地方自治法 第123条

議会の議長が事務局長等に会議録を作成させ、会議の次第と出席議員の氏名を記録させる義務を定めた規定です。書面なら議員2人以上の署名、最後に長への報告まで求めています。

法律上の正式名称は「会議録」です。一般に「議事録」と呼ばれることもありますが、地方自治法123条が定めるのは会議録であり、会議の次第と出席議員の氏名の記録が最低限の要件です。

作成義務を負うのは議長で、実際に作るのは事務局長または書記長です。書記長を置かない町村では書記が作成します。議長が一人で書くわけではありません。

紙ではなくデジタルデータで作成された会議録です。令和3年の改正で明文化され、署名の代わりに総務省令で定める署名に代わる措置をとり、長へは当該電磁的記録を添えて報告します。

必ずしも全文は載りません。法律が求める最低限は会議の次第と出席議員の氏名です。逐語で残すか要点だけにするかは各議会の運用次第で、自治体ごとに詳しさが異なります。

誰が議事に参加し議決権を行使したかを後から検証できるようにするためです。定足数（113条）の確認や、議決の有効性が争われたときの一次資料となります。

なります。署名つきの公式記録なので、いつ何が議決されたかを示す動かぬ証拠です。住民監査請求は原則その行為から1年以内のため、議決日を会議録で正確に押さえることが重要です。

書記長を置かない町村では、議長が書記に会議録を作成させます。市と異なり書記長ではなく書記が担い手になる点が特徴です。

見られる。地方議会の会議は公開が原則で（地方自治法115条）、会議録も住民は閲覧でき、多くの自治体は議会ウェブサイトで公開している。情報公開条例による開示請求でも入手できる。業界裏話ヒント：会議録は会議当日に出るわけではなく、議員の署名と確定を経て公開まで1〜3か月かかることが多い。リアルタイムで知りたいなら傍聴か議会中継、確定した公式記録が必要なら会議録、と使い分ける

署名（地方自治法123条2項）は会議録の正確性を担保する手続で、署名を欠いたからといって議会の議決そのものが当然に無効になるわけではない。ただし記録の正確性に疑義が生じ、後の紛争で証拠としての価値が揺らぐ。業界裏話ヒント：署名前の会議録は「未定稿」扱いで、確定版とは法的な重みが違う。議事内容を公式に引用したいなら、署名済みの確定版かどうかを必ず確認する。未定稿を根拠に動くと足をすくわれる