マンションの管理の適正化の推進に関する法律 第75条（帳簿の作成等）

解説

管理会社が作る「帳簿」と聞くと、修繕積立金の出入りを記録した会計帳簿を思い浮かべるかもしれない。実は違う。75条の帳簿は、マンション管理業者（国に登録した管理会社）が自社の業務台帳として作るものだ。どの管理組合と、いつ、どの範囲の管理事務を、いくらの委託料で引き受けたのか。そうした契約ごとの記録を国土交通省令（施行規則86条）の様式で残す義務である。省令では、各事業年度の末日で帳簿を閉じ、閉じた日から5年間保存することになっている。この帳簿が効いてくるのは、国土交通大臣が報告を求めたり立入検査をしたりするときだ。役所は帳簿から、契約内容と実際の業務、さらに組合に交付された契約書面（73条）に食い違いがないかを照合できる。つまり、あなたの組合と管理会社の取引は、国が後から追跡できる形で記録されている。管理会社に不信感を持ったとき、組合だけで抱え込む必要はない。行政に通報し、監督権限を動かすという手段がある。

法的な位置づけ

マンション管理適正化法75条の帳簿とは、マンション管理業者が管理組合から受託した管理事務ごとに、管理受託契約の締結年月日、管理組合の名称、対象マンションの所在地、受託した管理事務の内容、委託料の額、特約などを国土交通省令の定めに従って記録する業者自身の業務台帳をいう。行政による監督の照合資料となる。

こんなときに使う

• 管理会社を切り替えるとき、旧管理会社が「昔の契約内容は担当者が辞めたので分からない」と言ってきたら、どうなる？ 帳簿を閉じた日から5年以内なら、その会社の帳簿に記録が残っているはずだ。「分からない」という回答そのものが、保存義務違反を疑うきっかけになる
• あなたは中堅管理会社の支店長だ。本社の監査で、ここ数年分の管理受託契約の一部が帳簿に載っていないと分かった。国交省の立入検査は来月。まず欠けている分を特定して補正し、経緯を記録に残す。隠したまま検査を迎えれば、罰金と監督処分の両方を招きかねない
• 理事会で「委託料がいつ、なぜ上がったのか」が誰にも説明できなかった。調べると、特約の記録が管理会社の側にしかない
• 築30年のマンションの理事長になって2か月。前任期の委託料が相場より明らかに高く、その根拠になった特約がどこにも見当たらない。通常総会まであと3週間。管理会社にまず書面で報告を求め、契約書面と突き合わせる必要がある

取るべき行動

被害を受けた側：1. 組合が保管する管理受託契約の書面（73条）と、管理事務の報告（77条）を手元にそろえる2. 委託料や業務範囲の根拠を、民法645条（受任者の報告義務）に基づき書面で管理会社に求める3. 回答が不自然なら、地方整備局（マンション管理業者の監督窓口）に情報提供する。行政は報告徴収や立入検査で帳簿を確認できる4. 金銭被害が疑われる場合は、マンション管理士や弁護士に相談して損害賠償請求を検討する

訴えられた側：1. 社内の帳簿を省令の記載事項（契約年月日、組合名、所在地、業務内容、委託料、特約など）と照らして欠けている部分を洗い出す2. 欠落は速やかに補正し、補正した日付と理由を記録に残す。遡って日付を書き換えるのは虚偽記載になり、かえって危険だ3. 保存期間内の帳簿を電子データも含めて保全する4. 行政の検査や組合の照会には、事実に沿って一貫した回答をする

時効（請求できる期限）：帳簿は各事業年度の末日で閉じ、閉じた日から5年間保存する（施行規則86条）。罰金刑にあたる違反の公訴時効は3年（刑事訴訟法250条2項6号）。組合から管理会社への民事請求には、特定の時効はないが、一般消滅時効（民法166条、債権5年または10年）が適用される（最新の改正状況をご確認ください）

改正の年表

1. 1.平成12年（2000年） 新設：マンションの管理の適正化の推進に関する法律の制定により、マンション管理業者の登録制度とともに帳簿の作成・保存義務が設けられた
2. 2.令和2年（2020年） 改正：管理計画認定制度の創設などを含む改正が行われ、令和4年（2022年）4月に施行された。本条の文言の変更の有無は原典で確認が必要