最高法院書記廳文書科辦事注意事項

一、為加強文書科業務之處理增進行政效率，爰訂定本注意事項。

二、本注意事項依本院處務規程第四十一條規定訂定之。 有關文書科業務之處理，除法令別有規定外，依本注意事項辦理。

三、文書科置科長一人，綜理本科一切事務，負責監督各股，並考核所屬人員。下設文牘股、收文股、發文股、繕印股、監印股及機密股。

四、文書科各股各置股長一人，主管各該股事務。

五、召集各種會議之通知，應依照召集人提示辦理，並先行印發開會通知、會議討論項目及資料。開會時應擔任紀錄。紀錄經整理完竣後必須送請主席簽署，再行付印分送。

六、繕印分送之文件，須經縝密校對方可分送，如分送後發見與原本有相異之處，應立即通知更正。

七、行政文件之處理，應先簽具擬辦意見報奉核可後，再擬文稿登簿送判。 文稿定有期限或時間者，應於稿面標明「速件」、「最速件」。「最速件」應以紅色卷宗夾送閱，如係密件並應標明「密件」字樣。

八、收文股程序，應依下列規定進行： （一）點收文件卷包，應注意受文者是否確係本院，如有錯誤應不予收受。 （二）郵遞掛號函件及卷包等，務須核對封面上及回執上郵局所標註之號碼是否兩相符合，如有不符，應俟郵局更正後，再行蓋章收受。 （三）面遞之收受文件，應掣給收據，來件如有水濕、破爛或封皮脫落或文字模糊不明等情形，應註明於封套上，由遞送人蓋章證明；若係郵遞函件卷包，如有上述情形，應經郵局證明後，再予收受。 （四）面遞之收受文件，如未記明發文機關或發文者姓名及地址者，應囑遞送人敘明，並加填於封套或文尾；訴訟文件未記明原審法院者，亦同。 （五）凡收入文件不論係郵寄抑面遞，均應摘由（密件不摘由）編號註明收件年月日時，隨到隨登入收文簿。如係訴訟文件並應保存其信封。

九、收文股股長應檢點所收文件，將文件之名稱件數並予分類。其屬於一般行政性者，掛號後陳核；其屬於民刑訴訟者，掛號後分別送交民刑事科收辦。

十、面遞之收受文件，或封套上標明速件者，應提前辦理。其封套上雖未標明速件，拆封後查知文件有時間性者，亦同。

十一、收文股股長按文件內容分別註明「最速件」「速件」，依下列限期予以登簿陳核，或送交主管單位收辦： （一）「最速件」隨到隨送。 （二）「速件」即日提送。

十二、例行文件，除因所附卷證未到齊者外，依次送交主管單位收辦，但不得逾收受後之翌日。

十三、收拆郵件郵包，應將點收之郵寄卷包登入收郵包文件簿，逐號登記包內文件、名稱、件數及款項數目；並將文狀及其附件配合予以分類登簿，分送主管單位收辦。

十四、收拆郵包，按情形處理如下： （一）收拆之郵包內，其文狀敘明附件另寄者，應在收文簿內註明，先將該文狀送交主管單位收辦。 （二）收拆郵包內，其文狀內附繳民事訴訟費用者，即將款項（或支票匯票郵票）掛號後將文狀送交民事科。如收訴訟費以外之其他款項，經陳閱後送交主管單位收辦。 （三）收拆之郵包內，所夾無附件之文狀，須注意是否為其他文狀之附件，應查明後予以登記，轉送收辦單位辦理。

十五、文狀卷證之轉送，概須由收件人在簿冊上逐號（或共計件數）蓋章簽收，以明責任。

十六、文狀所附附件之名稱或件數與文狀所敘如有短缺者，應即退回原寄送機關補正；其餘不符者，應在簿冊上及文狀尾記明其情形，並由股長蓋章證明。

十七、各種收文簿及郵包文件簿，務須妥為保存，非經書記官長核准不得借閱。

十八、民文、民狀、民卷、刑文、刑狀、刑卷（包括特刑文特刑狀特刑卷）及行政文，於分別登記後送交其主管單位，應即日收回簿冊。如因文件繁多各該主管科室認為不及即日點收完竣，必須留置簿冊超過一日者，應將是項簿冊名稱及送交之文件號數（或共計件數）登載於通知單上，送請其主管科長（主任）蓋章證明，然後送交收文股存查。

十九、下列簿冊為文件卷證送達之證明： （一）送郵證明簿。 （二）送檢署文件證明簿。 （三）院外送達簿。 （四）院內送達簿。

二十、點收各單位交發文件，務須注意附件是否齊全，如文與附件不符，應俟補齊後方可蓋章；但附件已依例由各單位自行包裝者，祇須點明包數加註於文稿及發文簿。

二十一、發送文件應注意文稿上印章是否齊全，如發現漏印或漏章，均應俟補蓋齊全方 可發送。

二十二、封發文件應注意封套所載收文機關名稱或收受人姓名，務須與文稿相符。

二十三、郵寄文件卷包之郵費，由發文股股長依例向事務科庶務股領用，及辦理報銷手續。月終填當月郵費支出細數表送科長轉呈核閱。

二十四、發文承辦人員依下列限期發送文件卷證： （一）最速件 隨時寄發，或派專人限期送達。 （二）速 件 即日發送。 （三）普通件 依次序發送，但不得逾翌日。

二十五、各單位交發文件卷包激增，股長認為不能在翌日內發送完竣時，應即報告科長調員協助。不能送達之文件及郵局退回之信件卷包等，應即通知原交發之單位，並列單報由科長轉陳書記官長核示處理辦法。

二十六、收受裁判書原本，應於各庭科之「呈閱登記簿」收繕日期項下，簽收裁判書原本，並就每件裁判書計算字數，以便分繕。

二十七、已繕打完竣之裁判書正本，應連同裁判書原本，按庭別登記「送件簽收單」後，分送各庭書記科簽收及校對。

二十八、各庭書記科送回已校正之裁判書正本，由繕打人員更正後，並列印正確之裁判書正本送回各庭科。

二十九、收受其他繕印文件，應將送繕單位、文件名稱、收文日期等登入「繕件登記簿」，於計算字數後分發繕印完竣，登入「送件登記簿」送還原送繕單位點收。

三十、繕印裁判書或送繕文件，應按收受原本先後循序辦理，但速件及有時間性者，應提前繕印。

三十一、監印股典守本院印信，暨有關本院及各庭與書記廳對外使用之各項章戳。

三十二、監印人員，應妥慎典守印信及各種章戳。依據法令之規定或院長之核准，蓋用印信章戳。

三十三、各種文件，應經院長或有權決行人員核判後，始得用印。

三十四、裁判書正本應經書記官蓋章後，始得用印，並應蓋騎縫密碼章。

三十五、文件正本應經校對人員加蓋校對章後，始予用印。

三十六、本院公文蓋用印信及簽署之類別如下： （一）函：上行蓋院長職章，平行蓋院長職銜簽字章。 （二）公布令、公告、派令、任免令、聘書、裁判書、獎狀、扁額等均蓋院印。除判決書外，並蓋院長職銜簽字章。 （三）本院書記廳行文，包括對機關、當事人、訴訟關係人、一般人民，均蓋廳條戳。 （四）本院職員任職證明，或其他請求證明身分之文件，蓋院印，並蓋院長職銜簽字章。 （五）本院院內各單位主管，根據分層負責之授權，在其權責範圍內對外行文時，蓋各單位章戳。

三十七、證明身分所用印信，應加蓋「本件所蓋印信僅證明保證人身分，不負其他責任」木條戳。

三十八、本院抬頭之票據或無抬頭屬於本院之公款，應由主辦單位登簿，送監印股蓋用印信，以示背書，監印股並設專簿登記備查。如非屬公款，本院不予用印。

三十九、同仁為退休金、互助金、保險給付等之票據，有本院及同仁雙銜抬頭者，應先由受款同仁（或其家屬）加蓋印章背書後，送監印股加蓋本院印信，監印股應設簿登記，並由受款同仁簽收。

四十、公文發文時，原稿不蓋用印信，僅蓋「已用印信」章戳。

四十一、機密股處理下列事務： （一）收受民刑裁判正本，送由代閱庭長核閱。如有筆誤或文字脫漏等情形，即送承辦庭參考補正，然後送經院長核閱、登簿送回原承辦庭。 （二）機密文件應先送院長拆閱，依院長指示處理或送交承辦單位簽收。 （三）其他交辦機密事務。

四十二、機密股處理前條事務，應切實注意保密，時效及勿使文件遺失。