事務管理規則 第 304 條

白話解讀

根據事務管理規則第304條，會議的召開應該進行以下準備工作： 1. 確定主持人及出席機關或人員。在會議前要確定誰將擔任主持人，以及哪些機關或人員需要出席會議。 2. 洽定開會地點、日期及時間。需要確定會議將在什麼地方、何時舉行。 3. 準備議程、議案及會議資料。會議前要準備好討論的事項、需要決議的案件，以及相關的會議文件。 4. 印發開會通知。需要發出通知告知參會者會議的時間、地點和日程。 5. 佈置開會場所。在會議前需要準備好會議場所的佈置，包括擺放座位、投影設備等。 6. 其他必要事項。根據會議的具體情況，可能還需要進行其他必要的準備工作。 此外，根據該條，會議主辦單位的工作人員除了要按照上述規定進行準備工作之外，還應在會議前向主持人提供相關資料，必要時可以通過電話聯繫參會人員。 此條主要是針對會議召開前的準備事項進行規範，目的是確保會議可以順利進行，並提供必要的資料給與會人員。例如，假設一個公司的董事會要召開會議，根據事務管理規則第304條的規定，主辦單位的工作人員需確定主持人是誰，並向主持人提供相關文件和資料，以便該主持人瞭解會議內容和討論事項。同時，主辦單位的工作人員需準備會議的地點、日期和時間，并印發通知告知董事們有關會議的資訊。以保險公司為例，若要召開董事會會議，工作人員需提前確定主持人是誰，並提供會議議程、議案和相關資料給主持人，以便能夠準備好會議內容。此外，工作人員還需要確定會議的地點、日期和時間，并發出通知告知董事會成員有關會議的相關詳情。