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事務管理規則第 二 編 文書處理

各機關對其他機關、團體或人民行文之程式，除依公文程式條例之規定辦理外，其文書處理，依本規則之規定。但機關另有規定者，從其規定。

各機關之文書處理電子化作業，應與檔案管理結合，並依行政院訂頒之相關規定辦理；對適合電子交換之公文，應以電子交換行之。

為落實文書減量，各機關應提升公文電子處理比例，減少文書使用，並訂定評估指標，確實考評。

私人函件涉及公務者，得依規定程序，作為公文書處理。

各機關之文書處理，依分層負責規定，由主管人員核判，不得逾越或廢弛，並得依規定，將決行案件，列報機關首長或上級機關核閱。

機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。有關國家機密事項，依國家機密保護法及其相關規定辦理；有關一般公務機密事項，依相關法規及保密規定辦理。

各機關得依本規則及有關規定，訂定文書處理實施要點，以資配合實際需要。

各機關文書處理程序，分為下列步驟： 一、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 二、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 三、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 四、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 五、歸檔管理：依檔案法及其相關規定辦理。 前項各款以電子文件行之者，應依機關公文傳真作業辦法、機關公文電子交換作業辦法及文書及檔案管理電腦化作業規範之規定辦理。但其他法令另有規定者，不在此限。

各機關處理文書，應明確劃分各經辦單位之權責，以期密切配合。

各機關文書之處理，其方式、手續、流程、文字、用語等，應力求簡明。

收發文書，應注意下列事項： 一、包封是否完整。 二、附件是否相符。 三、發文時間是否相稱。 四、簽收手續是否完備。 前項各款以電子文件行之者，應依第十條第二項之規定處理。但法令另有規定者，不在此限。

各機關應指定適當人員負責辦理收發文及分文工作；收發電報、傳真、電子交換及機密文件，並應指定專人處理。

收文時應將收文日期、編號及來文摘要登錄於總收文登記表 (簿) 。

各機關得視實際需要，採用收發文同號方式，使收發文處理手續更趨簡化。

收文應儘速送達各承辦單位，急要文件應提送或提陳。

承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註。

凡案件內容涉及其他機關或其他單位者，應事先協調。

撰擬文稿應簡明扼要。如引述來文，應摘錄要點。全文過長必須抄錄者，應作為附件處理。

文稿稿面應由承辦人員記明受文者、速別、密等及解密條件或保密期限、附件、正本、副本、檔號之分類號、保存年限、電子公文交換機制類別及其他必要之事項。

文稿之保存期限，分為永久保存或定期保存二種，其基準應依檔案法及相關規定定之。

文稿辦妥，應經單位主管審核，並視需要送會有關單位後，再行陳判。

核稿人員對於文稿如有意見，應逕行修改並簽章以示負責。 會稿人員對於文稿如有意見，應加註簽條，退請承辦單位酌辦。 各機關得指定閱稿人員負責文字、程式、行款等之校閱事宜。

機密性及重要性之文稿，應指定專人繕印、校對、蓋印、編號登錄及封發。

文書之封發，應注意送達方式，查對附件及受文機關後再妥封速發，急要文書，應隨到隨發。 業務及所屬單位繁多之機關，應設立公文交換中心，定時集中交換。

文稿繕發後，送檔案管理單位點收，其須續辦者得退還原承辦單位。收文經批存者亦同。

文書於處理過程中，凡經辦人員均應簽名或蓋章，並註明經辦之年月日時。

各機關應全面實施文書流程管理，並依文書性質、流程及相關法令規定處理時限，確實督促各級人員依限辦結，以有效提升行政效能。

文書流程管理，除應由各級人員自我管理外，另包括文書稽催、時效統計分析及流程簡化等工作，並應分層逐級實施管制，以明權責。 前項文書稽催、時效統計分析及流程簡化等工作，各機關應指定單位或指派專人負責辦理。

各機關對文書處理流程、時效及品質，應訂定稽核項目及基準，隨時抽查或定期檢查，並適時檢討改進，作為宣導、考核、獎懲之依據。

（刪除）

各機關對於辦畢之重要案件或發生之事項，應摘要登錄。

公務登錄，採下列方式： 一、機關日誌或大事記。 二、公務登記簿。 三、工作概況或備忘錄。 前項登錄，得以電子方式行之。

前條公務登錄資料，由經辦人員妥為保管，以備查閱，並列入交代。

各機關文書用紙，應依規定標準印製使用。

機關公文以電子交換行之者，應依規定之共同傳輸檔案格式、中文碼傳送原則及其他相關規範辦理。

各機關應儘量改進文書用具及設備，以增進文書處理之效率。

各機關因處理文書需要之章戳，依相關法令規定，自行刻用之。