道路運送車両法 第21条（自動車登録ファイルの記録等の保存）

解説

抹消登録の書類を窓口に出せば、その車は行政の記録から消える。多くの人はそう考えるが、条文の中では別の時計が動いている。永久抹消登録（解体して二度と公道を走らせない手続）と輸出抹消登録（海外へ出すための手続）をした車は、それぞれの登録日から5年間、自動車登録ファイル（国が管理する車の戸籍簿にあたるデータベース）の記録が保存される。落とし穴は一時抹消登録（ナンバーを返して一時的に使用を止める手続）の数え方にある。5年は一時抹消をした日からではなく、その後に解体や輸出を届け出て、それが記録された日から数える。さらに第2項により、名義変更などの申請書と添付書類（譲渡証明書、委任状など）も、受理された日から5年間保存される。身に覚えのない名義変更や、売ったはずの車の行方で揉めたとき、この5年の間であれば紙の証拠が運輸支局側に残っている可能性がある。5年を過ぎてから動いても、保存する義務はもう法律上どこにもない。

法的な位置づけ

道路運送車両法第21条は、抹消登録を経た自動車に係る自動車登録ファイルの記録と、自動車登録の申請書及び添付書類について、保存義務と保存期間を定める規定である。保存期間はいずれも5年間であり、起算点は抹消登録の種類、または申請書の受理日によって区別される。

こんなときに使う

• 父が亡くなった後、父名義だった車がいつの間にか親族の一人の名義に移っていた。移転登録の受理日は4年半前。そのときの申請書と添付された委任状は、受理日から5年間保存される。残り半年を切った今、開示請求をするか、証拠保全を申し立てるかを決めないと、筆跡や印影を確かめる材料に手が届かなくなるかもしれない
• 中古車買取店の担当者として3年前に輸出抹消登録を処理した車について、海外の買主から書類の食い違いを指摘された。社内の控えはもう捨ててしまった。それでも輸出抹消登録日から5年間、登録ファイルの記録は保存されている。確認の手がかりはまだ消えていない
• 一時抹消したまま倉庫に10年置いてある車。記録はもう消えたのだろうか？ 条文上、5年のカウントは解体か輸出の届出が記録された日から始まる。一時抹消のままなら、その時計はまだ動き出していない

取るべき行動

被害を受けた側：1. 登録事項等証明書（第22条）を取り、いつ誰に移転登録されたかを特定する。請求には登録番号と車台番号が必要2. 受理日から5年以内かを計算し、残りの期間を把握する3. 申請書類の開示請求（個人情報保護法）を検討する。訴訟に進むなら文書送付嘱託（民事訴訟法226条）や証拠保全も選択肢になる4. 偽造が疑われるなら、電磁的公正証書原本不実記録罪（刑法157条）等での警察相談も並行する

訴えられた側：1. 自社で保管している譲渡証明書と委任状の控えを確認し、運輸支局側の保存書類と照合できるようにしておく2. 手続が適法だったなら、受理日から5年以内は行政側にも同じ書類が残っていることを前提に、自分から開示や送付嘱託を求めて潔白を示す3. 5年を過ぎてから主張されると行政側の書類は廃棄されている可能性があり、自社控えの証拠価値が一気に上がる。社内の保存期間は5年より長く設定しておくのが防御の基本

時効（請求できる期限）：永久抹消登録と輸出抹消登録は各登録日から5年、一時抹消登録は解体届出または輸出の記録日から5年、申請書と添付書類は受理日から5年（本条1項・2項）。期間経過後は法律上の保存義務がなく、廃棄されうる。本条自体に請求の時効はない