文稿稿面應由承辦人員記明受文者、速別、密等及解密條件或保密期限、附件、正本、副本、檔號之分類號、保存年限、電子公文交換機制類別及其他必要之事項。
根據事務管理規則第 21 條，文稿稿面應由承辦人員記明以下事項： 1. 受文者：即接收該文稿的機關或個人。 2. 速別：表示文稿的緊急程度，例如緊急、一般等。 3. 密等及解密條件或保密期限：若該文稿屬於機密文件，則需標明其密等（如機密、核心機密等）、解密條件（如需核准解密）或保密期限。 4. 附件：若文稿有附件，需在稿面上註明附件的數量或相關資訊。 5. 正本和副本：若文稿有正本和副本，需註明其數量。 6. 檔號之分類號：表示文稿所屬的檔案分類號碼。 7. 保存年限：表示該文稿需要保存的年限。 8. 電子公文交換機制類別：若文稿以電子方式傳遞，需標明所使用的電子公文交換機制類別。 9. 其他必要之事項：根據實際情況，可能需要在稿面上記明其他相關資訊。 例如，一份機密文件的文稿稿面應註明受文者為相關機關的機要部門，速別為緊急，密等為機密，解密條件為核准解密，保密期限為五年，附件有三個，並標明正本和副本的數量為一份，檔號之分類號為A001，保存年限為十年，使用的電子公文交換機制類別為政府電子郵件系統。
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