公司法 第 183 條（議事錄之作成與保存）
- 1.股東會之議決事項，應作成議事錄，由主席簽名或蓋章，並於會後二十日內，將議事錄分發各股東。
- 2.前項議事錄之製作及分發，得以電子方式為之。
- 3.第一項議事錄之分發，公開發行股票之公司，得以公告方式為之。
- 4.議事錄應記載會議之年、月、日、場所、主席姓名、決議方法、議事經過之要領及其結果，在公司存續期間，應永久保存。
- 5.出席股東之簽名簿及代理出席之委託書，其保存期限至少為一年。但經股東依第一百八十九條提起訴訟者，應保存至訴訟終結為止。
- 6.代表公司之董事，違反第一項、第四項或前項規定者，處新臺幣一萬元以上五萬元以下罰鍰。
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重點摘要公司法第183條規定股東會議決事項須作成議事錄，由主席簽名或蓋章、會後20日內分發股東並永久保存，違反者董事處1至5萬元罰鍰。
Q · 股東會議事錄沒主席簽名，決議還算數嗎？
依公司法第183條，議事錄須由主席簽名或蓋章、會後二十日內分發股東，並記載年月日、場所、主席姓名、決議方法、議事經過要領及結果。欠缺主席簽名或法定記載事項屬程序瑕疵，股東得依第189條於決議日起三十日內提起撤銷之訴。董事違反分發或保存義務者，另處一萬至五萬元罰鍰。
白話解讀
股東會開完了，決議通過了，然後呢？如果沒有一份合格的議事錄，那場會議在法律上幾乎等於沒開過。議事錄不是行政庶務，它是整場股東會的法律存在證明。主席必須簽名或蓋章，會後二十日內分發給全體股東，而且議事錄本身必須永久保存，不是五年、不是十年，是公司存在多久就保存多久。簽名簿和委託書也要留至少一年。這些規定存在的原因很實際：當股東對某個決議不爽要打官司（第189條），議事錄就是法庭上最核心的證據。上面記載的出席人數、表決方式、議事經過，每一個字都可能決定那個決議是有效還是無效。董事長不照規矩來？一萬到五萬元罰鍰。錢不多，但這個罰鍰背後真正的風險是：議事錄有瑕疵，整場股東會的決議都可能被法院撤銷。
法律定性
公司法第183條為股東會議事錄的製作、簽署、分發與保存義務規範，要求議事錄須由主席簽名或蓋章、會後二十日內分發股東、永久保存，並明定簽名簿與委託書至少保存一年。其核心功能是為股東會決議提供法律存在證明，並作為決議撤銷訴訟（第189條）的關鍵證據。
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Q1股東會議事錄要保存多久？▾
議事錄須在公司存續期間永久保存；簽名簿及委託書至少保存一年，有訴訟則保存至訴訟終結。
Q2議事錄沒在20日內分發會怎樣？▾
代表公司之董事處1至5萬元罰鍰，且逾期分發構成程序瑕疵，可能成為股東撤銷決議的理由。
Q3議事錄可以用email寄給股東嗎？▾
可以。第二項明定議事錄製作及分發得以電子方式為之，公開發行公司並得以公告方式為之。
Q4議事錄一定要主席簽名嗎？▾
是。主席簽名或蓋章是法定硬性要件，欠缺即構成議事錄瑕疵。
容易搞混的概念 AI 輔助整理
| item | retention | legal_basis |
|---|---|---|
| 股東會議事錄 | 永久（公司存續期間） | 公司法第183條第4項 |
| 出席股東簽名簿 | 至少1年（有訴訟至終結） | 公司法第183條第5項 |
| 代理出席委託書 | 至少1年（有訴訟至終結） | 公司法第183條第5項 |
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