高等行政法院書記官辦理行政訴訟事件審查及紀錄業務注意事項伍、公文之處理及調卷、查詢

二十九、（文稿之撰擬） 撰擬文稿應力求簡明通順，受文單位應載明全銜，不得寫其簡稱。其有急迫性或機密性者，應視其實際情況於文稿標明密等及速別。

三十、（公文之判行（一）） 公文有不能隨時處理之原因者，宜先行簽報。 因審判業務致函各機關之文稿，應由庭長（或審判長）決行，以院長名義對外行文。

三十一、（公文之判行（二）） 向各機關調取審判上有關之案卷，應由庭長（或審判長）決行，以院長名義對外行文。

三十二、（向五院以上政府機關調還卷之受文者） 向五院以上政府機關調卷時，應以該院秘書長為受文者，如以各該院為被告機關，向其調卷並限期提出答辯時，應以各該院為受文者。還卷時則依來文所示送文機關為受文者。

三十三、（公文之校對、發送） 公文繕畢後，應確實校對，如有錯誤或遺漏，應即補正，並加蓋校對章後，送用印掛發，如有附件，並應注意隨函檢附。

三十四、（院內各單位調卷） 院內各單位間相互調閱未歸檔之案卷，得以調卷條調用。 院內各單位調閱已歸檔之案卷，如遇有無法調取情事時，應切實查明是否已依規定銷毀，有無誤報銷毀及有無其他相關資料可供辦案之參考等情，不得率以無法調取為由拒絕。

三十五、（院外之調卷） 他法院或機關調取卷宗時，應於文到七日內發送，或函復不能發送之事由。 向其他法院或檢察署或其他機關調卷，應備文說明借調案卷之事由調取之，並隨時注意查催。如同時調取數案卷宗，應分別行文，不宜一文調取數卷，並於用畢後儘速檢還。

三十六、（與日本駐華機構之公文往來） 凡與日本駐華機構交流協會台北事務所及高雄事務所間之公文往來，應透過亞東關係協會辦理。

三十七、（資訊系統連結作業查詢） 查詢訴訟關係人之戶政、役政、財產、所得、工商登記、車籍、票據信用、健保、入出境、外籍勞工動態等資料，應儘量利用司法院單一登入窗口之各項資訊系統連結作業。

三十七之一、（戶籍查詢） 查詢訴訟關係人詳細戶籍資料，得以「查詢表」向下列機關洽詢： （一）不知地址，僅知其姓名、國民身分證統一編號者，查詢其戶籍資料，逕向法院所在地之直轄市政府民政局或縣（市）政府查詢。 （二）如知悉其地址者，應另提供姓名或國民身分證統一編號，向該地址所屬戶政逕事務所查詢；不知所屬戶政事務所者，函請該管直轄市政府民政局或縣（市）政府轉知所屬戶政事務所查詢。

三十八、（入出境或居留資料之查詢） 訴訟關係人為本國人者，查詢其入出境資料時，應註明出生年月日及國民身分證統一編號；訴訟關係人為大陸地區人民、香港、澳門居民、外國人或外僑者，查詢其入出境、居留等資料時，應註明護照或居留證號碼，均逕函內政部移民署為之。 訴訟關係人為旅外國人者，查詢其國外詳細住、居所時，應備妥其個人基本資料（如出生年月日及國民身分證統一編號），逕函外交部領事事務局為之。