戸籍法 第120条の3

解説

戸籍謄本は「紙で取りに行くもの」と思われているが、戸籍法120条の3で三つ目の形ができた。データそのものを役所同士で受け渡す「戸籍電子証明書」である。対象は、コンピュータ化された戸籍（119条）の証明と、除かれた戸籍（除籍）の証明だ。あなたが指定市町村長（システムで戸籍を扱える市区町村長）に請求すると、手元に届くのは証明書ではない。「戸籍電子証明書提供用識別符号」という番号である。この番号を行政機関等に示すと、行政機関は同じ番号で市区町村から直接データを受け取る。あなたは紙を持ち運ばない。見落としやすいのは、受け取れる相手が「行政機関等」に限られていることだ。銀行や保険会社に番号を渡しても意味がない。しかも請求できるのは、法務省令で定める事務に必要な場合だけである。本籍地以外の市区町村に請求する場合は、代理人や郵送を前提とする規定が外され、請求する本人の確認に置き換わる。つまり、使える場面と使えない場面を区別できる人だけが、窓口の往復と郵送の手間を省ける。

法的な位置づけ

戸籍電子証明書とは、戸籍法119条により磁気ディスクで調製された戸籍の記録事項の全部または一部を証明する電磁的記録をいう。戸籍法120条の3に基づき、請求者には識別符号が発行され、証明書自体はその符号を示した行政機関等に指定市町村長から提供される。除かれた戸籍については除籍電子証明書が同様に扱われる。

こんなときに使う

• パスポートのオンライン申請で、戸籍謄本の欄に「識別符号を入力」という選択肢が出てきた。役所で戸籍電子証明書を請求すると番号が発行され、それを入力すれば紙の謄本を送らなくてよい。（対応手続と運用は最新情報をご確認ください）
• 親の相続手続で、銀行から除籍謄本を求められたとしたらどうなる？ 除籍電子証明書の識別符号を渡しても銀行は受け取れない。第3項で提供を受けられるのは行政機関等だけだからだ。民間向けは今も紙の謄本である
• あなたは市役所の窓口担当者だ。本籍地ではない住民から「母の戸籍の電子証明書を取りたい、委任状はある」と言われた。第4項で代理を前提とする規定は適用されないため、この形では受け付けられない。
• 申請期限まであと3日。本籍地は遠方で、郵送請求では間に合わない。住所地の役所で本人が請求して識別符号を受け取り、提出先の行政機関に番号を示す。これなら郵送を待つ時間が消える

取るべき行動

被害を受けた側：手続をする本人として：1. 提出先の案内に戸籍電子証明書提供用識別符号の入力欄があるか確認する2. 指定市町村長（住所地の役所でも可）で本人が請求し、本人確認書類を持参する3. 発行された識別符号を控え、有効期間内に提出先へ示す4. 提出先が銀行など民間なら紙の謄本・除籍謄本を別途取る。二本立てを最初から前提にする

訴えられた側：窓口で断られた、または不正請求を疑われた側として：1. 本籍地以外への請求では代理を前提とする規定が外されている。代理で取りたいなら本籍地の市区町村に請求する2. 請求目的が法務省令で定める事務に当たるかを説明できるよう準備する3. 偽りや不正の手段による交付は罰則の対象になりうる（戸籍法133条、最新の改正状況をご確認ください）。他人の番号や本人確認書類を使わない

時効（請求できる期限）：特定の時効はないが、一般消滅時効（民法166条、債権5年または10年）が適用される。実務上注意すべきなのは識別符号の有効期間で、発行から3か月程度とされる（最新の改正状況をご確認ください）

改正の年表

1. 1.令和元年（2019年） 新設：戸籍法の一部を改正する法律（令和元年法律第17号）により新設。戸籍電子証明書・除籍電子証明書と識別符号による行政機関等への提供の仕組みを導入し、令和6年（2024年）3月1日に施行された。その後の文言改正の有無は要確認