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事務管理規則第 三 章 會議

會議之召開，除依照法令必須召開者外，應符合左列原則。 一、能促進協調合作、溝通意見或集思廣益之效果者。 二、於工作推動及目標達成有必要者。 三、因特殊緊急需要，必須迅謀處理者。

會議之召開，除法令另有規定者外，其應行準備事項如左： 一、確定主持人及出 (列) 席機關或人員。 二、洽定開會之地點、日期及時間。 三、準備議程、議案及會議資料。 四、印發開會通知。 五、佈置開會場所。 六、其他必要事項。 會議主辦單位工作人員除依照前項規定辦理外，應於開會前向會議主持人提供有關資料，必要時得以電話聯繫出 (列) 席人員。

會議主持人除必須由機關首長主持者外，應由實際負責且深入了解會議內容者擔任之。

會議出 (列) 席人員，除法令另有規定者外，由機關首長、業務單位主管或指定之代表參加；會議時間及參加人數，應視性質酌予限制。

會議出 (列) 席人員，對會議有關資料，應事先研閱，並就討論事項，預作發言準備。其須請示機關首長或洽詢業務主管意見者，並應先為請示或洽詢。

會議場所之佈置，依其性質及規模大小，參酌第二百九十九條各款之規定辦理之。

會議之規模較大者，除參照典禮之有關規定辦理外，應注意左列事項。 一、準備休息場所。 二、準備膳食及住宿。 三、準備交通工具及指定停車場。 四、設置詢問處或服務台，辦理與會人員查詢或委辦事項。 五、指定專人負責管理會場電源、照明、空調、擴音設備。

會議之文書、事務事項，得視其性質及規模，就左列各款酌定之。 一、編訂會議注意事項。 二、編訂程序表。 三、編印議事日程。 四、派定司儀、紀錄及速記員。 五、派定繕寫 (打字) 、校對、油印及收發人員。 六、派定人員辦理報到並準備報到應用之文件。 七、設置簽到處並指定人員管理簽到。 八、編定出 (列) 席人員座次。 九、配置發言條及鉛筆或原子筆。 十、分送會議有關之文件。 十一、派定會場服務人員。 十二、其他有關文書、事務事項。

會議之程序，應依報告、討論及舉行選舉之順序排列；其以選舉為主者，除舉行選舉外，其餘視需要酌定之。

會議主持人主持會議之原則如左： 一、準時開會。 二、說明會議目的與期望。 三、按議程進行會議。 四、控制時間，安排發言機會。 五、維持會場秩序。 六、宣布決議、結論或會議結果。

議事紀錄，應依其程序分別載明左列之事項。 一、會議名稱及會次。 二、會議時間及地點。 三、出席人、列席人及請假或缺席人姓名。 四、主席姓名。 五、紀錄姓名。 六、報告事項。 七、討論及決議事項。 八、選舉事項 (如無從略) 。 九、其他應行記載事項。 議事紀錄，應由主席及紀錄分別簽署，以示負責。遇有重要決議案，應予當場宣讀。 會議紀錄應儘速整理、核定，分送有關機關、單位或出 (列) 席人員。

會議事項有發布新聞必要時，另撰新聞稿，循新聞發布程序辦理。

會議結束後，出席人員應就開會情形及決議，簽報本機關首長或通知有關單位人員，其有應執行或辦理事項應即分別辦理。

會議之決定須執行者，應作適當之分工，必要時並予列管。