鐵運卡由駐站運輸軍官簽證，並將鐵運卡號碼，支用金額及用途代號填入車 (運) 照之備註欄內，車 (運) 照第五聯及鐵運卡，於部隊或軍品未啟運前，交託運人員帶回，繳交申運單位之經辦人登記入帳。
根據鐵路軍事運輸作業規則第44條，鐵運卡應由駐站運輸軍官簽署並填寫鐵運卡號碼、支用金額及用途代碼於車(運)照的備註欄中。車(運)照的第五聯和鐵運卡應在部隊或軍品未啟運之前交給運輸人員，由其提交給申請運輸的部門，由經辦人進行登記入帳。 舉例來說，如果一個部隊需要運送軍品，首先駐站運輸軍官會簽署鐵運卡，填寫相關資訊並將其記錄於車(運)照的備註欄中。然後，車(運)照和鐵運卡將由運輸人員帶回，並交給負責申請運輸的單位的經辦人進行登記入帳，以確保相關資訊被正確紀錄並進行結算。
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