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문서작성의 일반원칙
제11조(문서작성의 일반원칙) ①문서는 「국어기본법」 제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다. ②문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다. ③문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다. ④문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.
문서의 전자적 처리
제12조(문서의 전자적 처리) 각급위원회위원장은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자문서시스템상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.
문서의 수정
제13조(문서의 수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 중앙위원회훈령이 정하는 바에 따라 삭제하거나 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없는 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정 전의 전자문서는 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에 이를 보존하여야 한다.
문서의 간인
제14조(문서의 간인) ①다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 중앙위원회훈령이 정하는 바에 따라 간인하여야 한다. 1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서 2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서 3. 허가ㆍ인가 및 등록 등에 관계되는 문서 ②제1항의 규정에 불구하고 민원서류 기타 필요하다고 인정되는 문서는 간인에 갈음하여 천공방식으로 할 수 있다. ③전자문서의 간인은 중앙위원회훈령이 정하는 면표시 또는 발급번호 기재 등의 방법으로 할 수 있다.
발신명의
제15조(발신명의) ①문서의 발신명의는 각급위원회위원장(법령에 의하여 행정권한이 위임 또는 위탁된 경우에는 그 위임 또는 위탁을 받은 자를 말한다. 이하 같다)으로 한다. 다만, 각급 위원회 내의 보조기관 또는 보좌기관 상호 간에 발신하는 문서는 해당 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 한다. ②내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.
문서의 기안
제16조(문서의 기안) ①문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 그 밖의 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다. ②문서의 기안은 중앙위원회훈령이 정하는 기안문서(이하 "기안문"이라 한다)로 하여야 한다. 다만, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다. ③2명 이상의 선거관리위원회(이하 "위원회"라 한다)위원장의 결재를 요하는 문서는 그 문서의 처리를 주관하는 위원회에서 기안하여야 한다. ④기안문에는 중앙위원회훈령이 정하는 바에 따라 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다)를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 문서는 이를 생략할 수 있다. 1. 검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서 2. 제증명 발급, 회의록 기타 단순사실을 기록한 문서 3. 일상적ㆍ반복적 업무로서 경미한 사항에 관한 문서
검토 및 협조
제17조(검토 및 협조) ①기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다. ②문서의 내용이 동일 위원회 내의 다른 보조기관 또는 보좌기관이나 다른 위원회의 업무와 관련이 있는 때에는 그 기관의 협조를 받아야 한다. ③제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 해당 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.
결재
제18조(결재) ①문서는 해당 위원회위원장(소속기관의 경우 해당 소속기관의 장을 말한다. 이하 이 조에서 같다)의 결재를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조기관 또는 보좌기관의 결재를 받아야 한다. ②각급위원회위원장은 사무의 내용에 따라 그 보조기관ㆍ보좌기관 또는 당해 업무담당 공무원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 해당 위원회위원장이 훈령으로 정한다. 다만, 구ㆍ시ㆍ군위원회위원장의 위임전결사항은 해당 구ㆍ시ㆍ군위원회를 관할하는 시ㆍ도선거관리위원회(이하 "시ㆍ도위원회"라 한다)위원장이 훈령으로 정할 수 있다. ③결재권자가 휴가ㆍ출장 그 밖의 사유로 결재를 할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.
검토ㆍ협조 및 결재 중인 문서의 열람체계 구축
제19조(검토ㆍ협조 및 결재 중인 문서의 열람체계 구축) 각급 위원회위원장은 검토ㆍ협조 및 결재 중인 전자문서를 검토자ㆍ협조자 및 결재권자가 동시에 볼 수 있도록 전자문서의 열람체계를 구축할 수 있다.
발신방법의 지정
제20조(발신방법의 지정) 결재권자가 전신 또는 정보통신망에 의하여 시행할 문서에 결재를 함에 있어서 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니라도 누설되는 경우 국가안전보장, 질서유지, 경제안정 그 밖에 국가이익을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 암호 또는 음어로 지정하여야 한다.
시행문의 작성
제21조(시행문의 작성) ①결재를 받은 문서 가운데 발신하여야 하는 문서는 중앙위원회훈령이 정하는 시행문으로 작성하여 발신한다. ②시행문의 수신자가 여럿인 경우 그 수신자 전체를 함께 표시하여 시행문을 작성ㆍ시행할 수 있다. 다만, 수신자의 개인정보 보호 등을 위하여 필요할 때에는 수신자별로 작성ㆍ시행하여야 하다.
관인날인 또는 서명
제22조(관인날인 또는 서명) ①각급위원회위원장의 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장ㆍ상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인(전자이미지관인을 포함한다. 이하 같다)을 찍거나 각급위원회위원장이 서명(전자문자서명 및 행정전자서명을 제외한다)을 하고, 보조기관 및 보좌기관의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 보조기관 또는 보좌기관이 서명을 한다. 다만, 관보ㆍ신문 등에 게재하는 문서에는 관인을 찍거나 서명하지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 중앙위원회훈령이 정하는 바에 따라 관인을 찍거나 서명하는 것을 생략할 수 있다. ②관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 관인날인에 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다. 이 경우 실제 규격대로 인쇄하기 어려운 경우에는 관인의 실제 규격보다 축소하여 인쇄할 수 있다.
문서의 발송
제23조(문서의 발송) ①시행문은 처리과에서 발송하되, 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다. ②문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 그 밖에 특별한 사정이 있는 경우에는 인편ㆍ우편ㆍ팩스 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편ㆍ등기우편 그 밖에 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다. ③제1항의 규정에도 불구하고 전자문서는 각급위원회의 홈페이지 또는 공무원의 공식전자우편주소(중앙위원회에 등록된 전자우편주소를 말한다. 이하 같다)를 이용하여 행정기관 외의 자에게 발송할 수 있다. ④인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 문서과의 지원을 받아 발송할 수 있다. ⑤전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 출력하여 시행할 수 있다.
문서의 접수ㆍ처리
제24조(문서의 접수ㆍ처리) ①문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 문서과에서 직접 받은 문서는 지체 없이 처리과에 이를 배부하여 접수하게 하되, 이 경우 배부정보는 「선거관리위원회 기록물관리 규칙」(이하 "기록물관리 규칙"이라 한다) 제12조에 따른 등록정보로 관리하여야 한다. ②접수된 문서에는 중앙위원회훈령이 정하는 접수인을 찍고, 기록물관리 규칙 제12조제1항의 규정에 따라 전자기록생산시스템으로 접수등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표시하여야 하며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다. 다만, 제1항의 규정에 의하여 문서과에서 직접 받은 문서는 문서과가 접수일시를 기재하여 이를 처리과로 보낸다. ③처리과의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 중앙위원회훈령이 정하는 문서에 해당하는 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다. ④제3항의 규정에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다. ⑤각급위원회위원장은 정보통신망을 이용하여 행정기관 외의 자로부터 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항부터 제4항까지의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소ㆍ성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다. ⑥각급 위원회위원장은 각급위원회의 홈페이지 또는 공무원의 공식전자우편주소를 이용하여 행정기관 외의 자로부터 문서를 받아 처리과에서 접수할 수 있다. ⑦민원문서의 접수 및 처리는 중앙위원회훈령이 정하는 바에 의한다.
문서의 등록
제25조(문서의 등록) 문서는 생산한 즉시 기록물관리 규칙 제12조제1항의 규정에 의하여 전자기록생산시스템으로 생산등록번호를 부여하여야 한다.
외국어로 된 문서 등에 대한 특례
제26조(외국어로 된 문서 등에 대한 특례) 외국어로 된 문서에 대하여는 제11조부터 제15조까지 및 제22조의 규정을 적용하지 아니할 수 있다.
제27조 삭제
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출처: 국가법령정보센터(법제처) — Korea Ministry of Government Legislation, KOGL Type 1.