事務管理規則 第 59 條

白話解讀

根據事務管理規則第59條，檔案的保存應遵循以下原則： 1. 永久檔案應永久保存：對於具有永久價值的檔案，應該永久保存，以確保其保存至久遠的未來。這些檔案可能包括歷史記錄、法律文件、重要政策等。 2. 可備參考而無需永久保存的檔案，應定期保存：對於一些不具有永久價值的檔案，但對於後續的參考仍有價值的，應定期進行保存。這些檔案可能包括行政文件、工作報告、會議記錄等。 3. 檔案可以使用微縮或其他方式儲存管理：根據需要，可以使用微縮或其他方式對檔案進行儲存和管理。這樣可以節省空間並方便檢索和使用。 以此為例，如果某個機關有一份具有重要法律價值的文件，根據第一項原則，該文件應該被永久保存。另一方面，如果機關有一些例行的工作報告，根據第二項原則，這些檔案應該被定期保存，以作為日後參考使用。