인편ㆍ우편ㆍ모사전송ㆍ전신ㆍ전신타자ㆍ전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편ㆍ등기우편, 그 밖에 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다. ③ 제1항에도 불구하고 전자문서는 헌법재판소 홈페이지 또는 공무원의 공식 전자우편주소(헌법재판소가 공무원에게 부여한 전자우편주소를 말한다. 이하 같다)를 이용하여 행정기관 외의 자에게 발송할 수 있다. ④ 인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 문서과의 지원을 받아 발송할 수 있다. ⑤ 전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 출력하여 발송할 수 있다.
문서의 접수ㆍ처리
제23조(문서의 접수ㆍ처리) ① 문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 문서과에서 직접 받은 문서는 지체 없이 처리과에 배부하여 접수하게 하되, 이 경우 배부정보는 「헌법재판소 기록물 관리 규칙」(이하 "「기록물 관리 규칙」"이라 한다) 제12조에 따른 등록정보로 관리하여야 한다. ② 접수된 문서에는 내규에서 정하는 접수인을 찍고, 「기록물 관리 규칙」 제12조에 따른 기록물등록대장에 접수등록번호와 접수일시를 적어야 하며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다. 다만, 제1항에 따라 문서과에서 직접 받은 문서는 문서과가 접수일시를 적어 처리과로 보낸다. ③ 처리과의 문서수발사무담당자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 내규에서 정하는 문서에 해당하는 경우에는 공람할 사람의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다. ④ 제3항에 따른 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정될 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다. ⑤ 사무처장은 정보통신망을 이용하여 행정기관 외의 자로부터 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항부터 제4항까지의 규정에 따라 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소ㆍ성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다. ⑥ 사무처장은 헌법재판소 홈페이지 또는 공무원의 공식 전자우편주소를 이용하여 행정기관 외의 자로부터 문서를 받아 처리과에서 접수할 수 있다. ⑦ 민원문서의 접수 및 처리는 「민원사무 처리에 관한 법률」에서 정하는 바에 따른다.
문서의 등록
제24조(문서의 등록) 문서는 생산한 즉시 「기록물 관리 규칙」 제12조에 따라 기록물등록대장에 등록하고 생산등록번호를 부여하여야 한다.
외국어로 된 문서 등에 대한 특례
제25조(외국어로 된 문서 등에 대한 특례) 외국어로 된 문서는 제11조부터 제15조까지 및 제21조의 규정을 적용하지 아니할 수 있고, 법규문서 중 법률에 관한 문서는 헌법재판소 외의 기관에서 다른 관행이 있는 경우에는 그에 따를 수 있다.
전자문서의 표준 고시 등
제26조(전자문서의 표준 고시 등) ① 사무처장은 전자문서시스템 기능의 규격표준, 전자문서시스템 간 전자문서의 유통표준, 전자문서시스템과 헌법재판정보시스템 간 전자문서 또는 헌법재판정보의 유통표준 등을 정할 수 있다. 다만, 「산업표준화법」에 따른 한국산업규격이 제정되어 있는 사항은 그 규격에 따른다. ② 제1항에 따라 규격표준ㆍ유통표준 등을 정한 경우에는 이를 관보에 고시하고 인터넷에 게시하여야 한다. 그 표준을 변경하는 경우에도 또한 같다. ③ 전자문서시스템은 특별한 사유가 없으면 제1항의 표준에 적합하다고 전문기관이 인증한 것을 사용하여야 한다. ④ 제3항에 따른 전문기관은 사무처장이 지정한다.
헌법재판정보시스템과 전자문서시스템 간 연계
제27조(헌법재판정보시스템과 전자문서시스템 간 연계) 사무처장은 자체적으로 운영ㆍ관리하고 있는 헌법재판정보시스템을 전자문서시스템 등과 연계하여 헌법재판정보를 공동으로 활용하는 등의 조치를 취하여야 한다.
전자문서의 유통
제28조(전자문서의 유통) 사무처장은 행정기관과의 전자문서의 유통업무를 정부전자문서유통지원센터에 위탁할 수 있다.
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출처: 국가법령정보센터(법제처) — Korea Ministry of Government Legislation, KOGL Type 1.