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採購文件保存作業準則

為辦理政府採購法 (以下簡稱本法) 第一百零七條採購文件之保存，特訂定本準則。

本準則所稱採購文件，係指機關或其補助、代辦機關 (構) 依本法辦理採購所持有之下列文件及其所附實物或證物： 一、計畫及申購文件。 二、規劃及設計文件。 三、招標、投標、開標、審標及決標文件。 四、契約、履約管理及驗收文件。 五、爭議處理文件。 六、其他與辦理採購有關之文件。 前項採購文件，包括書面、錄音、錄影、照片、微縮片或電子數位資料等。

本法第一百零七條所稱保存文件之指定場所，得為下列場所之一： 一、機關存放檔案場所。 二、機關辦公場所。 三、本法第四條接受機關補助辦理採購之法人或團體之場所。 四、本法第五條及第四十條代辦採購之法人、團體或機關之場所。 五、本法第一百零六條駐國外機構受託辦理採購之委託機關之場所。 六、其他經主管機關指定之場所。 前項第三款及第四款之場所，機關應於補助或委託時予以敘明。 駐國外機構辦理或受託辦理國內機關之採購，或外國法人或團體接受國內機關補助或委託辦理採購，應另備具一份保存於國內機關之場所。

採購文件得以原件或複印本、照片、微縮片或電子數位資料等複製品保存。

採購文件之保存期限如下，機關 (構) 並得視需要延長之： 一、未達巨額或為轉售或供製造成品以供轉售之採購，自驗收之日起三年。 二、前款以外之採購，自驗收之日起五年。 三、終止或解除契約者，自終止或解除契約之日起五年。但終止或解除契約後重行辦理招標者，不在此限。 四、流標或廢標者，自流標或廢標之日起三年。 五、取消採購者，自取消採購之日起三年。 六、依本法第九十九條甄選投資廠商者，自簽約之日起五年。 七、與標的之設計、結構或安全有關之採購文件，自標的報廢之日起一年。 八、未得標廠商之文件，自決標予得標廠商之日起三年。 第一款及第二款之期限，有部分驗收者，自全部驗收之日起算；無驗收程序者，自最後付款之日起算。 編入同一卷宗之採購文件保存期限不同者，其先屆滿者之文件，仍應隨同後屆滿者一併保存之。

司法裁判書、訴願決定書、仲裁判斷書、調解書及審議判斷書應自收受送達之日起保存十年。但關係特為重要，可引為規例及應常留備考查之用者，宜永遠保存之。

採購文件有宜特別保存以備考查者，於期限屆滿後，得抽出繼續保存之。

採購文件保存時，應於保存卷宗標明保存之始期、終期或永遠保存字樣。

採購文件之保存，應注意安全及保密措施。 調閱他人所辦採購文件，應經機關 (構) 首長或其授權人員核准。

採購文件保存期限屆滿，無相關待辦事項者，始得造具清冊經機關 (構) 首長或其授權人員核准後銷毀之。

本準則自中華民國八十八年五月二十七日施行。