계산증명규칙 제1장 총칙

목적

제1조

제1조(목적) 이 규칙은 감사원법 제25조에 규정된 계산서 기타 회계관계서류의 제출에 관하여 규정함을 목적으로 한다.

용어의 정의

제2조

제2조(용어의 정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1. "계산서"라 함은 증명책임자가 취급한 회계사무의 집행실적을 기간별로 계수로 집계한 서류를 말한다. 2. "증거서류"라 함은 제1호의 계산서의 내용을 증명하는 서류를 말한다. 3. "첨부서류"라 함은 계산서 또는 증거서류의 내용을 설명하기 위하여 필요한 서류를 말한다. 4. "증명책임자(대리증명책임자, 분임증명책임자, 대리분임증명책임자를 포함한다.)"라 함은 이 규칙에 의하여 계산서, 증거서류, 첨부서류 등을 감사원에 제출할 의무를 지는 자를 말한다. 5. "증명기간"이라 함은 증명책임자가 계산서를 작성하도록 정해진 기간을 말한다.

계산서의 작성 및 제출

제3조

제3조(계산서의 작성 및 제출) ① 이 규칙에 의한 증명책임자는 증명기간마다 계산서를 작성한 후 소속관서의 장이 이를 확인하여 그 증명기간이 지난 뒤 15일 안에 전자정보처리조직을 이용하여 전송하는 방법으로 감사원에 제출하여야 한다. 다만, 전자정보처리조직을 이용할 수 없는 부득이한 사유가 있는 경우에는 그 자료가 입력된 이동식 저장매체 등의 정보통신기록매체 또는 서면으로 25일 안에 감사원에 도달되도록 제출하여야 한다. ② 삭제 ③ 제1항의 계산서는 그 증명기간 중 계산액이 없는 경우에도 이를 제출하여야 한다. ④ 삭제

증명책임자 부호의 지정

제3조의2

제3조의2(증명책임자 부호의 지정) ① 이 규칙에 의한 계산증명의 대상이 되는 회계직을 임면하였을 때에는 그 중앙관서의 장은 이를 감사원에 통지하여야 한다. ② 제1항의 경우에는 감사원은 증명책임자부호를 지정 또는 폐지한다.

대리증명책임자의 계산증명

제4조

제4조(대리증명책임자의 계산증명) 대리증명책임자 및 대리분임증명책임자는 각자가 다룬 회계에 관하여 이 규칙에서 정한 증명책임자의 예에 의하여 계산증명을 하여야 한다.

증명책임자가 바뀌었을 때의 계산증명

제5조

제5조(증명책임자가 바뀌었을 때의 계산증명) ① 증명책임자가 바뀌었을 때에 전임자가 마치지 못한 계산증명이 있을 경우에는 후임자가 이를 하여야 한다. 다만, 중앙관서의 장 또는 감독기관의 장이 특별한 사유가 있다고 인정하는 때에는 후임자 이외의 직원을 증명책임자로 지명하여 계산증명 시킬 수 있다. ② 제1항의 증명책임자가 증명기간중에 바뀐 경우에는 후임자는 전임자가 다룬 계산을 합산하여 계산증명을 할 수 있다. ③ 제1항 및 제2항의 경우에는 계산서에 그 취지 및 전임자의 직ㆍ성명과 담당기간을 써 넣어야 한다.

제6조

제6조 삭제

계산서의 경정

제7조

제7조(계산서의 경정) 이미 제출한 계산서의 기재사항에 관하여 과목을 경정하여야 할 사유가 있거나 잘못 등을 발견하였을 때에는 이를 경정하고 그 내용과 사유를 통보하여야 한다.

증거서류의 원본주의

제8조

제8조(증거서류의 원본주의) ① 증거서류는 원본에 한한다. 다만, 어쩔 수 없는 경우에는 당해관서의 장(증명책임자가 관서의 장일 때에는 다른 공무원)이 원본과 틀림없다고 자기의 도장을 찍어 증명한 등본을 제출할 수 있다. ② 외국어로 쓰여진 증거서류에는 그 번역문을 붙여야 한다. ③ 「전자정부법」 제2조제9호에 따른 행정전자서명(행정전자서명이 아닌 전자서명을 사용하는 기관의 경우에는 「전자서명법」 제2조제2호에 따른 전자서명을 말한다)을 하여 생성된 증거서류를 원본으로 본다. ④ 증명책임자는 「개인정보보호법」 제23조에 따른 민감정보, 같은 법 시행령 제19조에 따른 주민등록번호, 여권번호, 운전면허의 면허번호 또는 외국인등록번호가 포함된 증거 서류에 대하여 제1항과 같이 원본을 제출하여야 한다.

제9조

제9조 삭제

외화수지의 환산

제10조

제10조(외화수지의 환산) 외국화폐를 기초로 하였거나 또는 외국화폐로서 수입과 지출을 한 것은 환산에 관한 서류를 붙여야 한다. 다만, 따로 정한 외국화폐 환산가격에 의한 것은 증거서류에 그 환산가격을 덧붙여 쓰고 환산에 관한 서류를 붙이지 아니할 수 있다.

이미 제출한 증거서류

제11조

제11조(이미 제출한 증거서류) 계산서와 같이 제출하여야 할 증거서류중 다른 계산증명 또는 감사원법에 의한 통보를 위하여 이미 제출하였거나 다른 구분에 편철하여 제출하는 것이 있을 때에는 그 뜻을 제12조 제1항에 따른 해당 증거서류의 구분지에 덧붙여 써야 한다.

증거서류의 편철

제12조

제12조(증거서류의 편철) ① 증거서류는 세입세출에 관한 것은 해당 예산과목의 목별로, 기타의 것은 수입ㆍ지출별 또는 종류별로 구분하고, 내용이 복잡한 것은 다시 적절하게 세분하여 각 구분별로 그 과목 등과 장수 및 금액을 쓴 구분지를 붙여 편철한 후 표지에는 총 장수 및 총 금액을 써 넣어야 한다. ② 증명책임자에게 도달되지 아니한 증거서류가 있을 때에는 그 사유 및 금액을 구분지에 덧붙여 쓰고 그 후 도달되는 대로 지급 또는 증감이 속하는 월별로 구분하여 도달된 날이 속하는 증명기간의 증거서류의 끝에 편철하여야 한다. ③ 이 규칙에 의하여 증명책임자가 다른 증명책임자의 계산을 함께 셈하거나 모아서 제출하는 경우에는 각 증명책임자별로 증거서류를 별책으로 편철한다.

증거서류의 보관 및 제출

제12조의2

제12조의2(증거서류의 보관 및 제출) ① 증거서류는 해당 회계관서에서 원본을 보관하는 것으로 하고, 다만 전자정보처리조직에 의해 생성된 문서(증거서류 및 붙임서류)는 전자적으로 보관할 수 있다. ② 증거서류의 제출은 생략하며 감사원장의 요구가 있을 때는 원본 또는 전자 보관 자료를 제출하여야 한다.

비밀문서의 계산증명

제13조

제13조(비밀문서의 계산증명) ① 이 규칙에 의하여 제출하는 계산서중 그 일부에 비밀에 관한 사항이 있을 때에는 그 계산서 전체를 비밀문서로 분류하고 증거서류중 일부가 비밀문서에 해당하는 경우에는 그 부분을 별책으로 분리편철하여 각각 보안업무규정의 정해진 절차에 의하여 처리하여야 한다 ② 제1항의 계산서 표지의 증거서류의 책수 및 장수란에는 비밀문서로 분류된 "별책"을 포함하고 제1항에 해당하는 "별책"의 책수와 장수를 괄호안에 써 넣는다.

없어진 증거서류의 대체

제14조

제14조(없어진 증거서류의 대체) 천재ㆍ지변 기타 어쩔 수 없는 사고로 인하여 증거서류 및 그 붙임서류가 없어졌을 때에는 그 사고에 대한 관계관서의 증명서 및 각 중앙관서의 장 또는 감독기관의 장이 증명한 과목별금액 등의 명세서를 계산서에 붙여 제출하여야 한다.

특례의 지정

제15조

제15조(특례의 지정) ① 감사원은 필요하다고 인정할 때에는 이 규칙에 정한 사항을 변경 또는 추가 지정할 수 있다. ② 각 중앙관서의 장은 이 규칙에 의한 계산증명을 하기가 곤란할 때에는 그의 생략, 변경 또는 추가를 감사원장에게 요청할 수 있다. ③ 감사원은 제2항의 요청이 이유있는 것으로 인정되면 제1항에 따라 그 사항을 생략하거나 지정한다. ④ 제1항에 따라 생략된 증거서류는 해당관서의 장이 증명기간이 속하는 연도가 지난 뒤 5년간 이를 보관하여야 한다.

내부통제

제15조의2

제15조의2(내부통제) 이 규칙에 의한 증명책임자의 소속관서의 장은 제15조에 따라 생략된 증거서류에 대하여 자체감사책임자로 하여금 계산서와 증거서류의 항목별 금액의 일치여부 등을 검사하게 하여야 한다.

전자정보처리조직에 의한 계산증명

제15조의3

제15조의3(전자정보처리조직에 의한 계산증명) ① 계산증명책임자는 이 규칙에 의한 계산서 등 계산증명서류를 전자정보처리조직을 사용하여 작성ㆍ제출할 수 있다. ② 삭제 ③ 계산증명과 관련된 회계관계 전산프로그램을 개발하거나 변경하려고 하는 그 중앙관서의 장은 감사원과 협의하여야 한다.

독촉 등

제15조의4

제15조의4(독촉 등) ① 이 규칙에 의한 증명책임자가 계산서를 그 제출기한 내에 제출하지 아니하는 경우에는 감사원은 독촉장(제29호의1 서식)을 제출기한 경과 후 20일 이내에 그 중앙관서의 장에게 발송한다. ② 제1항의 규정에 따른 독촉장에 대한 회신(제29호의2 서식)을 발송하는 경우의 제출기한은 당해 독촉장 접수일로부터 10일 이내로 한다. ③ 제1항의 독촉을 받고도 정당한 사유없이 1개월이 지나도록 계산증명서류를 제출하지 아니한 때에는 감사원에서 실지조사를 할 수 있다.

고유식별번호 등의 처리

제15조의5

제15조의5(고유식별번호 등의 처리) 감사원은 「감사원법」 제25조, 제26조에 따른 사무를 수행하기 위하여 제2조의 규정에 따른 계산서, 증거서류 및 첨부서류와 제88조부터 제90조까지의 규정에 따른 회계자료에「개인정보 보호법」제23조에 따른 민감정보, 같은 법 시행령 제19조에 따른 주민등록번호, 여권번호, 운전면허의 면허번호 또는 외국인등록번호를 포함하여 제출받아 처리할 수 있다.