本分局職員，對於其經辦公文，必須嚴格保守機密，不得有所洩漏或遺失。
經濟部商品檢驗局花蓮分局辦事細則 第五章 文書處理與公文稽查
§ 33–45共 13 條
本局收發文編號自每年歲首開始，由第一號起順序編至年終為止。
本局公文收發，應用公文登記表甲、乙、丙、丁、戊五聯，均由承辦收發復人員複寫，甲表為公文登記查詢之主表，在辦理期間，按查詢日期催查及紀錄公文各項進程，以代替基層單位送文、送會、移文、退文、呈核 (判) 、交繕、送檔等簿冊之用。乙表為代替收文簿之用。丙表為在辦理期間附於公文上，為承辦員及各級主管查核待辦日期之用。丁表為代替本局收發文簿之用，戊表為檔案總表之用。
本分局收發人員，除注意例行簽收、拆封、編號外，尤須注意下列各項：一、凡附有現金、支票、匯票、或其他有價證券之公文，應即登記送出納人員在來文上簽收或掣給收據，然後再行分辦。
二、來文因公文封上未註明密件，拆封後始發覺為密件者，應依密件處理送秘書或指定人員簽收處理。
課室收發人員應注意下列事項：
一、收發人員點收清楚來文後，應分別在甲表或送件簿上簽收。
二、公文登記表登記後，應將乙表按單位收發文號放入收文盒中，並將甲、丙表附於來文上送第六課承辦人員在甲表簽收後收回。
三、各單位移文或送會時，單位收發應於甲、乙、丙三表「承辦員」欄之次一行，填明移往送會單位之名稱，並在同行左邊註明移文月日時、甲、丙表隨文移送，受移或受會單位在甲表簽收後退還。
四、創稿文件，得視同來文，仍按一般程序使用公文登記表登記。
五、存後提辦或移回重辦，應檢出原公文登記表，於原承辦員欄之次一行，填入重交月日時後「承辦員」簽名，並於甲表「備考」欄註明提辦或重辦月日時後，按規定手續送承辦員辦理。
六、先行復知文件，按照創稿文件處理程序辦理。
七、彙辦文件應以主案之甲、乙表為主，其他各案之甲表，應按先後次序附主案甲、乙表之後。
八、存查案件，應於甲表之結案日期欄內，註明存查日期，並於「處理內容」欄內註一「存」字，送檔案室點收歸檔。
收發人員應於公文完成繕校、審查附件、印章、掛號、登記、繕寫信封後，依照公文性質緩急分別以專送、掛號、限時快送、航掛等方式寄遞。
公文處理時限不超過左列時間為原則：
一、最速件隨到隨辦。
二、速件不超過三天
三、普通件不超過六天。
四、人民申請有關技術性或專業性案件，其辦理過程在七天以上者，其時限得另訂之。
各單位承辦之文件，如案情複雜，須詳細審核磋商或查考複件之前案，以及來文定有答覆之期限，而不能於前條規定時間內辦出者，得按左列展期之規定由各級主管斟酌核定：
一、超過規定時限應由主管核定。
二、超過規定時限一倍以上者，應簽請分局長核定。
三、來文定有答復期限，因故不能按期辦出者，應先協調通知來文單位。
各單位收發人員，應根據現用五聯公文登記表之使用方法，切實辦理公文查詢。
公文處理稽查作業悉依文書管理程序規定辦理。
檔案管理悉依「事務管理規則」內有關檔案規定辦理，有關內部作業，由第六課自行訂定。
機密文件處理規定如左：
一、凡文件封套有本分局局長親啟及機密字樣者，作密件論。
二、收到機密文件，應於密件收文簿上編號登記，原封送呈分局長拆閱。三、密稿由承辦人員親送核判。
四、密稿交繕應由承辦人員親自監視，並繕 (印) 完畢後，由承辦人員自行校對、送印封交收發人員登記送發，原稿收回密封，並依規定程序歸檔，至在繕 (印) 時所有廢紙及油印紙，亦應由承辦人員負責收回燬銷。
本分局印信保管，由分局長指定監印人負責，不使用時應鎖於保險箱內，如有遺失誤用情事，均由監印人負完全責任。
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