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最高法院案卷歸檔編號及保存期限實施要點

本要點依司法院頒「司法院暨所屬法院文卷保存期限實施要點」第十七條暨本院處務規程第六十四條第二項規定訂定之。

本院檔案由文書科檔案股集中管理，但因適應業務需要。或保密關係，得由承辦單位暫時保管。

本院檔案分「民事訴訟」「刑事訴訟」及「行政事務」三類，各置卷宗保存簿，以備登記歸檔之用。 民刑事訴訟卷宗，置登記簿，民事卷宗，登記第一上訴人或抗告人、聲請人姓名，或公司行號或法人；刑事卷宗，登記第一被告人或抗告人、聲請人姓名，其餘當事人登載於備考欄，如不敷登載應登附冊，以備查考。

歸檔文卷應由承辦人員妥加整理，將應併卷歸檔之文件一次併入，依次編註頁數填寫目錄，加裝封面底頁，底頁應加封紙加蓋印章，並標明保存期限，登記於歸檔簿，經主管人員核章後，送交檔案股歸檔，主管人員發現文卷及附件不齊全者，應送回補正後再送歸檔。

民刑事訴訟卷宗，應於辦理終結經發卷後，其底卷即行歸檔。行政事務卷宗俟年度終了後歸檔，但具有單獨性者，得隨時歸檔。

檔案股接受歸檔卷宗，應注意核對歸檔簿記載名稱、件數，經點收無訛後，即行登入保存簿，並於案卷歸檔內註明保存簿年度字號簽章後，交還歸檔人。

管卷人員接收歸檔文卷時，發現結案字號、當事人姓名、件數如與案卷歸檔簿所載不符者，應退請更正。

管卷人員收到歸檔文卷，應將檔案編號及保存期限登入檔案保存簿。

同一案件之文卷及其附件歸檔有先後者，應由管理檔案人員，將新案併入舊卷，並於保存簿備考欄內，分別記明以備查考。

檔案應保存原有之形狀編次。

歸檔之民刑事訴訟卷宗，應按年度結案字號之先後編列，並於原卷面右上角加貼標籤，分類註明檔案字號，順序存放卷架上。所有卷架應編號懸掛號牌，標明架內案卷類別、起訖字號，以便調取。

調閱保存之卷宗，應經科長以上人員填調卷卡簽名蓋章，調卷卡計兩聯 (附件一) 一聯送檔案股，憑單調卷；一聯存在調卷單位備查。 附件一 最 高 法 院 調卷卡存根 . 最高法院調卷卡 ───── . . 調卷 年 月 日 調 年 還 .┌──┬─┬─┬──┬──┬──┬───┬──┐ .│ │ │ │ │宗 │調卷│調卷人│ │注卷 度 卷 .│年度│字│號│案由│ 數│ │ │備註│意.│ │ │ │ │冊 │單位│蓋 章│ │：年 年 .├──┼─┼─┼──┼──┼──┼───┼──┤每字 .│ │ │ │ │ │ │ │ │案.│ │ │ │ │ │ │ │ │一月 月 .│ │ │ │ │ │ │ │ │卡號 .│ │ │ │ │ │ │ │ │ .│ │ │ │ │ │ │ │ │ 日 日 .└──┴─┴─┴──┴──┴──┴───┴──┘ 宗 . 還卷 年 月 日

檔案股調出文卷，應即登記卷宗出入簿，並將調卷卡妥放於調出之文卷處，以資查考。

調閱文卷用畢後應即送還，如經二十日未還，又未聲明延期者，管卷人員應填催卷單 (附件二) 催還。調卷人接到催卷單後，應即將卷宗送還。如尚須留用者，應於原單上註明繼續留用事由及期間蓋章，交還檔案股存查。 附件二 ┌─┬────────────────────────────┐│檔│承調 年度 字第 號 ││ │ 案底卷 宗 (冊) ，已屆還卷日期，請即歸還││案│。如有留用必要，務請詳填附單見復。 ││ │ ││股│ ││ │ 此 致 ││催│ ││ │ 庭 ││卷│ 科 ││ │ 檔案股啟 年 月 日││單│ │└─┴────────────────────────────┘................................................................ ┌────┬──────────────┬─┬────────┐│ │ 宗│調│ ││調用案卷│ 年度 字第 號 │卷│ ││ │ 冊│人│ │├────┼──────────────┤員│ ││留用事由│ │蓋│ │├────┼──────────────┤章│ ││歸還日期│ │ │ │└────┴──────────────┴─┴────────┘

原卷歸還時，管卷人員驗收無訛，即將原調卷卡檢出蓋「文卷已還」戳後，交還調卷人，並登記於卷宗出入簿。

本院裁判書原本，依民、刑事訴訟案件分類，按當年年度結案號次序，編訂成卷永遠保存。 民刑事訴訟案件評議簿，保存期限為十五年。

卷宗內，文書有宜特別保存以備查考者，於期限屆滿後得抽出繼續保存之，但與國史或革命事蹟有關者，逕送國史館保存。

民刑事訴訟案件底卷，保存期限為十年。

關於行政事務之卷宗、簿冊、圖表及其他文書分左列六類保存之。 一 關係特為重要可引為規例，與應常留備查考者，永遠保存。如未失時效之最重要交卷、院令 (函) 、呈稿、文卷保存簿、銷燬文卷清冊、統計年報、半年報、人事資料、歸檔簿、不動產所有權狀、國家賠償協議書、冤獄賠償決定書、律師懲戒決議書原本等屬之。 二 關係亦較重要，而無須永遠保存者，保存十年。如次要呈稿、總收發文簿、會計簿冊、聯單、存單等屬之。 三 各類案件分案簿、各類案件進行簿，保存十五年。 四 民刑事案件統計資料登記卡片、月報表、民刑事辦案月報表、民刑事裁判送閱簿、送達文件證明簿、工作計畫及各種研考卷保存五年。 五 尋常或例行之件，保存三年。如關於發文送稿簿、簽到簽退簿，及其他雜件各簿冊屬之。 六 關於會計書類卷宗之保存期限，依會計法第八十三條、第八十四條之規定。在銷燬前應先函請審計機關同意，並應再陳報司法院核定。 前項第二款至第六款期限，於歸檔後翌年起算保存始期。

經過保存期限之卷宗、文件、報表、簿冊等，應於各年度終結，由管卷人員詳加整理，造具清冊報請院長核准，予以銷燬。 民刑事訴訟案件底卷附有裁判原本者，抽存其原本，餘件報請銷燬。

各級人員離職時，應將其所調文卷歸還清楚，經管卷人員證明後，始得離職。

檔案股管理人員，應注意檔卷室內乾燥、通風、防止鼠嚙、蛀蝕。門窗尤須堅固，更應嚴禁煙火。

本要點經呈報司法院核定後實施。