重點摘要公司法第183條規定股東會議決事項須作成議事錄，由主席簽名或蓋章、會後20日內分發股東並永久保存，違反者董事處1至5萬元罰鍰。
Q · 股東會議事錄沒主席簽名，決議還算數嗎？
有風險。漏簽名或缺法定記載，決議可能被撤銷
依公司法第183條，議事錄須由主席簽名或蓋章、會後二十日內分發股東，並記載年月日、場所、主席姓名、決議方法、議事經過要領及結果。欠缺主席簽名或法定記載事項屬程序瑕疵，股東得依第189條於決議日起三十日內提起撤銷之訴。董事違反分發或保存義務者，另處一萬至五萬元罰鍰。
股東會開完了，決議通過了，然後呢？如果沒有一份合格的議事錄，那場會議在法律上幾乎等於沒開過。議事錄不是行政庶務，它是整場股東會的法律存在證明。主席必須簽名或蓋章，會後二十日內分發給全體股東，而且議事錄本身必須永久保存，不是五年、不是十年，是公司存在多久就保存多久。簽名簿和委託書也要留至少一年。這些規定存在的原因很實際：當股東對某個決議不爽要打官司（第189條），議事錄就是法庭上最核心的證據。上面記載的出席人數、表決方式、議事經過，每一個字都可能決定那個決議是有效還是無效。董事長不照規矩來？一萬到五萬元罰鍰。錢不多，但這個罰鍰背後真正的風險是：議事錄有瑕疵，整場股東會的決議都可能被法院撤銷。
公司法第183條為股東會議事錄的製作、簽署、分發與保存義務規範，要求議事錄須由主席簽名或蓋章、會後二十日內分發股東、永久保存，並明定簽名簿與委託書至少保存一年。其核心功能是為股東會決議提供法律存在證明，並作為決議撤銷訴訟（第189條）的關鍵證據。
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可以。第二項明確規定議事錄的製作及分發得以電子方式為之，這是民國94年增訂的。公開發行公司甚至可以直接用公告方式取代個別分發。用電子方式分發時，保留寄送紀錄（email發送時間、已讀回執），是日後證明你在期限內完成分發的關鍵證據。
議事錄記載不實，可以成為依第189條提起股東會決議撤銷之訴的理由，但你需要提出反證（錄音、其他股東證詞、當場書面紀錄）。參加股東會時帶手機錄音是最基本的自保動作，經驗豐富的小股東會在發言時刻意重述議案內容，讓錄音裡留下明確的議事紀錄。
罰鍰金額不高，但不分發議事錄本身就是程序瑕疵，可以成為挑戰公司治理合法性的依據。你可以向主管機關（經濟部商業司）檢舉，機關得依職權處罰。若持股比例達一定門檻，還可以聲請法院選任檢查人（第245條），直接介入檢查公司營運狀況。
議事錄須在公司存續期間永久保存；簽名簿及委託書至少保存一年，有第189條訴訟則保存至訴訟終結。
年月日、場所、主席姓名、決議方法、議事經過要領及其結果，缺一項都是訴訟弱點。
規範股東會議事錄的作成、簽署、分發與永久保存義務，是股東會決議的法律存在證明。
議事錄於公司存續期間不得銷毀，不是五年十年，是公司存在多久就保存多久。
記載法定五項事項→主席簽名或蓋章→會後20日內分發股東→議事錄永久保存、簽名簿委託書至少留1年。
可以，得以電子方式製作及分發，公開發行公司並得以公告方式為之。保留寄送紀錄是合規關鍵。
書面催告公司並保留催告證明，可向經濟部商業司檢舉，達門檻者可聲請選任檢查人。
提出當天錄音、其他股東證詞或現場書面紀錄作為反證，配合第189條主張撤銷決議。
議事錄永久保存，簽名簿與委託書至少一年（有訴訟至終結）。
| item | retention | legal_basis |
|---|---|---|
| 股東會議事錄 | 永久（公司存續期間） | 公司法第183條第4項 |
| 出席股東簽名簿 | 至少1年（有訴訟至終結） | 公司法第183條第5項 |
| 代理出席委託書 | 至少1年（有訴訟至終結） | 公司法第183條第5項 |
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公司債存根簿，應將所有債券依次編號，並載明左列各款事項。 一、公司債債權人之姓名及住所。 二、第一百八十條第一項第二款至第四款之事項。 三、公司債發行之年、月、日。 四、各債券取得之年、月、日。
股東會之召集或決議違反法令或章程時，股東得自決議之日起一個月內，聲請法院宣告其決議為無效。
股東會之議決事項，應作成議事錄，由主席簽名蓋章，並於會後十日內，將議事錄分發各股東。 議事錄應記載會議之時日及場所，主席之姓名及決議之方法，並應記載議事經過之要領及其結果。 議事錄應與出席股東之簽名簿及代理出席之委託書一併保存。 公司負責人違反前項規定，不保存議事錄與股東出席簽名簿，及代表出席委託書者，各科一千元以下罰鍰；其有虛偽之記載時，各科四千元以下罰金。
股東會之議決事項，應作成議事錄，由主席簽名蓋章，並於會後十五日內，將議事錄分發各股東。 議事錄應記載會議之年、月、日、場所、主席姓名及決議方法，並應記載議事經過之要領及其結果。 議事錄應與出席股東之簽名簿及代理出席之委託書一併保存。 公司負責人違反前項規定，不保存議事錄、股東出席簽名簿及代表出席委託書者，各科一千元以下罰鍰；有虛偽記載時，各科四千元以下罰金。
立法理由鑑於各發行公司股東人數與日俱增，議事錄之印製寄發為十分繁重工作，為配合實務上需要，爰將第一項十日放寬為十五日。
股東會之議決事項，應作成議事錄，由主席簽名、蓋章，並於會後十五日內，將議事錄分發各股東。 議事錄應記載會議之年、月、日、場所、主席姓名及決議方法，並應記載議事經過之要領及其結果。 議事錄應與出席股東之簽名簿及代理出席之委託書一併保存。 代表公司之董事，違反前項規定，不保存議事錄、股東出席簽名簿及代表出席委託書者，處一千元以上五千元以下罰鍰；公司負責人有虛偽記載時，依刑法或特別刑法有關規定處罰。
立法理由一、股東名簿之備置，應由董事長負責執行，不宜罰及全體董事，爰將第四項「公司負責人」改為「代表公司之董事」。 二、罰鍰予以提高三倍，並設下限，以加重處罰；並將罰金額度提高五倍。
股東會之議決事項，應作成議事錄，由主席簽名、蓋章，並於會後十五日內，將議事錄分發各股東。 議事錄應記載會議之年、月、日、場所、主席姓名及決議方法，並應記載議事經過之要領及其結果。 議事錄應與出席股東之簽名簿及代理出席之委託書一併保存。 代表公司之董事，違反前項規定，不保存議事錄、股東出席簽名簿及代表出席委託書者，處新臺幣三千元以上一萬五千元以下罰鍰；公司負責人有虛偽記載時，依刑法或特別刑法有關規定處罰。
立法理由我國數十年來使用新臺幣，幣值穩定、幣信良好，已為國際所公認，爰將本法所定貨幣數額均改以新臺幣為計算單位。
股東會之議決事項，應作成議事錄，由主席簽名或蓋章，並於會後二十日內，將議事錄分發各股東。 公開發行股票之公司對於持有記名股票未滿一千股之股東，前項議事錄之分發，得以公告方式為之。 議事錄應記載會議之年、月、日、場所、主席姓名、決議方法、議事經過之要領及其結果，在公司存續期間，應永久保存。 出席股東之簽名簿及代理出席之委託書，其保存期限至少為一年。但經股東依第一百八十九條提起訴訟者，應保存至訴訟終結為止。 代表公司之董事，違反第一項、第三項或前項規定者，處新臺幣一萬元以上五萬元以下罰鍰。
立法理由一、第一項依民法第三條，簽名與蓋章具同等效力，爰修正「簽名、蓋章」為「簽名或蓋章」，以資簡化。另為使公司有充裕時間製作股東會議事錄，「十五日」修正為「二十日」。 二、為簡化公開發行股票之公司分發議事錄之程序，對於未足一千股之股東，得以彈性處理，增訂第二項。 三、原條文第二項酌作文字修正，並增訂「在公司存續期間，應永久保存」，以利於查考，移列為第三項。 四、原條文第三項移列第四項。另按出席股東之簽名簿及代理出席之委託書，其保存期限如何，及股東提起訴訟，應如何處理之規定付之闕如，爰於第四項明定，俾資明確。 五、修正原條文第四項，增列違反第一、三或四項規定之行政罰，以保障股東權益。又刪除有關「依刑法或特別刑法有關規定處罰」贅文，並移列為第五項。
股東會之議決事項，應作成議事錄，由主席簽名或蓋章，並於會後二十日內，將議事錄分發各股東。 前項議事錄之製作及分發，得以電子方式為之。 公開發行股票之公司對於持有記名股票未滿一千股之股東，第一項議事錄之分發，得以公告方式為之。 議事錄應記載會議之年、月、日、場所、主席姓名、決議方法、議事經過之要領及其結果，在公司存續期間，應永久保存。 出席股東之簽名簿及代理出席之委託書，其保存期限至少為一年。但經股東依第一百八十九條提起訴訟者，應保存至訴訟終結為止。 代表公司之董事，違反第一項、第四項或前項規定者，處新臺幣一萬元以上五萬元以下罰鍰。
立法理由一、第一項未修正。 二、為因應電子科技之進步，節省公司通知事務之成本，議事錄之製作及分發，得依電子簽章法規定之電子方式為之，爰增訂第二項。 三、原條文第二項至第五項移列為第三項至第六項，並配合酌作文字修正。
股東會之議決事項，應作成議事錄，由主席簽名或蓋章，並於會後二十日內，將議事錄分發各股東。 前項議事錄之製作及分發，得以電子方式為之。 第一項議事錄之分發，公開發行股票之公司，得以公告方式為之。 議事錄應記載會議之年、月、日、場所、主席姓名、決議方法、議事經過之要領及其結果，在公司存續期間，應永久保存。 出席股東之簽名簿及代理出席之委託書，其保存期限至少為一年。但經股東依第一百八十九條提起訴訟者，應保存至訴訟終結為止。 代表公司之董事，違反第一項、第四項或前項規定者，處新臺幣一萬元以上五萬元以下罰鍰。
立法理由一、第一項及第二項未修正。 二、為節省公開發行股票公司辦理議事錄分發作業之成本及響應環保無紙化政策，並考量公開資訊觀測站之建置已臻完善，公開發行股票公司分發議事錄予股東時，不論股東持股多寡，均得以公告方式為之，爰修正第三項。 三、第四項至第六項未修正。
公司債存根簿，應將所有債券依次編號，並載明左列各款事項。 一、公司債債權人之姓名及住所。 二、第一百八十條第一項第二款至第四款之事項。 三、公司債發行之年、月、日。 四、各債券取得之年、月、日。
股東會之召集或決議違反法令或章程時，股東得自決議之日起一個月內，聲請法院宣告其決議為無效。
股東會之議決事項，應作成議事錄，由主席簽名蓋章，並於會後十日內，將議事錄分發各股東。 議事錄應記載會議之時日及場所，主席之姓名及決議之方法，並應記載議事經過之要領及其結果。 議事錄應與出席股東之簽名簿及代理出席之委託書一併保存。 公司負責人違反前項規定，不保存議事錄與股東出席簽名簿，及代表出席委託書者，各科一千元以下罰鍰；其有虛偽之記載時，各科四千元以下罰金。
鑑於各發行公司股東人數與日俱增，議事錄之印製寄發為十分繁重工作，為配合實務上需要，爰將第一項十日放寬為十五日。
一、股東名簿之備置，應由董事長負責執行，不宜罰及全體董事，爰將第四項「公司負責人」改為「代表公司之董事」。 二、罰鍰予以提高三倍，並設下限，以加重處罰；並將罰金額度提高五倍。
我國數十年來使用新臺幣，幣值穩定、幣信良好，已為國際所公認，爰將本法所定貨幣數額均改以新臺幣為計算單位。
一、第一項依民法第三條，簽名與蓋章具同等效力，爰修正「簽名、蓋章」為「簽名或蓋章」，以資簡化。另為使公司有充裕時間製作股東會議事錄，「十五日」修正為「二十日」。 二、為簡化公開發行股票之公司分發議事錄之程序，對於未足一千股之股東，得以彈性處理，增訂第二項。 三、原條文第二項酌作文字修正，並增訂「在公司存續期間，應永久保存」，以利於查考，移列為第三項。 四、原條文第三項移列第四項。另按出席股東之簽名簿及代理出席之委託書，其保存期限如何，及股東提起訴訟，應如何處理之規定付之闕如，爰於第四項明定，俾資明確。 五、修正原條文第四項，增列違反第一、三或四項規定之行政罰，以保障股東權益。又刪除有關「依刑法或特別刑法有關規定處罰」贅文，並移列為第五項。
一、第一項未修正。 二、為因應電子科技之進步，節省公司通知事務之成本，議事錄之製作及分發，得依電子簽章法規定之電子方式為之，爰增訂第二項。 三、原條文第二項至第五項移列為第三項至第六項，並配合酌作文字修正。
一、第一項及第二項未修正。 二、為節省公開發行股票公司辦理議事錄分發作業之成本及響應環保無紙化政策，並考量公開資訊觀測站之建置已臻完善，公開發行股票公司分發議事錄予股東時，不論股東持股多寡，均得以公告方式為之，爰修正第三項。 三、第四項至第六項未修正。
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