기록화 및 기록관리 대상
제16조
제16조(기록화 및 기록관리 대상) 공공기관은 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.
공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제4장 기록물의 생산
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조사ㆍ연구 또는 검토 기록물의 생산
제17조
제17조(조사ㆍ연구 또는 검토 기록물의 생산) ①공공기관은 법 제17조제1항에 따라 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산ㆍ관리해야 한다. 1. 법령의 제정 또는 개정 관련 사항 2. 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경 3. 「행정절차법」에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항 4. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서 등 5. 「국가재정법」 제38조제1항에 해당하는 대규모사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업 6. 그 밖에 기록물관리기관의 장이 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고 인정하는 사항 ②제1항에 따라 생산ㆍ관리하는 기록물에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다. 1. 조사ㆍ연구 또는 검토 배경 2. 제안자 등 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명 3. 기관장 또는 관계기관의 지시ㆍ지침 또는 의견 4. 관련 현황과 검토 내용 5. 각종 대안과 조치 의견 6. 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등
회의록의 작성ㆍ관리
제18조
제18조(회의록의 작성ㆍ관리) ①법 제17조제2항에 따라 공공기관이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성해야 한다. 1. 대통령이 참석하는 회의 2. 국무총리가 참석하는 회의 3. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의 4. 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의 5. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의 6. 지방자치단체장, 교육감 및 「지방교육자치에 관한 법률」 제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의 7. 제3조제1호부터 제3호까지, 제3호의2 및 제4호의 기관의 장 및 같은 조 제5호 중 「고등교육법」에 따라 설립된 학교의 장이 참석하는 회의 8. 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의 9. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의 ②제1항에 따른 회의록에는 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항이 포함되어야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리해야 한다. 이 경우 제1항제1호부터 제3호까지, 제5호 또는 제6호에 해당하는 회의 중 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의(이하 "지정회의"라 한다)는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 어느 하나를 생산해야 하며, 녹음기록의 경우에는 녹취록을 함께 생산해야 한다. ③제2항에 따라 속기록 또는 녹음기록(녹취록을 포함한다)을 생산한 공공기관은 법 제17조제2항에 따라 그 기록물의 전부 또는 일부를 보존기간의 기산일부터 10년을 초과하지 아니하는 범위 내에서 공개하지 아니할 수 있다. 다만, 제1항제1호에 해당하는 경우에는 보존기간의 기산일부터 15년을 초과하지 아니하는 범위 내에서 공개하지 아니할 수 있다. ④회의록(제2항 후단에 따른 회의의 경우에는 속기록 또는 녹음기록을 포함한다)은 그 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관이 작성하여야 하며, 주관기관이 불분명하거나 공공기관이 아닌 경우에는 대상 회의의 참석자 중 회의 안건과 관련하여 업무의 연관성이 가장 높은 공공기관을 정하고, 해당 공공기관이 작성하도록 한다. ⑤ 영구기록물관리기관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 지정회의의 지정을 해제할 수 있다. 1. 지정회의가 폐지된 경우 2. 지정회의가 제1항제1호부터 제3호까지, 제5호 또는 제6호에 해당하지 않게 된 경우 3. 더 이상 속기록 및 녹음기록을 생산할 필요가 없다고 인정되는 경우 ⑥ 영구기록물관리기관의 장은 제2항에 따라 지정회의를 지정하거나 제5항에 따라 지정회의의 지정을 해제하는 경우에는 해당 회의의 명칭, 소관부서, 지정 사유 또는 해제 사유 등을 관보(지방기록물관리기관의 경우에는 공보를 말한다) 또는 인터넷 홈페이지 등 정보통신망에 공고해야 한다.
시청각기록물의 생산
제19조
제19조(시청각기록물의 생산) ①법 제17조제3항에 따라 공공기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산해야 한다. 이 경우 시청각기록물은 전자기록생산시스템으로 등록ㆍ관리함을 원칙으로 하며, 시행 전ㆍ시행 과정 및 시행 후의 주요 상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산해야 한다. 1. 대통령ㆍ국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체의 장, 교육감, 교육장, 제3조제1호부터 제3호까지, 제3호의2 및 제4호의 기관의 장 및 같은 조 제5호 중 「고등교육법」에 따라 설립된 학교의 장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진 2. 외국의 원수ㆍ수상, 그 밖에 주요 외국인사의 주요 동정 중 대한민국과 관련되는 사항 3. 국가 및 지방자치단체의 주요 행사 4. 국제기구 또는 외국과의 조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서ㆍ교류 등의 추진과 관련된 주요 활동 5. 「국가재정법」 제38조제1항에 해당하는 대규모사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업 6. 대규모의 토목ㆍ건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항 7. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항 8. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정하는 사항 9. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항 10. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항 11. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항 ② 공공기관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대해서는 동영상기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 촬영 개요 및 시간별 촬영 세부사항 등을 포함한 설명문을 별도로 작성하여야 한다. 1. 제1항제1호 중 대통령 취임식 2. 제1항제3호 중 「국가장법」에 따른 장의행사(葬儀行事)와 국가적 차원에서 추진이 필요하다고 인정되어 특별법으로 정한 국제행사 또는 체육행사 3. 제1항제4호 중 다수의 외국 국가원수 또는 행정수반이 참석하는 국제회의 4. 제1항제5호 중 공공기관의 장과 중앙기록물관리기관의 장이 협의하여 정한 대규모 사업ㆍ공사 5. 그 밖에 동영상기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항
기록물의 등록
제20조
제20조(기록물의 등록) ①공공기관이 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 하며, 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 한다. 다만, 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제11호에 따른 업무관리시스템으로 생산된 행정정보 중 기록물의 특성상 등록번호를 부여할 수 없는 경우에는 해당 업무관리시스템으로 기록물의 고유한 식별번호를 부여하여 등록번호로 대체할 수 있다. ②공공기관은 제1항에 따른 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다. ③제1항에 따른 등록번호는 각각 시스템 구분, 처리과 기관코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다. 다만, 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관이 생산ㆍ접수하는 기록물의 등록번호 표기방식과 구성은 그 기관의 장이 정한다. ④공공기관은 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등, 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.
공식문서외의 중요기록물의 등록ㆍ관리
제21조
제21조(공식문서외의 중요기록물의 등록ㆍ관리) ①법 제18조에 따라 공공기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 기록물을 등록하여 관리하여야 한다. 1. 대통령ㆍ국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체장, 교육감 및 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 메모ㆍ일정표ㆍ방문객명단 및 대화록 2. 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항과 관련된 문서가 결재 또는 검토과정에서 반려되거나 중요한 내용을 수정하기 위하여 재작성된 경우에는 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본문서 3. 그 밖에 영구기록물관리기관의 장이 정하는 기록물 ②제1항에 따른 기록물의 등록은 그 기록물을 생산한 공공기관에서 전자기록생산시스템으로 등록하여야 하며, 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템으로 등록할 수 있다.
기록물의 분류
제22조
제22조(기록물의 분류) 법 제18조에 따라 공공기관은 제25조에 따른 기록관리표에 따라 처리과별ㆍ단위과제별로 해당 기록물을 분류해야 한다.
편철 및 관리
제23조
제23조(편철 및 관리) ① 공공기관은 법 제18조에 따라 업무수행과정이 반영되도록 단위과제별로 하나의 기록물철을 만들어 편철해야 한다. 다만, 처리과의 장은 단위과제별 기록물철 작성기준을 정하여 2개 이상의 기록물철에 편철할 수 있다. ②공공기관이 제1항에 따라 기록물철을 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 그 기록물철에 이를 표기하여야 하며, 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 생산ㆍ관리하여야 한다. 다만, 2권 이상으로 분철된 기록물철은 기록물철의 분류번호 중 기록물철 식별번호 다음에 괄호를 하고 괄호 안에 권 호수를 기입한다. ③기록물철의 분류번호는 시스템 구분, 처리과 기관코드, 단위과제 식별번호 및 기록물철 식별번호로 구성한다. ④공공기관은 비전자기록물을 유형별로 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 기록물 분류기준 및 기록물 종류별 관리에 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 안전하게 관리해야 한다.
기록물의 정리
제24조
제24조(기록물의 정리) ①공공기관은 법 제18조에 따라 매년 12월 31일까지 기록물의 생산ㆍ접수를 완결하고, 다음 해 2월 말일까지 그 기록물에 대해 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 해야 한다. ②제1항에 따른 기록물 정리 결과는 제20조제1항 및 제23조제2항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보에 반영하여야 한다.
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출처: 국가법령정보센터(법제처) — Korea Ministry of Government Legislation, KOGL Type 1.