個人情報の保護に関する法律 第74条（個人情報ファイルの保有等に関する事前通知）

解説

役所があなたの氏名や生年月日を並べた名簿を新しく作るとき、作った後に公表すれば足りると思われがちだが、法律は逆の順序を命じている。個人情報の保護に関する法律 74 条は、行政機関が個人情報ファイルを保有しようとするとき、その長は「あらかじめ」個人情報保護委員会へ通知しなければならないと定める。名称、利用目的、記録項目、収集方法、要配慮個人情報が入るか、外部への経常的な提供先まで、11 項目を事前に晒す。つまり、あなたの情報が集められる前の設計図が、独立した監視機関の手元に届いている。ここであなたが握るべきは、2 項の除外リストだ。捜査、租税犯則調査、公訴のためのファイル、職員の人事給与ファイル、1 年以内に消去されるファイル、本人が政令の人数に満たないファイル。これらは通知されない。つまり「役所が持っているのに委員会が知らない名簿」は、法が正面から認めた領域として存在する。あなたの情報がどちら側にあるかで、追跡できる道筋がまるで違う。

法的な位置づけ

個人情報の保護に関する法律 74 条は、行政機関の個人情報ファイル保有に係る事前通知義務を定める規定である。行政機関の長は、ファイルの保有開始前に、その名称・利用目的・記録項目・経常的提供先など法定 11 事項を個人情報保護委員会へ通知する義務を負い、通知事項を変更するときも同様とされる。2 項は捜査・人事等 11 類型を通知対象から除外する。

こんなときに使う

• 自治体の窓口で補助金を申請したら、申請書に世帯収入と病歴の欄があった。この情報は要配慮個人情報として 74 条 1 項 6 号の通知対象になり、外部提供先があれば 7 号で開示されている。あなたが委員会に届いた通知内容を調べれば、自分の情報が誰に渡る設計になっているか、申請前に知ることができる
• もし、ある省庁があなたを含む名簿を作りながら委員会に通知していなかったとしたら、それは違法か。答えは「2 項の除外に当たるかどうか次第」である。捜査目的なら適法、単なる事務怠慢なら義務違反。同じ未通知でも評価が正反対になる
• 行政機関の担当者として新しい業務システムを立ち上げる側に回ったとき。稼働日は 3 週間後、要件定義は固まった。だが 74 条の通知は「あらかじめ」であり、稼働後の追完は法の予定するところではない。通知事項の変更も同様に事前通知が要る（1 項後段）。システム開発のガントチャートに通知手続が乗っていなければ、初日から違法状態で走り出す
• 職員の人事評価ファイルに自分の記録が入っている。委員会への通知はない（2 項 3 号）。それでも開示請求（76 条）はできる。通知の有無と開示請求権の有無は、別の話だ