各機關文書處理程序，分為下列步驟： 一、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 二、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 三、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 四、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 五、歸檔管理：依檔案法及其相關規定辦理。 前項各款以電子文件行之者，應依機關公文傳真作業辦法、機關公文電子交換作業辦法及文書及檔案管理電腦化作業規範之規定辦理。但其他法令另有規定者，不在此限。
根據事務管理規則第10條，各機關文書處理程序包括收文處理、文件簽辦、文稿擬判、發文處理和歸檔管理等步驟。其中，歸檔管理應依照檔案法及其相關規定辦理。電子文件的處理則應根據機關公文傳真作業辦法、機關公文電子交換作業辦法和文書及檔案管理電腦化作業規範的規定進行，除非其他法令有另外的規定。 舉例來說，根據檔案法第2條第2款、第17條和第18條的規定，機關在處理文件和資料時應依照檔案管理程序進行歸檔，並且人民有權申請閱覽、抄錄或複製檔案，但除了依法不得閱覽的情況外。在本案中，原告主張被告公共工程處的部分文件存在檔案中，而被告辯稱原告所申請的文件已經給予閱覽。根據檔案法的規定，機關應當依法將文件歸檔管理，並且人民有權申請閱覽，因此在處理和歸檔文件時應遵守相關規定。
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