기록화 및 기록관리 대상
제8조
제8조(기록화 및 기록관리 대상) 각급기관은 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.
법원기록물 관리규칙 제3장 기록물의 생산
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조사ㆍ연구 또는 검토 기록물의 생산
제9조
제9조(조사ㆍ연구 또는 검토 기록물의 생산) ①각급기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산ㆍ관리하여야 한다. 1. 법령의 제정 또는 개정 관련 사항 2. 국제기구 또는 외국 법원과 체결하는 주요 협약 등 3. 「국가재정법」 제38조제1항에 해당하는 대규모사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업 4. 그 밖에 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고 인정되는 사항 ②제1항에 따라 생산ㆍ관리하는 기록물에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다. 1. 조사ㆍ연구 또는 검토 배경 2. 제안자 등 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명 3. 기관장 또는 관계기관의 지시ㆍ지침 또는 의견 4. 관련 현황과 검토 내용 5. 각종 대안과 조치 의견 6. 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등
회의록의 작성
제10조
제10조(회의록의 작성) ①각급기관이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다. 1. 대법원장 또는 법원행정처장이 참석하는 회의 2. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 법관 및 국장급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영되는 회의 3. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의 ②제1항에 따른 회의록에는 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자명단, 진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용에 관한 사항이 포함되어야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리하여야 한다. ③회의록은 그 회의를 소집 또는 주관하는 부서가 작성하여야 하며, 주관부서가 불분명한 경우에는 회의 안건과 관련하여 업무의 연관성이 가장 높은 부서가 작성한다.
시청각기록물의 생산
제11조
제11조(시청각기록물의 생산) 각급기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 시청각기록물은 전자기록생산시스템으로 등록ㆍ관리함을 원칙으로 하며, 시행 전ㆍ시행과정 및 시행 후의 주요 상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산되어야 한다. 1. 대법원장ㆍ대법관ㆍ법원행정처장의 업무관련 활동과 인물사진 2. 각급기관의 주요 행사 3. 「국가재정법」 제38조제1항에 해당하는 대규모사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업 4. 국제기구 또는 외국 법원 등과 관련된 주요 활동과 외국 법원 관 계자 등의 대한민국 법원 방문 등 국제교류ㆍ협력에 관한 사항 5. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항 6. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항
기록물의 등록
제12조
제12조(기록물의 등록) ①각급기관이 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 그 기관의 전자기록 생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 하며, 영구기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 한다. 다만, 「법원사무관리규칙」 제3조제14호에 따른 사법행정정보시스템으로 생산된 행정정보 중 기록물의 특성상 등록번호를 부여할 수 없는 경우에는 전자기록생산시스템으로 해당 기록물의 고유한 식별번호를 부여하여 등록번호로 대체할 수 있다. ②각급기관은 제1항에 따른 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다. ③제1항에 따른 등록번호는 각각 시스템 구분, 처리과 기관코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다. ④각급기관은 기록물의 본문과 첨부물이 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등 첨부물을 본문에서 떼어내어 따로 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 분리하여 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산ㆍ접수 등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.
공식문서외의 중요기록물의 등록ㆍ관리
제13조
제13조(공식문서외의 중요기록물의 등록ㆍ관리) ①각급기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 기록물을 등록하여 관리하여야 한다. 1. 제9조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항과 관련한 문서가 결재 또는 검토과정에서 반려되거나 중요한 내용을 수정하기 위하여 재작성된 경우에는 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본문서 2. 그 밖에 영구기록물관리기관의 장이 정하는 기록물 ② 제1항에 따른 기록물의 등록은 그 기록물을 생산한 기관에서 전자기록생산시스템으로 등록하여야 하며, 영구기록물관리기관에서 직접 수집한 기록물은 영구기록관리시스템으로 등록할 수 있다.
기록물의 분류
제14조
제14조(기록물의 분류) 각급기관은 제17조에 따른 기록물분류기준표에 따라 처리과별ㆍ단위업무별로 해당 기록물을 분류하여 관리하여야 한다.
편철 및 관리
제15조
제15조(편철 및 관리) ①각급기관은 업무수행과정이 반영되도록 단위업무의 범위 안에서 사안별로 1개 이상의 기록물철을 만들어 발생순서에 따라 기록물을 편철하여야 하며, 처리과의 장은 단위업무별 기록물철 작성기준을 정하여 기록물이 체계적으로 편철ㆍ관리되게 하여야 한다. ②각급기관이 제1항에 따라 기록물철을 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 그 기록물철에 이를 표기하여야 하며. 영구기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 생산ㆍ관리하여야 한다. 다만, 2권 이상으로 분철된 기록물철은 기록물철의 분류번호 다음에 괄호를 하고 괄호 안에 권 호수를 기입한다. ③기록물철의 분류번호는 시스템 구분, 처리과 기관코드, 단위업무코드 및 연도별 기록물철 등록연번으로 구성한다. ④각급기관은 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 대법원내규가 정하는 방식에 따라 기록물 분류기준 및 기록물 종류별 관리에 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 안전하게 관리하여야 한다.
기록물의 정리
제16조
제16조(기록물의 정리) ①각급기관은 매년 2월 말까지 전년도에 생산 또는 접수를 완결한 기록물에 대하여 대법원내규가 정하는 바에 따라 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 하여야 한다. ②제1항에 따른 기록물 정리 결과는 제12조제1항 및 제15조제2항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보와 일치되도록 하여야 한다.
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출처: 국가법령정보센터(법제처) — Korea Ministry of Government Legislation, KOGL Type 1.